TROPPER sorgt bei TÜV SÜD für mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Die Prozesse einer manuellen Rechnungsverarbeitung sind ineffizient, Skontoverluste durch zu langsame Freigabe und Buchung nicht selten. Das waren auch die Argumente des TÜV SÜD, eine zeitgemäße, IT-gestützte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu etablieren.

Einen Großteil der dazugehörigen Aufgaben übernimmt TROPPER DATA SERVICE. Der Full-Service-Provider digitalisiert täglich die eingehenden Rechnungen, liest sämtliche buchungsrelevanten Daten mit einer KI-Software automatisch aus und gleicht diese mit vorhandenen Bestelldaten ab. Bei einer Konsistenz kann TÜV SÜD die Rechnung „dunkel“, also ohne weiteren manuellen Eingriff, buchen. Bei Abweichungen oberhalb einer definierten Toleranzgrenze durchläuft die Rechnung einen in SAP integrierten Freigabe-Workflow. „Der gesamte Prozess läuft dank der Vorarbeit von TROPPER reibungslos“, sagt Tobias Jördens, Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung bei TÜV SÜD.

TROPPER DATA SERVICE übermittelt TÜV SÜD innerhalb von 24 Stunden die ausgelesenen Rechnungsdaten und das eingescannte Image der Rechnung. „Die schnelle Digitalisierung und präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgen im Optimalfall dafür, dass wir Rechnungen am Folgetag ihres Eintreffens buchen können“, so Tobias Jördens.

Mittlerweile sind alle 27 Vertriebsgesellschaften des TÜV SÜD in Deutschland an den Prozess der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung angeschlossen. Zusätzlich erhält TROPPER DATA SERVICE die bereits gescannten Rechnungen von 18 Auslandsgesellschaften und erfasst deren buchungsrelevante Daten. So werden jährlich circa 240.000 Rechnungen verarbeitet. Deren Durchlaufzeit hat sich signifikant reduziert, sodass Skontooptionen genutzt werden. Zudem spart der TÜV SÜD Ressourcen für die Rechnungserfassung. Tobias Jördens abschließend: „Dass TROPPER unsere verschiedenen internationalen Rechnungen verarbeiten kann, ist für uns als global aufgestelltes Unternehmen natürlich ein ganz großer Vorteil.“

Über den TÜV SÜD:
Im Jahr 1866 als Dampfkesselrevisionsverein gegründet, ist der TÜV SÜD heute ein weltweit tätiges Unternehmen. Mehr als 25.000 Mitarbeiter sorgen an über 1.000 Standorten in rund 50 Ländern für die Optimierung von Technik, Systemen und Know-how. Sie leisten damit einen wesentlichen Beitrag, um technische Innovationen wie Industrie 4.0, autonomes Fahren oder erneuerbare Energien sicher und zuverlässig zu machen.