TROPPER eliminiert Papierakten aus der HR-Abteilung von Nemera

Die Nemera Neuenburg GmbH hat mit Unterstützung der TROPPER DATA SERVICE AG ihre HR-Abteilung digital aufgestellt. Seither profitiert das pharmazeutische Unternehmen vor allem von effizienteren Prozessen.

In der Personalabteilung von Nemera befanden sich mehrere Aktenschränke, in denen die Personalakten der 635 aktiven Mitarbeiter mit knapp 24.000 Dokumenten aufbewahrt wurden. Damit verbunden war ein hoher Platzbedarf, zudem konnten die HR-Mitarbeiter nicht vom Homeoffice auf die Personalakten zugreifen.
Mitte 2024 führte das Unternehmen die HR-Lösung Loga3 der P&I Personal & Informatik AG ein. Im Zuge dessen sollten die Personalakten digitalisiert und in dem System hinterlegt werden. Nemera entschied sich, die Digitalisierung der Akten an einen Dienstleister auszulagern. Bei der Suche nach einem geeigneten Projektpartner empfahl eine Mitarbeiterin von Nemera die TROPPER DATA SERVICE AG, da sie bei ihrem vorherigen Arbeitgeber bereits gute Erfahrungen mit dem Digitalisierungsexperten gemacht hatte.

„Daraufhin haben wir uns das Unternehmen genauer angeschaut“, erzählt Kathrin Ehmele, Talent Acquisition Specialist bei Nemera, und ergänzt: „Aufgrund der Referenzen, die der Dokumentendienstleister vorweisen konnte, des ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses und der fundierten Gespräche mit der Key-Account-Managerin Claudia Felten haben wir uns für das Unternehmen als Partner für die Digitalisierung der Personalakten entschieden.“

Nachdem TROPPER die Zusage zum Projekt erhalten hatte, legten die Projektpartner in einem Workshop die Parameter für die Digitalisierung der Personalakten final fest. Daran nahm auch der Betriebsrat von Nemera teil, der sich von der Kompetenz des Dienstleisters und seinen ergriffenen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umfänglich überzeugen konnte.

Anschließend startete das Projekt mit der Null-Serie und einem technischen Test, mit der die Verarbeitungsprozesse und Datenübertragung überprüft wurden. Nachdem diese erfolgreich abgenommen waren, digitalisierte TROPPER die Personalakten der aktiven Mitarbeiter von Nemera. Dazu transportierte der Dienstleister die Akten mit eigener Logistik von Neuenburg am Rhein zu seinem Produktionsstandort in Neuenhagen bei Berlin. „Aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit war uns wichtig, dass die Akten in stabilen, feuerfesten Koffern verschlossen und verplombt transportiert werden und die Fahrzeuge über GPS-Tracker verfügen“, sagt Kathrin Ehmele.

In Neuenhagen angekommen, prüfte TROPPER die Personalakten zunächst anhand einer von Nemera erstellten Lieferliste auf Vollständigkeit. Die Dokumente wurden dann gescannt, in circa 40 Dokumententypen klassifiziert und mit dem entsprechenden Belegdatum versehen. Anschließend erfolgte eine vollständige Qualitätskontrolle der Images und deren Abgleich mit dem physischen Papier, sodass sichergestellt war, dass alle Akten vollständig digital vorhanden waren. TROPPER hat die Dokumente dann noch mit einer OCR-Volltexterkennung versehen und als PDF/A-Dateien einschließlich der Indexdaten im XML-Format für den Import in LOGA3 über eine gesicherte SFTP-Verbindung zum Download bereitgestellt. Die Integration der Digitalisate in die LOGA3 Lösung hat P&I in Abstimmung mit TROPPER übernommen.

Im Projektverlauf kam es gelegentlich vor, dass Nemera eine Personalakte benötigte, die sich gerade bei TROPPER zur Verarbeitung befand. Dies betraf insbesondere die monatlichen Audits, bei denen unter anderem die in den Personalakten abgelegten Einarbeitungspläne überprüft wurden. „Wir haben dann die entsprechenden Akten bei TROPPER angefordert und am selben Tag bzw. spätestens am nächsten Vormittag digital erhalten“, erklärt Kathrin Ehmele.

Ende November 2024 war das Projekt abgeschlossen und Nemera kann seither über die HR-Lösung komfortabel auf die digitalen Personalakten zugreifen. Die papierbasierten Akten archiviert TROPPER noch ein halbes Jahr unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und wird sie dann nach Erteilung einer schriftlichen Vernichtungsfreigabe von Nemera datenschutzkonform über einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb nach DIN 66399 Sicherheitsstufe 4 vernichten.

„Die digitale Personalakte hat für uns im HR-Bereich viele Vorteile. Flüchtigkeitsfehler, wie das falsche Einsortieren der Akten oder Nichteinhalten der Chronologie, werden mit der digitalen Akte vermieden“, berichtet Selina Prill, HR-Koordinatorin bei Nemera. „Heute werden uns die Dokumente bei der Suche mit einem Klick chronologisch aufgelistet, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Außerdem haben wir in unseren Räumen mehr Platz und können auch aus dem Homeoffice auf die digitalen Personalakten zugreifen.“

„Wir hatten bei TROPPER aufgrund der fundierten Gespräche im Projektvorfeld von Anfang an ein gutes Gefühl, das sich dann immer wieder bestätigt hat. So wurden unsere Fragen schnell und kompetent beantwortet und die digitalisierten Akten waren von hoher Qualität. Daher sind wir mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden“, resümiert Kathrin Ehmele abschließend.

Über Nemera:
Mit einem Umsatz von 640 Millionen Euro und 3.000 Mitarbeitern weltweit ist Nemera einer der führenden globalen Hersteller komplexer Arzneimittelabgabesysteme für die pharmazeutische Industrie. Wir bieten den Patienten ein breites Produktportfolio, das Inhalationsgeräte, Injektionsgeräte, nasale und dermale Pumpen sowie ophthalmologische Abgabegeräte umfasst. Nemera hat durch die Bereitstellung von hochwertigen Entwicklungs-, Industrialisierungs- und Fertigungsdienstleistungen langjährige, starke Beziehungen zu den führenden globalen Pharmaunternehmen aufgebaut. Nemera entwickelt und produziert eigene IP-Produktplattformen, bietet jedoch auch vollständig kundenspezifische Entwicklungen und Auftragsfertigung an. Die Produktionsstätten von Nemera befinden sich in den USA, Frankreich, Deutschland, Brasilien und Polen. Der Hauptsitz und das Innovationszentrum für die frühe Geräteentwicklung befinden sich in Frankreich (Lyon).