Dass der digitale Posteingang viel mehr ist als „Briefe scannen“, haben wir in unserem Webinar bereits dargelegt. Heute sprechen wir mit unserem Account-Manager Gerin Mönning darüber, wie Unternehmen das Maximum aus der digitalen Posteingangsverarbeitung herausholen können.

Herr Mönning, welche Technologien sollten bei der Digitalisierung des Posteingangs genutzt werden?
Da sind vor allem die OCR und die Klassifizierung von Dokumenten zu nennen, die die anschließende Bearbeitung beschleunigen. Die Systeme sollten dabei zunächst mithilfe von Originaldokumenten trainiert werden, um die eingehenden Briefe schnell und zuverlässig auslesen bzw. klassifizieren zu können.

Idealerweise erkennt die OCR-Lösung dabei nicht nur, dass es sich bei einem Dokument beispielsweise um einen Vertrag mit der entsprechenden Nummer handelt, sondern liest auch zusätzliche Informationen aus, die dann an die sich anschließenden Lösungen weitergeleitet werden. Wir sprechen hier von einer sogenannten Dunkelverarbeitung, also einem automatisierten Prozess, der kein händisches Eingreifen benötigt.

Wie hoch schätzen Sie die Quote der Dunkelverarbeitung bei einer gut angelernten OCR-Lösung?
Unsere Erfahrung aus verschiedenen Projekten lautet, dass sich durchaus bis zu 80 oder 90 Prozent der maschinell erstellten Dokumente so verarbeiten lassen. Insbesondere bei Formularen, die identisch aufgebaut sind, ist das OCR-Ergebnis sehr gut.

Sie sprechen gerade von Formularen. Nun ist es aber auch oft der Fall, dass Unternehmen maschinell erstellte „normale“ Schreiben erhalten. Wie sieht es hier aus?
Gerade dafür ist es wichtig, die OCR-Lösung zu trainieren, sodass sie beispielsweise anhand von Schlagwörtern erkennt, um welchen Dokumententyp es sich handelt. Mittlerweile sind die Technologien so ausgereift, dass wir auch hier eine hohe Trefferquote erreichen. Voraussetzung dafür ist, dass der Posteingangsstempel unbedingt auf einer freien Fläche platziert wird.

Was passiert mit Briefen, die nicht maschinell erkannt werden?
Wir bieten hierfü das sogenannte Dispatching an. Das heißt, dass unsere geschulten Mitarbeiter diese Briefe durchsehen und manuell klassifizieren, um sie dann in die jeweiligen Prozesse zu integrieren. Ein Beispiel dazu lesen Sie hier.

Wie viele Dokumente benötigt denn eine OCR-Anwendung, damit sie gut trainiert werden kann?
Das kommt darauf an, wie homogen bzw. heterogen der Posteingang ist und welche Informationen ausgelesen werden sollen. Durchschnittlich fordern wir bei unseren Kunden zunächst eine repräsentative Anzahl an Dokumenten als Lernmenge an. Wenn die Leseergebnisse noch nicht zufriedenstellend sind, bitten wir um weitere Dokumente. Erst bei Erreichen einer vereinbarten Trefferquote gehen wir in den Live-Betrieb. Im Laufe der Zeit steigert sich die Trefferquote weiter, weil die OCR-Lösung ja auch im Tagesgeschäft kontinuierlich dazulernt.

Kommen wir auf die Dokumentenklassifizierung zu sprechen. Diese Klassifizierung wird auf Basis der OCR-Ergebnisse vorgenommen – ist das korrekt?
Genau. Das Digitalisat wird beispielsweise dem Typ „Rechnung“ oder „Vertrag“ zugewiesen, der in den Metadaten der PDF-Datei hinterlegt wird. Nach Kundenvorgaben werden dann je nach Dokumententyp die gewünschten Informationen ausgelesen, beispielsweise Rechnungs- oder Vertragsnummer, Kundenname bzw. das Datum.

Die Qualitätssicherung hat einen hohen Stellenwert bei der Digitalisierung und soll unter anderem sicherstellen, dass die Dokumente den jeweiligen Prozessen korrekt zugeordnet werden. Wie wird das gemeinhin gehandhabt?
Wir starten grundsätzlich mit einer hundertprozentigen Qualitätssicherung. Wenn es dabei keine Beanstandungen gibt, obliegt es letztendlich dem Kunden, welchen Grad der Qualitätssicherung er im weiteren Projektverlauf wünscht.

Wie gelangen die digitalisierten Dokumente zum Kunden?
Hier bieten wir mehrere Möglichkeiten an. Der Klassiker ist, die Daten per SFTP-Server oder per E-Mail an den Kunden zu schicken. Wir können die Dateien aber auch direkt in die Software, beispielsweise in eine ERP- oder ECM-Lösung, die beim Kunden installiert ist, hochladen. Hierbei sind dann die IT-Abteilungen gefragt, um die Schnittstellen entsprechend offenzulegen.

Fassen wir zusammen: Um das Potenzial einer digitalen Posteingangsverarbeitung auszuschöpfen, sind intelligente Technologien sowie langjähriges Know-how erforderlich. Gern erläutern wir Ihnen, welche Lösungen wir für unterschiedlichste Kundenanforderungen liefern.