Die Bayer Direct Services GmbH, eine Tochtergesellschaft der Bayer AG, hat die Digitalisierung ihres Posteingangs an die TROPPER DATA SERVICE AG ausgelagert. Seitdem profitiert das Unternehmen vor allem von einer zuverlässigeren Postzustellung an seine Abteilungen und von einer höheren Mitarbeitereffizienz.

Der Bayer-Konzern unterhält weltweit insgesamt sieben Service-Center, die insbesondere Tätigkeiten im HR-Bereich, in dem Accounting, Source to Pay und Order to Cash übernehmen. In Deutschland ist dies die Bayer Direct Services GmbH mit Sitz in Leverkusen, die monatlich etwa 2.500 Briefe mit circa 7.000 Seiten erhält. Dazu gehören Personaldokumente wie Prüfungsunterlagen oder Einstellungs- bzw. Aufhebungsverträge, Fortbildungs- und Zeitmanagementunterlagen.

Bis Ende 2021 lasen die zuständigen Mitarbeiter die eingehenden Briefe quer, um sie dann den zuständigen Abteilungen zuzuordnen. Dabei kam es immer wieder zu Irrläufern, welche die Postbearbeitung verzögerten. Ein weiterer Nachteil dieser Vorgehensweise war, dass die Abteilungen die Briefe aus der Poststelle abholen mussten, was unnötig Zeit kostete. Darüber hinaus digitalisierten die Verantwortlichen in den Abteilungen die Briefe dann in sehr unterschiedlicher Qualität. „Diese Missstände wollten wir beheben und haben uns entschieden, den Posteingang von einem externen Dienstleister digitalisieren zu lassen“, berichtet Projektleiter Ömer Istanbullu, Mitglied des Teams Business Support bei der Bayer Direct Services GmbH, und ergänzt: „Da der Bayer-Konzern bereits in vielen Bereichen vom Digitalisierungs-Know-how der TROPPER DATA SERVICE AG profitiert, haben wir uns dann auch schnell dazu entschieden, dieses Projekt mit diesem Unternehmen zu realisieren.“

Seit Januar 2022 digitalisiert TROPPER nun tagesaktuell den Posteingang der Bayer Direct Services GmbH. Dazu holt der Dokumentendienstleister deren Post täglich bei der Chemion Logistik im Chempark Leverkusen sowie aus einem Gebäude von Bayer Direct Services in datenschutzkonformen Behältern ab und transportiert sie anschließend in seine Produktionsstätte. Hier werden zunächst jene Briefe, die als „persönlich“ oder „vertraulich“ gekennzeichnet sind oder die gemäß der Dokumententypenliste nicht gescannt werden dürfen, aussortiert. Die aussortierten Briefe werden nicht verarbeitet, sondern von TROPPER am Folgetag dem Kunden wieder übergeben. Auch Verträge, die zu unterschreiben sind, erhält Bayer Direct Services am Folgetag in Papierform.

Die zu digitalisierenden Briefe werden geöffnet und erhalten dann einen Barcode für die weitere Verarbeitung bei TROPPER. Dieser dient auch zur Wiederauffindbarkeit der Originalbelege, sollten diese doch später noch einmal benötigt werden. Anschließend werden die Briefe gescannt und von den TROPPER-Mitarbeitern mittels einer Software klassifiziert. Diese Klassifizierung ermittelt den Dokumententyp und die mit dem jeweiligen Dokumententyp verknüpften E-Mail-Empfänger. Im Zuge der Klassifizierung findet auch eine Qualitätskontrolle der Belege statt. Danach werden PDF-Dateien von jedem Vorgang erzeugt und diese in einer E-Mail als Datei-Anhang an die jeweiligen Kundenadressen versendet.

Ömer Istanbullu fasst zusammen: „Wir erhalten von unseren Kollegen positives Feedback zum neuen Prozessablauf. Sie profitieren von der Arbeitserleichterung, einer geringen Fehlerquote bei der Postzuordnung und minimierten Wegezeiten. Zum erfolgreichen Projektverlauf hat sicherlich auch beigetragen, dass wir unsere Abteilungen von Anfang an eingebunden haben und sie aktiv an der Prozessgestaltung beteiligt waren.“