Unabhängig von der Branche bilden Geschäftsprozesse die Basis jedes Unternehmens. Ausgangspunkt eines solchen Prozesses ist zum Beispiel der Posteingang mit Anfragen, Bestellungen oder Rechnungen. In deren Bearbeitung sind in der Regel mehrere Abteilungen involviert. Der Ablauf ist häufig gleichartig, etwa bei der Freigabe von Rechnungen: Zunächst erhält diese die Buchhaltung, welche die formelle Richtigkeit prüft. Anschließend geht die Rechnung zur Fachabteilung, die wiederum die einzelnen Positionen inhaltlich prüft. Ist dies erfolgt, wandert sie wieder in die Buchhaltung zur Bezahlung und Verbuchung. Geschieht dies alles papierbasiert, ist nur eine sequenzielle Bearbeitung möglich, womit ein hoher Zeitaufwand verbunden ist. Hinzu kommt mangelnde Transparenz, denn es ist den Beteiligten nicht bekannt, welchen Status die jeweilige Rechnung gerade aufweist. Die Problematik potenziert sich mit der Anzahl der eingehenden Dokumente sowie der involvierten Mitarbeiter.

Anders gestaltet sich ein digitaler Geschäftsprozess. Hierzu wird der Posteingang gescannt und dann idealerweise in einem Enterprise-Content-Management-System wie enaio von OPTIMAL SYSTEMS bereitgestellt. Darin ist die Abfolge von Geschäftsprozessen hinterlegt. Im Beispiel der Rechnungseingangsverarbeitung werden die Buchhaltung und die zuständige Fachabteilung zeitgleich über neu vorhandene Dokumente informiert und können parallel auf diese zugreifen und sie bearbeiten. Somit verkürzt sich die Zeit vom Eingang der Rechnung bis zur finalen Bezahlung und Verbuchung rapide. Mögliche Skontooptionen können genutzt werden. Zudem wissen alle Beteiligten, in welchem Bearbeitungsschritt sich die Rechnungen befinden.

Weitere Argumente für die Digitalisierung

Neben der schnelleren Bearbeitung des Posteingangs und einer höheren Transparenz sprechen noch weitere Gründe dafür, sich vom Papier zu verabschieden:

  • Leichtere Einhaltung von Compliance-Vorgaben: Viele Dokumente müssen laut Gesetz über längere Zeit aufbewahrt werden. Bei Rechnungen sind dies beispielsweise zehn Jahre. Bei einem papierbasierten Vorgehen nehmen die Dokumente nicht nur viel Platz in Anspruch. Auch die Übersicht kann schnell verloren gehen, sodass sich die Suche immer zeitaufwendiger gestaltet. Werden hingegen geschäftsrelevante Dokumente digital in einem elektronischen Archiv aufbewahrt, dann stehen sie über die Suchen-Funktion auf Knopfdruck bereit.
  • Schnellere Auskunftsfähigkeit: Kundenanfragen oder Reklamationen können schneller beantwortet werden, da alle dafür erforderlichen Dokumente unmittelbar zur Verfügung stehen. Dies steigert die Kundenzufriedenheit – ein Argument, das vor allem bei hohem Wettbewerbsdruck nicht zu vernachlässigen ist.
  • Geringere Fehlerquote: Liegen Dokumente volltextfähig vor, dann können die darin enthaltenen Informationen in die jeweiligen Anwendungen übernommen werden. Somit müssen beispielsweise Rechnungsnummern oder -beträge nicht mehr von Hand übertragen werden, was Tippfehler praktisch eliminiert. Zudem können die ausgelesenen Werte gegen Stammdaten abgeglichen werden, was die Genauigkeit der Rechnungen erhöht.
  • Höhere Transparenz: In einem Workflow wird jeder Schritt automatisch vom System protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Mitarbeiter was zu welchem Zeitpunkt genehmigt oder aber abgelehnt hat.

Fazit: Die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen beschleunigt vor allem die Erledigung von Routineaufgaben und spart Ressourcen. Daher ist es lohnenswert, sich von der analogen Welt zu verabschieden und mit der Digitalisierung das Fundament für eine höhere Wettbewerbsfähigkeit zu legen.

Doch Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Starten auch Sie mit einem ersten Prozess und weiten Sie Ihr Digitalisierungsvorhaben sukzessive aus.

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