Nahezu in jeder Branche bemängeln Unternehmen, dass sie ihre offenen Stellen schwer oder gar nicht besetzen können. Fachkräfte haben mittlerweile die Qual der Wahl, ihren künftigen Arbeitgeber auszusuchen. Wie kann die Digitalisierung Unternehmen dabei helfen, ihre Attraktivität zu steigern und so den Wettbewerb um Talente für sich entscheiden zu können?

Homeoffice – von der Pflicht zur Kür

Keine Frage, die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Zuvor waren in den meisten Unternehmen die tägliche Anwesenheit im Büro zu den Kernarbeitszeiten selbstverständlich und das Arbeiten von zu Hause nur in Ausnahmefällen möglich. „Von jetzt auf gleich“ wurden dann die Arbeitnehmer, soweit möglich, ins Homeoffice geschickt. Die Politik hat sogar eine entsprechende zeitlich begrenzte Pflicht angeordnet. Erfreulicherweise sind mittlerweile die letzten Corona-Regeln abgeschafft worden – was aber nicht heißt, dass auch die Arbeitswelt von heute der von 2020 entspricht. Vielmehr hat in vielen Unternehmen mittlerweile das hybride Arbeiten Einzug gehalten. Zahlreiche Menschen haben die Vorteile des Arbeitens aus den eigenen vier Wänden schätzen gelernt und möchten sie auch nicht mehr missen. So gaben im Rahmen der Studie „Randstad Employer Brand Research 2021“ 43 Prozent der Teilnehmer aus Deutschland an, dass das Homeoffice eines der wichtigsten Kriterien bei der Arbeitgeberwahl ist.

Wie können Unternehmen DSGVO-konformes Arbeiten aus dem Homeoffice sicherstellen?

Diese Zahl belegt, dass Unternehmer gefordert sind, flexible Arbeitsmodelle anzubieten, um so das vorhandene Personal zu binden bzw. neue Mitarbeiter zu gewinnen. Mit dem Corona-Ausbruch haben Firmen Prozesse aufgesetzt, die zum Teil aus der Not geboren waren und sich langfristig als wenig praktikabel erwiesen haben. So ist es beispielsweise wenig effizient, einen Kurierfahrer damit zu beauftragen, den täglichen Posteingang aus der Unternehmenszentrale abzuholen, um ihn dann an die Mitarbeiter im Homeoffice auszuhändigen, vom Datenschutz ganz zu schweigen. Ebenso fatal ist es, den zuständigen Mitarbeitern einen unverschlüsselten USB-Stick mit sensiblen Daten mitzugeben oder den HR-Verantwortlichen die Personalakten „vor die Haustür zu stellen“. Vielmehr geht es darum, Maßnahmen zu ergreifen, dass der Mitarbeiter von seinem heimischen Arbeitsplatz aus genauso sicher agieren kann, als wenn er im Unternehmen sitzen würde. Hierzu gehört vor allem die Einrichtung von VPN-Verbindungen bzw. die Nutzung einer Cloud-Lösung.

Die Digitalisierung ist der Enabler für ortsunabhängiges, DSGVO-konformes Arbeiten

VPN-Verbindungen oder eine Cloud-Lösung sind natürlich nur die technischen Voraussetzungen. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass die geschäftsrelevanten Dokumente im Unternehmensnetz bzw. in der Cloud auch zur Verfügung stehen. Genau dafür ist die Digitalisierung unumgänglich, und zwar sowohl von Bestandsakten als auch des Posteingangs. Liegen beispielsweise Personalakten digital auf dem Unternehmensserver oder in der Cloud vor, können HR-Verantwortliche diese auch aus dem Homeoffice einsehen und ihrer Arbeit nachgehen. Unternehmen können aber flexible Arbeitsmodelle insbesondere dann umsetzen, wenn sie den täglichen Posteingang digitalisieren. Er beinhaltet beispielsweise Geschäftsdokumente, Arbeitsverträge, Rechnungen, Bestellungen, Anträge oder Kundenanfragen – also Dokumente, die zeitnah beantwortet werden müssen. Damit Mitarbeiter auf diese ortsunabhängig zugreifen und entsprechende Prozesse zur weiteren Verarbeitung anstoßen können, ist es erforderlich, den Posteingang zeitnah – idealerweise taggleich – zu digitalisieren und den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Allerdings verfügen Unternehmen oftmals nicht über die dafür notwendigen Ressourcen. Für diesen Fall ist es empfehlenswert, die Digitalisierung von Bestandsakten und des Posteingangs an einen erfahrenen Dienstleister auszulagern.

So haben wir bereits in zahlreichen Projekten die elektronische Personalakte, die digitale Immobilienakte oder die digitale Kreditakte erfolgreich umgesetzt bzw. übernehmen für viele Unternehmen die digitale Posteingangsverarbeitung. Dabei profitieren unsere Kunden nicht nur davon, dass sie ihren Mitarbeitern flexibles Arbeiten ermöglichen, sondern auch von einer höheren Effizienz und mehr Transparenz, wie die Case Study Bayer Pensions zeigt.

Neben unseren Dienstleistungen stehen wir darüber hinaus unseren Kunden als Partner bei der Einführung einer passenden Software-Lösung für die elektronische Dokumenten-Archivierung zur Verfügung. Mit diesem Paket schaffen wir wichtige Grundlagen dafür, dass New Work tatsächlich funktioniert.

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