Die Aktion Mensch beschäftigt an ihrem Standort in Bonn rund 300 Mitarbeitende, deren Personalakten lange Zeit papierbasiert aufbewahrt wurden. Dies bedeutete einen hohen Platzbedarf und führte zu langen Wege- und Suchzeiten. Hinzu kamen sogenannte redundante Schattenakten, die sich zusätzlich – digital geführt – auf den Laufwerken der HR-Mitarbeitenden befanden.

„Wir wollten schon lange unsere Personalakten digitalisieren, aber immer kam etwas dazwischen“, erzählt Jan Dobrig, HR Business Partner bei der Aktion Mensch. „Als wir dann im Jahr 2021 auf das Personalmanagement-System Personio umgestiegen sind, haben wir dies als Initialzündung genutzt und das Projekt in Angriff genommen.“ Die neue Lösung beinhaltet zahlreiche Funktionen, mit denen beispielsweise Dokumente digital unterschrieben und direkt im System abgelegt werden können. Damit die HR-Verantwortlichen und die Führungskräfte eine vollständige Sicht auf die Personaldokumente haben, sollten neben den nun neu erzeugten Dateien auch die Bestandsunterlagen digitalisiert in Personio vorliegen.

Als die Entscheidung getroffen war, die Personalakten zu digitalisieren, bereitete die Aktion Mensch diese für das Unterfangen vor. Insgesamt handelte es sich um 13.000 Dokumente, die teilweise von Klammern oder Tackernadeln befreit bzw. aus Klarsichthüllen entnommen wurden. Bei der anschließenden Suche nach einem passenden Dienstleister ist die Organisation aufgrund der räumlichen Nähe auf das Unternehmen TROPPER DATA SERVICE AG aufmerksam geworden. „Wir haben uns auch andere Dienstleister angeschaut, doch TROPPER konnte unsere Anforderungen am besten erfüllen und so haben wir uns dann auch für sie entschieden“, erläutert Jan Dobrig, der das Projekt leitete, und fügt hinzu: „Wichtig war uns vor allem, dass jedes Dokument einer PDF-Datei entsprechen sollte, was einen einfachen Import in Personio gewährleistet.“

Projektstart war Ende August 2023. TROPPER stellte der Aktion Mensch Sicherheitsbehälter zur Verfügung, die die Organisation mit den Personalakten befüllte. Diese holte der Dienstleister ab und transportierte sie zum Produktionsstandort nach Leverkusen. Dort wurden die Dokumente gescannt, klassifiziert und als im Volltext durchsuchbare, farbige PDF-Dateien gespeichert. Zudem sorgte TROPPER dafür, dass alle Dateien eindeutig mit der jeweiligen E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden, deren Personalnummer und der Dokumentenkategorie bezeichnet wurden. Sämtliche Dateien konnte die Aktion Mensch anschließend aus einem geschützten Cloud-Bereich herunterladen und problemlos in Personio importieren.

Das Projekt war Mitte Dezember 2023 abgeschlossen. Seitdem können die Mitarbeitenden in der Personalabteilung der Aktion Mensch auf die Personalakten oder auch deren einzelne Dokumente direkt in Personio zugreifen. Dabei wird in dem Personalmanagement-System über die Vergabe von Rollen und Rechten definiert, wer welche Unterlagen einsehen darf. „Die Arbeit ist nun viel angenehmer und vor allem auch deutlich effizienter“, so Jan Dobrig. „Die bisherigen Wege- und Suchzeiten sind entfallen und wir können unseren Mitarbeitenden auf Knopfdruck gewünschte Informationen zur Verfügung stellen.“ Im Tagesgeschäft neu entstehende Dokumente werden weitgehend digital angefertigt und gelangen direkt in das Personalmanagement-System. Die wenigen Dokumente, die die Aktion Mensch noch analog erhält, werden in Eigenregie gescannt.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER war sehr unkompliziert und wir standen mit deren Projektleiter in engem Austausch. Detailfragen über die Beschaffenheit der Digitalisate und die Aktenstruktur haben wir im Vorfeld geklärt. So waren die Parameter für ein erfolgreiches Projekt für alle Beteiligten definiert, was auch für einen zügigen Ablauf ohne Zwischenfälle sorgte“, fasst Jan Dobrig zusammen.

Über die Aktion Mensch:
Die Aktion Mensch ist die größte private Förderorganisation im sozialen Bereich in Deutschland. Seit ihrer Gründung im Jahr 1964 hat sie mehr als fünf Milliarden Euro an soziale Projekte weitergegeben. Ziel der Aktion Mensch ist, die Lebensbedingungen von Menschen mit Behinderung, Kindern und Jugendlichen zu verbessern und das selbstverständliche Miteinander in der Gesellschaft zu fördern. Mit den Einnahmen aus ihrer Lotterie unterstützt die Aktion Mensch jeden Monat bis zu 1.000 Projekte. Möglich machen dies rund vier Millionen Lotterieteilnehmer*innen. Zu den Mitgliedern gehören: ZDF, Arbeiterwohlfahrt, Caritas, Deutsches Rotes Kreuz, Diakonie, Paritätischer Gesamtverband und die Zentralwohlfahrtsstelle der Juden in Deutschland. Seit Anfang 2014 ist Rudi Cerne ehrenamtlicher Botschafter der Aktion Mensch.
Weitere Informationen: www.aktion-mensch.de