Hintergründe zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind B2B-Unternehmen bis auf wenige Ausnahmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Die entsprechenden Hintergründe fassen wir in diesem Beitrag prägnant zusammen.

Wachstumschancengesetz schreibt E-Rechnungen vor

Im März 2024 verabschiedeten Bundestag und Bundesrat das Wachstumschancengesetz, das im Einklang mit der „VAT in the Digital Age“ (ViDA)-Initiative der Europäischen Kommission steht. Ziel des Gesetzes ist, Unternehmen steuerlich zu entlasten, sie von bürokratischen Hürden zu befreien und die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen zu verbessern. Ein Beitrag hierzu ist auch die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren und standardisierten Datensatz gem. EN-16931 dar. In Deutschland leisten dies laut Stellungnahme des Bundesministeriums der Finanzen XRechnungen sowie ZUGFeRD-Rechnungen in der jeweils aktuellen Version. Darüber hinaus gibt es in anderen Ländern zahlreiche weitere der Norm entsprechende Formate (z. B. Factur-X und FatturaPA).
Wichtig: Einfache PDF-Dateien auch mit OCR-Texterkennung sind keine elektronischen Rechnungen. EDI-Rechnungen können nach aktuellem Stand bis 31.12.2027 weiterhin gesendet und empfangen werden.

Worin unterscheiden sich die Formate XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung besteht aus einem XML-Datensatz, der die Rechnungsdaten enthält und nicht von Menschen lesbar ist. Zur Prüfung und Freigabe der Rechnung muss diese vom Rechnungsempfänger visualisiert werden, was einen zusätzlichen Schritt erfordert Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben.
Hingegen ist ZUGFeRD ein hybrides Format, das in einer PDF/A-3-Datei die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datensatz integriert. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch entwickelt.

Welche Übergangsregelungen gelten im Rahmen der E-Rechnungspflicht?

Der Gesetzgeber hat für die Ausstellung von E-Rechnungen eine Übergangsfrist von zwei bzw. bei Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro von drei Jahren eingeräumt. In diesem Zeitraum sind Rechnungen auf Papier sowie als einfache PDF-Datei mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig. Aber: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Daher sollten Unternehmen die verbleibende Zeit bis zum Jahresende nutzen, um auf die bevorstehende E-Rechnungspflicht empfängerseitig vorbereitet zu sein.

Wir von TROPPER beraten und unterstützen Sie umfassend bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Dafür übernehmen wir den gesamten Prozess – vom Empfang der Rechnung bzw. der Anbindung an die verschiedensten Portale (wie z. B. Peppol oder Lieferantenportale), über die Validierung der buchungsrelevanten Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten, bis hin zur Konvertierung der Rechnungsdaten in das Zielformat Ihres Folgesystems.

Sind Sie neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.