Digitalisierung zu Ende gedacht

Dokumente zu digitalisieren, ist das eine – sie anschließend auch effizient zu verwalten, das andere. Denn was nützt es, wenn Dokumente in Form von elektronischen Dateien auf dem Server liegen, sie aber nicht auffindbar sind?

Grundsätzlich profitieren Unternehmen, die ihre Bestandsakten digitalisieren, von einem Platzgewinn. Gerade bei Dokumenten, die wie etwa Rechnungen einer langjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, lassen sich so Raumkosten senken. Allerdings sollten Unternehmen auch von weiteren Vorteilen der Digitalisierung partizipieren, die deutlich schwerer wiegen als die reine Platzersparnis.

Dazu gehören zweifelsohne kürzere Suchzeiten für die Mitarbeiter. Statt in meterlangen Regalen den richtigen Ordner zu finden, in dem das relevante Dokument abgelegt ist, kann dieses in Sekunden per Mausklick auf dem Bildschirm angezeigt werden. Allerdings gelingt das nur, wenn die digitalisierten Dokumente auch volltextdurchsuchbar sind. Insofern reicht es also nicht, Dokumente nur zu scannen, sondern sie müssen auch per OCR-Technologie ausgelesen werden. Auch das Indexieren und Klassifizieren hilft, Dokumente schneller wiederzufinden und zu verarbeiten.

Damit Unternehmen ihre Dokumente im Rahmen automatisierter Prozesse verarbeiten können, ist die Einführung eines Enterprise-Content-Management- bzw. Dokumenten-Management-Systems empfehlenswert. Als Single Point of Truth organisieren solche Systeme sämtliche Dateien einheitlich – unabhängig davon, aus welcher Quelle sie stammen: E-Mail-Nachrichten inklusive Attachments, Dokumente, die im eigenen Unternehmen erzeugt werden, oder eben auch gescannte Unterlagen aus dem Posteingang. Somit liegen sämtliche Informationen zentral vor und Mitarbeiter müssen nicht an unterschiedlichen Orten bzw. Systemen nach Informationen suchen.

Mithilfe integrierter Workflow-Funktionen können DMS- bzw. ECM-Lösungen dokumentenbezogene Arbeitsprozesse optimieren und für Transparenz in den Abläufen sorgen. Dank dieser standardisierten Geschäftsprozesse und der damit einhergehenden verkürzten Bearbeitungszeiten erhöht sich die allgemeine Reaktionsfähigkeit und Unternehmen erhalten die nötige Flexibilität, um spontan auf wechselnde Marktgegebenheiten zu reagieren.

Um an den genannten Vorteilen zu partizipieren und Mitarbeiter bei zeitfressenden Routinearbeiten im administrativen Bereich zu entlasten, sollten Unternehmen auf einen Partner setzen, der über umfassende Expertise sowohl im Bereich der Digitalisierung von Dokumenten als auch bei der Einführung von ECM-Systemen verfügt.

Wir, die TROPPER DATA SERVICE AG, sind hierauf spezialisiert. Wir beraten unsere Kunden umfassend zu individuellen Möglichkeiten, Voraussetzungen und Investitionen rund um das ECM und verfügen über das erforderliche Know-how sowie das notwendige Equipment, um Dokumente durch Digitalisieren in wertvolle Assets zu verwandeln.

In zahlreichen Projekten haben wir so in unterschiedlichen Unternehmen ganzheitliche Lösungen entwickelt, beispielsweise

• zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen,
• zum Management der digitalen Personalakte inklusive Workflows zu HR-Vertragsänderungen und AU-Meldungen sowie
• zur Verwaltung von Verträgen, Angeboten etc. – inklusive der Realisierung von Workflows zur Angebotsfreigabe und im Bestellwesen.

Auf Wunsch können Unternehmen im Rahmen von Business Process Outsourcing ihre administrativen Prozesse komplett an uns auslagern und so ihre wertvollen Ressourcen für das Kerngeschäft nutzen.

Bei welchem Projekt können wir Sie unterstützen? Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf.