Viele Unternehmen haben ihre Personalakten bereits digitalisiert, um beispielsweise in ihrer HR-Abteilung Prozesse zu optimieren oder einfach nur Platz zu sparen. Hierbei wurden deren Inhalte häufig jeweils in einer PDF-Datei gespeichert. Damit schöpfen sie aber das Potenzial der Digitalisierung nicht aus. Dies gelingt nur mit einer granularen Klassifizierung der Dokumente und dem Hinzufügen des Dokumentendatums. Das erkennen immer mehr Unternehmen, für die wir ihre bereits digitalisierten Personaldokumente entsprechend verarbeiten.

Dokumentenklassifizierung schafft Struktur und Übersicht

Elektronische Personalakten ermöglichen ein ortsunabhängiges Arbeiten, da sie – unter den entsprechenden technischen Voraussetzungen – von überall zugänglich sind. Damit Unternehmen auch von weiteren Vorteilen der Digitalisierung profitieren können, empfiehlt es sich, die in den Akten enthaltenen Dokumente ihrer jeweiligen Dokumentenklasse (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherungsunterlagen) zuzuordnen. Die Erfahrung zeigt, dass Personalabteilungen dabei in der Regel mit ca. 60 bis 80 – und teils sogar noch mehr – verschiedenen Dokumententypen arbeiten. Die Vorteile der Klassifizierung sind eine verbesserte Benutzererfahrung, zum Beispiel bei Suchen nach bestimmten Dokumenten und die Möglichkeit, Mitarbeitern einen Einblick in ihre Personalakte zu gewähren, ohne dass vertrauliche Dokumente durch sie einsehbar sind.

Dokumentendatum beschleunigt Prozesse in HR-Abteilungen

Weitere Vorzüge ergeben sich, wenn Personaldokumente zusätzlich mit dem jeweiligen Dokumentendatum versehen werden. Dieses gibt an, wann ein Dokument erstellt, unterzeichnet oder rechtskräftig wurde. Bei Arbeitsverträgen handelt es sich beispielsweise um das Eintrittsdatum des Mitarbeiters, bei Lohnjournalen um den Tag ihrer Erstellung. HR-Verantwortliche können Dokumente so anhand von Datumsangaben suchen und schneller finden. Darüber hinaus ist es möglich, Unterlagen in einem Arbeitsgang nach ihrem Typ sowie ihrem Dokumentendatum effizient zusammenzustellen. Aufbewahrungs- und Löschfristen können so leichter eingehalten werden.

Sind die in elektronischen Personalakten enthaltenen Dokumente klassifiziert und mit einem Dokumentendatum versehen, können HR-Abteilungen ihre Prozesse gezielt steuern und beschleunigen. Es lohnt sich daher, auch bereits digitalisierte Akten durch einen erfahrenen Dienstleister entsprechend aufbereiten zu lassen. Dies kann entweder im Zielsystem des Kunden erfolgen oder offline im Verarbeitungsprozess des Dienstleisters. Weitere Gründe dafür, bestehende digitale Personalakten klassifizieren zu lassen, sind beispielsweise Firmenübernahmen bzw. -zusammenschlüsse oder die Migration auf ein neues HR-System.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit auch Sie umfassend von den Vorteilen der elektronischen Personalakte profitieren können – unabhängig davon, ob Ihr Aktenbestand noch analog oder bereits digital vorliegt!