Kurzfristig umgesetzt: TROPPER ermöglicht Bayer Pensions reibungsloses Arbeiten im Homeoffice

Bayer Pensions betreut die betriebliche Altersversorgung (bAV) für den Bayer-Konzern, die Bayer-Pensionskasse, die Rheinische Pensionskasse und für ehemalige Gesellschaften des Bayer-Konzerns. Die Betreuung umfasst mehr als 59.000 aktive und 37.000 ausgeschiedene Mitarbeiter sowie ca. 70.000 Rentner. „Während aktive Kollegen die Möglichkeit wahrnehmen, mit uns digital in Kontakt zu treten, ist das bei den bereits im Ruhestand befindlichen oft noch nicht der Fall“, sagt Regine Didden, Teamleiterin Pensions der Bayer Direct Services GmbH. „Von daher erhalten wir täglich zahlreiche Anträge, Formulare und andere Anliegen per Post.“

Das monatliche Volumen umfasst etwa 2.400 Dokumente. Bisher verbrachten etwa sechs Mitarbeiter täglich jeweils eine halbe Stunde ausschließlich damit, die Post zu sortieren und zu verteilen. Deshalb hatte die Pensions-Abteilung bereits seit längerer Zeit über eine Digitalisierung des Posteingangs nachgedacht. Der alles beschleunigende Auslöser war dann die Corona-Pandemie und damit die Notwendigkeit, die Mitarbeiter schnellstmöglich ins Homeoffice zu schicken. „Mit der Posteingangsdigitalisierung stellen wir sicher, dass unser Team auch von zuhause seiner Arbeit nachgehen kann“, so Barbara Hallmann, Head of Pensions Process Consulting bei der Bayer AG.

Die Auswahl eines passenden Scandienstleisters fiel nicht schwer, denn die TROPPER DATA SERVICE AG realisierte bereits seit 2005 zahlreiche Digitalisierungsprojekte innerhalb des Bayer-Konzerns zu dessen größter Zufriedenheit. Im Rahmen eines Workshops wurden die Rahmenbedingungen, Anforderungen und der Projektablauf besprochen, der dann in kürzester Zeit umgesetzt wurde. Der TROPPER-eigene Kurier holt täglich die Post ab und bringt sie in den nur wenige Kilometer entfernten Produktionsstandort. Hier werden die Briefe aufbereitet, klassifiziert, digitalisiert und qualitätsgesichert.

Noch am selben Tag lädt TROPPER DATA SERVICE die digitalisierten Dokumente über eine verschlüsselte Datenverbindung auf dem Server von Bayer hoch. In der Nacht legt dann eine Jobroutine die PDFs abhängig von den Kategorien in den jeweils zuständigen Workplaces ab. Mitarbeiter des Pensions-Teams können dann morgens den Posteingang des jeweiligen Vortages bearbeiten. „Das funktioniert reibungslos“, sagt Regine Didden. „Vor allem hat uns wieder einmal die hohe Qualität der von TROPPER verarbeiteten Dokumente in unserer Dienstleisterauswahl bestätigt.“

Ein weiterer Vorteil: Das Pensions-Team hat bereits 2006 die elektronische bAV-Akte eingeführt, sodass die Bayer-Mitarbeiter auch im Homeoffice auf diese zugreifen und Dokumente aus dem Posteingang dort ablegen können. „Außerdem steht der gesamte Posteingang zentral zur Verfügung“, so Barbara Hallmann.

Die Frage, ob die Pensions-Organisation nach der Corona-Pandemie auf den digitalen Posteingang wieder verzichten will, beantwortet Regine Didden mit einem klaren „Nein“. „Wir werden das Rad nicht zurückdrehen, denn es ist davon auszugehen, dass sich unsere Arbeitsweise nachhaltig ändern wird. Ein Teil unserer Mitarbeiter wird zumindest zeitweise weiter von zuhause agieren, was mit dem digitalen Posteingang auch problemlos möglich ist.“

Aufgrund der zuverlässigen, hochwertigen Arbeit von TROPPER DATA SERVICE plant der HR-Bereich von Bayer, den Service auf weitere Teams auszuweiten. „Die Zusammenarbeit mit TROPPER ist sehr gut und unkompliziert“, fasst Barbara Hallmann zusammen und ergänzt: „Dazu gehört auch der Umgang miteinander und der verbindliche Austausch zwischen uns und den Projektverantwortlichen bei TROPPER.“