TROPPER verbannt Papierakten aus den Personalabteilungen der Malteser in Deutschland

Bewerbungsunterlagen, Verträge, Formulare, Datenschutzerklärungen sowie Bescheinigungen – Personalabteilungen arbeiten mit zahlreichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten. Sind diese papierbasiert abgelegt, nehmen sie nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern verhindern vor allem agile Prozesse. Zudem verschwenden qualifizierte Mitarbeiter viel Zeit mit unqualifizierten Tätigkeiten wie Ablage, Suchen in Aktenordnern usw.

Die Malteser haben dieser unbefriedigenden Situation mithilfe von digitalisierten Personalakten ein Ende gesetzt. Die Organisation beschäftigt über 30.000 Mitarbeiter, deren Akten an acht verschiedenen Standorten deutschlandweit von Flensburg bis Freiburg analog aufbewahrt waren. Nina Stephan, die zum Team HR-Prozessmanagement bei den Maltesern gehört und für diesen Teil des Projektes die Planung, Koordination und Durchführung seitens Malteser verantwortete, sagt: „Unser Ziel ist, das Papier aus den HR-Abteilungen weitestgehend zu verbannen und Prozesse digital abzubilden. Dazu sollen Personalunterlagen zentral auf einem Server abgelegt werden, auf den unsere Mitarbeiter von ihren Standorten zugreifen können.“ Die Malteser implementierten dafür Persis, eine Software, die alle notwendigen Funktionen für effiziente HR-Prozesse beinhaltet. Die Digitalisierung der Akten übernahm die TROPPER DATA SERVICE AG.

Seitdem profitieren die Malteser von mehr Platz in ihren Personalabteilungen. Viel entscheidender sei aber, dass sich deren Arbeit nun wesentlich effizienter gestaltet, wie Nina Stephan erläutert: „Die Dokumente sind in der bekannten Aktenstruktur in Persis abgelegt, auf die unsere Mitarbeiter über entsprechende Suchmechanismen schnell zugreifen können.“ Darüber hinaus habe man begonnen, Prozesse agiler zu gestalten. Derzeit wird der Einstellungsworkflow vollständig digital abgebildet. Weitere Vorgänge, wie der Austritt oder ein organisatorischer Wechsel von Mitarbeitern, sollen folgen.

„Wir sind dank TROPPER dem Ziel ‚papierloses Arbeiten‘ einen großen Schritt nähergekommen“, fasst Nina Stephan zusammen. „Die Zusammenarbeit mit TROPPER verlief reibungslos. Vor allem reagierte das Unternehmen sehr schnell, wenn es darum ging, dringend benötigte Personalakten, die sich gerade in Leverkusen befanden, uns innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung zu stellen.

Über die Malteser in Deutschland:
Die Malteser in Deutschland sind mit über einer Million Mitgliedern und Förderern einer der großen Hilfsorganisationen und Träger von stationären Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens unter dem Schirm des katholischen Malteserordens. In Deutschland engagieren sich rund 52.000 Malteser ehrenamtlich für Menschen in Notlagen – unabhängig von deren Religion, Herkunft oder politischer Überzeugung. Mit 36.500 hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind die Malteser zugleich einer der großen Arbeitgeber im Gesundheits- und Sozialwesen. Überwiegend ehrenamtlich geprägt sind der Zivil- und Katastrophenschutz, die Erste-Hilfe-Ausbildung, die Begleitung von alten, kranken oder benachteiligten Menschen sowie die Jugend- und Auslandsarbeit. Zu den sozialunternehmerischen Diensten gehören Rettungsdienst und Krankentransport, Hausnotruf und Menüservice. Die Malteser betreiben Krankenhäuser, Altenhilfeeinrichtungen, Schulen und soziale Einrichtungen für Jugendliche, Suchtkranke und Asylsuchende.