Hochleistungsscanner, Desktop-Geräte, Flachbild-Scanner, Multifunktionsgeräte … die Varianten von Geräten zur Digitalisierung sind vielfältig. Dementsprechend ist es manchmal schwierig, den geeigneten Typ für die eigenen Anforderungen auszuwählen. Die folgende Gegenüberstellung soll Ihnen die Auswahl erleichtern.

Grundsätzlich lassen sich Scanner danach unterscheiden, wie viele Seiten sie pro Minute verarbeiten können. So können beispielsweise Hochleistungsscanner, die als Einzugsscanner konzipiert sind, bis zu 430 Seiten pro Minute digitalisieren. Dabei ist zu beachten, dass es sich hierbei um einen theoretischen Wert handelt. Hochleistungsscanner sind in der Lage, sowohl Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf (Duplex) zu erfassen als auch Bilder in Schwarz-Weiß, Farbe oder Graustufen zu erzeugen. In der Regel verfügen diese Geräte über einen automatischen Blatteinzug, ultraschallbasierte Sensoren, die einen Doppelblatteinzug zuverlässig erkennen und den Scanprozess automatisch unterbrechen, sowie Funktionen zur Qualitätsverbesserung wie z. B. eine Leerseitenerkennung. Unter anderem bietet Kodak Alaris mit den ibml ImageTrac-Geräten äußerst robuste und leistungsfähige Scanner an. Das sind richtige Arbeitstiere!

Fällt das zu digitalisierende Dokumentenvolumen geringer aus, empfiehlt sich der Einsatz von Produktionsscannern. Sie digitalisieren zwischen 150 und 210 Seiten pro Minute. Auch sie verfügen über Produkteigenschaften wie automatischer Blatteinzug, ultraschallbasierte Sensoren sowie Funktionen zur Qualitätsverbesserung wie z. B. eine Leerseitenerkennung. Kodak Alaris bietet mit der i4000-Serie Großformatscanner an, die erweiterte Erfassungsanwendungen unterstützen, und mit der i5000-Serie Desktop- bzw. Boden-Großformatscanner für den Dauerbetrieb.

Während Hochleistungs- bzw. Produktionsscanner für die zentrale Digitalisierung, beispielsweise in Poststellen, ausgelegt sind, eignen sich Abteilungsscanner für die gemeinsame Nutzung mehrerer Personen. Sie verarbeiten 50 bis 100 Seiten pro Minute und beanspruchen – im Vergleich zu ihren großen „Brüdern“, den Hochleistungs- bzw. Produktionsscannern – weniger Platz.

Eine besondere Spezies sind Buchscanner, die sich nicht nur für das Digitalisieren von Büchern eignen, sondern auch zum Scannen von geösten Dokumenten, beispielsweise notariellen Urkunden. Dabei werden die Dokumente einfach von oben fotografiert. Der Vorteil, im Gegensatz zu Flachbett-Scannern, ist, dass der Benutzer das Dokument nicht jedes Mal neu ausrichten muss, wenn eine Seite digitalisiert ist. Diese Scanner sind natürlich nicht für große Mengen gedacht, sondern eben nur für zusammenhängende Dokumente.

Multifunktionsgeräte, mit denen Anwender zusätzlich kopieren und drucken können, sind nach unserer Erfahrung keine Alternative für Stand-alone-Geräte, aber eine Ergänzung. Sie eignen sich dann, wenn nur hin und wieder etwas gescannt werden muss, jedoch  nicht für die Verarbeitung täglich anfallender Dokumente, die zeitnah digital zur Verfügung stehen müssen. Dafür sind sie einfach nicht konzipiert.

Sie sollten aber nicht nur die Menge an zu verarbeitenden Seiten als Entscheidungskriterium bei der Scanner-Auswahl heranziehen. Wichtig ist beispielsweise auch die Bildqualität, die sich in der Auflösung niederschlägt. Sollen die Dokumente nach dem Scannen nur digital zur Verfügung stehen, reichen 200 dpi aus. Geht es Ihnen aber auch darum, dass die Dokumenteninhalte zuverlässig erkannt und ausgelesen werden, empfiehlt sich eine Auflösung von 300 dpi. Allerdings sollte dabei berücksichtig werden, dass sich dann die Dateigröße verdoppelt. Dann und beim Farb-Scannen kommt die Komprimierung der digitalen Images zum Tragen.

Der Markt stellt hierfür spezielle Erkennungssoftware zur Verfügung, deren Leistungsumfang unterschiedlich ist. Dieser reicht von einer OCR-Auslesung zur Verschlagwortung der Dokumente oder zu Zwecken einer Volltextrecherche bis hin zur Klassifizierung nach einzelnen Dokumentenarten. Einige Scanner-Anbieter, wie beispielsweise Kodak Alaris, haben in ihrem Produktportfolio entsprechende Erfassungs-Software im Angebot. Darüber hinaus gibt es auch Hersteller leistungsstarker Software-Lösungen, die auf KI beruhen. Hierzu gehört beispielsweise unser Partner Insiders Technologies. Wollen Sie eine Lösung eines Drittanbieters nutzen, sollten Sie vorab das Zusammenspiel von Hard- und Software prüfen.

Ein geeigneter Scanner ist Voraussetzung, um Dokumente effizient zu erfassen und damit Prozesse künftig zu digitalisieren. Er ist allerdings nur der Anfang auf dem Weg in Richtung digitale Transformation. Der gesamte Prozess inklusive der Tätigkeiten, wie die Dokumentenaufbereitung, das Scannen als solches (Sortierung, Einsatz von Barcodes oder Trennblätter usw.) und die weiteren Verarbeitungsschritte mit den digitalen Images bzw. der gewonnenen Daten, müssen wohlüberlegt und definiert sein. Hierzu gehören beispielsweise auch Fragen, wie Dokumente an nachgelagerte DMS-, ERP- oder CRM-Systeme übergeben werden können, welche Metadaten bzw. Dokumentenklassen dabei genutzt werden sollen oder wie extrahierte Daten an weiterverarbeitende Software-Lösungen übermittelt werden können.

Wir beraten Sie gern, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen für die Digitalisierung fit zu machen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!