Cargill Deutschland steigert mit digitalen Personalakten deutlich die Effizienz seiner HR-Abteilung

Cargill produziert und liefert weltweit Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Nahrungsmittel, Landwirtschaft, Finanzen und technische Industrie. In Deutschland beschäftigt das US-amerikanische Familienunternehmen rund 1.900 Mitarbeitende an 13 Standorten. Bis Ende des vergangenen Jahres wurden deren Personalakten ausschließlich in Papierform geführt und in Aktenschränken aufbewahrt. Das beanspruchte nicht nur viel Platz, sondern verursachte vor allem einen immensen Verwaltungsaufwand.

Papierakten drückten auf die Effizienz
Während der Corona-Pandemie begann Cargill damit, Dokumente für die Personalakte, sowohl in Papier als auch digital abzulegen, damit die Mitarbeitenden im Homeoffice darauf zugreifen konnten. „Unsere HR-Abteilung umfasst 20 Beschäftigte, die mit den Personalakten arbeiten. Auch unsere Rechtsabteilung benötigt immer wieder Unterlagen aus den Akten, beispielsweise Arbeitsverträge“, erklärt Steffi Madzak, HR Solutions Operations Lead der Cargill Holding (Germany) GmbH. „Das bedeutet, dass eine Person aus meinem Team nahezu ausschließlich damit beschäftigt war, Dokumente aus den Papierakten herauszusuchen, einzuscannen und an Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice oder an einem unserer Standorte in Deutschland weiterzuleiten.“ Um die Effizienz der HR-Abteilung zu steigern und standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, initiierte Steffi Madzak nach ihrem Eintritt bei Cargill das Projekt „Digitalisierung der Personalakten“. Dabei erhielt sie sowohl von ihren Kolleginnen und Kollegen als auch von der Geschäftsleitung volle Unterstützung.

Dieses Vorhaben mit Bordmitteln umzusetzen, war für Cargill aus Ressourcengründen keine Option. Deshalb suchte das Unternehmen einen erfahrenen Partner, der in der Lage war, die 1.900 Personalakten professionell zu digitalisieren. Die HR-Expertin wandte sich unter anderem an die ADP Employer Services GmbH, deren Software PAISY zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Cargill im Einsatz ist und überdies die Möglichkeit bietet, Personalakten digital zu archivieren. „Da fielen mir 20 Steine vom Herzen“, so Steffi Madzak schmunzelnd. „So mussten wir unsere IT-Abteilung nicht einbinden, was die Umsetzung unseres Vorhabens aus technischer Sicht deutlich vereinfachte.“

TROPPER überzeugte mit seiner Kompetenz
ADP empfahl schließlich aufgrund positiver Erfahrungen in zahlreichen gemeinsamen Kundenprojekten die TROPPER DATA SERVICE AG, woraufhin Cargill Kontakt mit dem Dokumentendienstleister aufnahm. Im Rahmen der ersten Gespräche überzeugte TROPPER bereits mit seiner Expertise und seinem langjährigen Know-how in der Digitalisierung von Personalakten und erhielt somit im Dezember den Auftrag.

Zu Projektbeginn führten Cargill und TROPPER einen gemeinsamen eintägigen Workshop durch, bei dem die Rahmenbedingungen definiert wurden. Dazu gehörten unter anderem

• die Kategorien, nach denen die Dokumente klassifiziert werden sollten,
• die künftige Aktenstruktur,
• die nicht zu digitalisierenden Dokumente (Negativliste) sowie
• die Dokumente, die Cargill nach der Digitalisierung im Original (Positivliste) benötigt.

Auch der Betriebsrat von Cargill nahm an diesem Workshop teil. Er überzeugte sich von den umfassenden Datenschutzmaßnahmen des Dokumentendienstleisters und genehmigte folglich die Digitalisierung der Personalakten.

TROPPER digitalisierte daraufhin zehn Personalakten im Rahmen einer Nullserie und erhielt anschließend die Freigabe für die Verarbeitung der Personalakten. Anschließend transportierte der Scandienstleister die 1.900 Personalakten in zwei Chargen vom Cargill-Sitz in Düsseldorf zu seinem Produktionsstandort – sicher verplombt in Datenschutzkoffern sowie mit eigenen Fahrern und GPS-überwachten Fahrzeugen. Dokumente, die Cargill wieder im Original benötigte, etwa Arbeitsverträge, Kündigungen oder Aufhebungsvereinbarungen, erhielt das Unternehmen nach der Digitalisierung auf demselben Weg zurück. Die übrigen Unterlagen bewahrte TROPPER noch ein halbes Jahr lang auf und vernichtete sie nach Freigabe datenschutzkonform.

Kurze Reaktionszeiten
Während des Projektverlaufs benötigte Cargill gelegentlich Akten, die sich gerade bei TROPPER in der Verarbeitung befanden. „Diese haben wir dann angefordert und innerhalb von weniger als 24 Stunden digital erhalten“, berichtet Steffi Madzak. „Überhaupt war die Reaktionszeit seitens TROPPER sehr kurz. Unsere Fragen wurden zügig und fachkundig beantwortet. Auch die Termine wurden alle eingehalten. Das hat einfach Spaß gemacht!“ Lediglich am Projektanfang bedurfte es einer zusätzlichen Abstimmung hinsichtlich der Klassifizierung englischsprachiger Dokumente. Diese wurden vom Scandienstleister über sein eigenes Clearing-Tool hochgeladen und von Cargill mit der jeweils passenden Dokumentenart gekennzeichnet. So hat sich der Abstimmungsbedarf im Projektverlauf sukzessiv reduziert.

Deutliche Effizienzsteigerungen
Nach nur drei Monaten hatte TROPPER alle Personaldokumente digitalisiert und als volltextdurchsuchbare PDF-Dateien über eine Schnittstelle in das ADP-Archiv importiert. Seither greift das HR-Team von Cargill bequem auf die digitalen Personalakten zu. Durch diese Digitalisierung entfällt die zuvor erforderliche Manpower in Form einer Vollzeitstelle für das Heraussuchen, Scannen und Wiedereinsortieren von Personaldokumenten, und auch das manuelle Überwachen von Aufbewahrungs- und Löschfristen gehört der Vergangenheit an.

„Sicherlich ist ein solches Projekt mit zusätzlichem Aufwand verbunden, aber die investierte Mühe lohnt sich allemal. Wir sparen heute viel Zeit und das gesamte HR-Team kann sich um wichtigere Angelegenheiten oder spannende Projekte kümmern, anstatt lästigen Papierkram zu erledigen“, resümiert Steffi Madzak, die von Cargill für die schnelle Umsetzung der digitalen Personalakte für einen Breakthrough-Award nominiert worden ist. „Ohne die Unterstützung von TROPPER wäre das Projekt natürlich nicht so schnell über die Bühne gegangen. Ich kann das Unternehmen uneingeschränkt mit zehn von zehn Punkten nur weiterempfehlen.“