Digitalisierungsprojekte: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Laut dem aktuellen Digital Office Index des Branchenverbandes Bitkom haben inzwischen drei Viertel der Unternehmen in Deutschland mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM) im Einsatz. Damit sie diese für die Verwaltung aller geschäftlichen Dokumente und Inhalte tatsächlich nutzen können, müssen sowohl papierbasierte Bestandsakten als auch die täglich eingehende Briefpost digitalisiert werden. Bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisters sollten Unternehmen auf einige wesentliche Kriterien zurückgreifen. Diese beleuchten wir in drei aufeinanderfolgenden Beiträgen und starten mit den Anforderungen bei der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts mit einem Dienstleister.

• Vereinbarung eines Service Level Agreements (SLA)
  Darin werden der Leistungsumfang, die Reaktionszeiten und der Zeitplan der Verarbeitung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vertraglich vereinbart. Der ausgewählte Dienstleister sollte bereit sein, einen solchen Vertrag zu unterzeichnen.
• Bereitschaft zu einer Betriebsbesichtigung
  Damit sich Interessenten „live“ davon überzeugen können, dass der Dienstleister ihre Anforderungen erfüllen kann und auch die notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes ergreift, ist ein Besuch seiner Produktionsstätte ratsam, die der Dienstleister anbieten sollte.
• Parameter aus Nullserie definieren
  JPEG, PDF oder PDF/A? Gescannte Papierdokumente können je nach Anforderung in verschiedenen Ausgabeformaten, farbig oder schwarz-weiß sowie in unterschiedlich hohen Auflösungen zur Verfügung gestellt werden. Die nötigen Parameter sollten im Rahmen einer sogenannten Nullserie gemeinsam mit den Projektverantwortlichen definiert werden. Dazu erhält der Dienstleister vor Projektbeginn eine Auswahl von Dokumenten zur Verarbeitung. Anschließend wird geprüft, ob die digitalisierten Dokumente in der gewünschten Fachapplikation reibungslos nutzbar sind, und gegebenenfalls nachjustiert. So ist beispielsweise eine hohe Auflösung erforderlich, damit eine OCR-Technologie zuverlässige Ergebnisse liefern kann. In manchen Anwendungsfällen spielt das Thema Farbe eine wichtige Rolle, etwa wenn Abteilungen Dokumente mit Stempeln oder Kommentaren in verschiedenen Farben versehen, wie es bei Bauakten häufig der Fall ist.

Bei Digitalisierungsprojekten entscheiden Details über den Erfolg. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, sich ein umfassendes Bild von jenen Dienstleistern zu machen, die sie in die engere Wahl ziehen. Mit uns sind Sie von Anfang an auf der sicheren Seite: Wir analysieren in einem gemeinsamen Initialworkshop die Ausgangssituation, erarbeiten vorab mit Ihnen einen detaillierten Ablaufplan und geben einen transparenten Einblick in unsere Arbeitsweise. Überzeugen Sie sich selbst und nehmen Sie mit uns für ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch Kontakt auf!