Die Dresden-IT GmbH konnte 2023 laut ihrem Geschäftsbericht einen wertvollen Beitrag zur Digitalisierung in ihrem Unternehmensverbund sowie bei der Landeshauptstadt Dresden leisten. Dabei wurde der Dienstleister seinerseits intensiv von der TROPPER DATA SERVICE AG unterstützt. Beide Unternehmen pflegen bereits seit mehreren Jahren eine enge Partnerschaft.

Wenn es um die Digitalisierung von Bestandsakten, Rechnungen oder des Posteingangs geht, weiß die Dresden-IT mit TROPPER einen zuverlässigen Partner an ihrer Seite. Die Zusammenarbeit beider Unternehmen begann bereits vor mehr als zehn Jahren. „Da TROPPER stets durch Qualität und Zuverlässigkeit überzeugt hat, ist das Unternehmen für uns mittlerweile eine feste Größe bei allen Digitalisierungsprojekten. Von Vorteil ist auch, dass sich eine seiner Geschäftsstellen in unmittelbarer Nähe zu uns befindet und so nur geringe Kosten für den Transport von Papierunterlagen anfallen“, erklärt Michael Peter von der Fachgruppe kVASy-EASY bei der Dresden-IT, die für digitale Lösungen zuständig ist.

Aktuell arbeiten beide Unternehmen in mehreren Projekten zusammen. Dazu gehört seit vergangenem Jahr die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung bei einem in Sachsen ansässigen großen Energieversorger und deren Tochterunternehmen. Dabei digitalisiert TROPPER die analogen Belege und verarbeitet sie gemeinsam mit den per E-Mail eingehenden Rechnungen. Konkret extrahiert der Dienstleister die Rechnungsdaten mit smart INVOICE, einer Lösung aus dem Hause Insiders Technologies, und verifiziert diese anschließend. Zusätzlich werden die Rechnungsdaten mit den Lieferantenstammdaten abgeglichen. Am Ende des Prozesses übergibt TROPPER die validierten Daten inklusive der Digitalisate an den Rechnungseingangs-Workflow, der im SAP-System des Energieversorgers hinterlegt ist. „Mit den von TROPPER ausgelesenen und validierten Daten kann der Energieversorger ihre Eingangsrechnungen jetzt deutlich effizienter verarbeiten“, sagt Michael Peter.

Doch nicht nur die Verarbeitung der Eingangsrechnungen des Versorgungsunternehmens hat die Dresden-IT vertrauensvoll in die Hände von TROPPER gelegt, sondern auch die des Posteingangs. Dabei werden ebenfalls die eingehenden Briefe gescannt. Anschließend liest TROPPER die angegebenen Vertragskontonummern aus und stellt sie zusammen mit den erzeugten PDF-Dateien auf einem SFTP-Server zur Verfügung. Die Dresden IT importiert die Daten anschließend in das Dokumenten-Management-System (DMS) EASY DOCUMENTS. Mit der ausgelesenen Vertragskontonummer kann das Versorgungsunternehmen die Dokumente direkt den jeweiligen Kunden zuordnen und mit entsprechenden Workflows automatisiert bearbeiten.

Ein derzeit in Vorbereitung befindliches Projekt ist die Einführung der digitalen Personalakte bei den Dresdner Verkehrsbetrieben. Auch hier ist TROPPER als Dienstleister bereits gesetzt und wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur auflösen. Anschließend werden die Dokumente digitalisiert, nach Dokumententypen klassifiziert sowie mit ihrem jeweiligen Datum versehen.

„Darüber hinaus konnten wir dank TROPPER bereits zahlreiche Kunden von ihren analogen Bestandsakten befreien“, so Michael Peter. „Diese wurden teilweise über 20 Jahre aufbewahrt und benötigten viel Platz.“ Dabei handelte es sich unter anderem um Dokumentationen zu Bauvorhaben oder Stromprojekten. Die Besonderheit war hier, dass die Akten neben herkömmlichen DIN-A4-Dokumenten auch großformatige Pläne enthielten. Diese hat TROPPER mithilfe von Großformatscannern digitalisiert und anschließend mit den übrigen Dokumenten einer Akte als PDF-Datei wieder zusammengeführt.
Auch bei kleineren Projekten, wie der Digitalisierung von Ablesekarten mit Gas- oder Stromzählerständen, unterstützt TROPPER die Dresden-IT.

„Wir möchten TROPPER bei unseren Digitalisierungsprojekten nicht mehr missen“, betont Michael Peter und ergänzt: „Was vor mehr als zehn Jahren mit einer sporadischen Zusammenarbeit begann, hat sich zu einer festen Partnerschaft entwickelt. Das Unternehmen zeichnet sich durch hohe Zuverlässigkeit und Qualität aus. Darüber hinaus schätzen wir seine Flexibilität, etwa wenn es um die Umsetzung spontaner Projekte geht.“

Über die Dresden-IT GmbH:
Die Dresden-IT GmbH wurde 2001 als Tochtergesellschaft der Technischen Werke Dresden GmbH und der Dresdner Verkehrsbetriebe AG gegründet. Heute ist das Unternehmen als lokaler IT-Dienstleister für die Betriebe und Einrichtungen der Landeshauptstadt Dresden sowie für weitere Geschäftspartner in der Region tätig. Hierzu gehören Schulen, Krankenhäuser, Ver- und Entsorger sowie Verkehrsunternehmen und regional ansässige Dienstleister.