Wenn es um die qualitativ hochwertige und branchenspezifische Aktendigitalisierung im Zusammenhang mit dem zentralen Dokumentenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik geht, setzt die Sparkasse Essen auf die TROPPER DATA SERVICE AG. So hat der Dokumentendienstleister bereits deren Kundenkredit-, Abwicklungs- und Personalakten digitalisiert. Kürzlich befreite das Unternehmen das Geldinstitut auch von den papierbasierten Mitarbeiterkreditakten und überzeugte erneut mit Know-how, umfassendem Service und hoher Qualität.

Bereits im Jahr 2016 hatte TROPPER die Unterlagen zum Darlehensbestand der Sparkasse Essen inklusive der Kreditakten mit Beschlüssen, Sicherheiten, Auskünften etc. digitalisiert. Ausgenommen blieben damals aus Datenschutzgründen die Mitarbeiterkreditakten, die weiterhin separat in speziellen Schränken aufbewahrt wurden, zu denen nur wenige Personen einen Schlüssel besaßen. Nachdem der Sparkassenvorstand beschlossen hatte, auch diese Akten zu digitalisieren, wandte sich die Sparkasse Essen erneut an TROPPER. Insgesamt waren es rund 1.700 Akten mit durchschnittlich 300 Blatt, die in der Zentrale 30 Regalmeter in Anspruch nahmen.

„Bei Mitarbeiterdarlehensakten handelt es sich natürlich um besonders sensible Daten und wir mussten sicherstellen, dass diese im ZDA der Finanz Informatik vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind“, erläutert Peter Tack aus der Abteilung Projektorganisation der Sparkasse und ergänzt: „Auf Anfrage erhielten wir dazu vom Deutschen Sparkassen- und Giroverband die Information, dass es für Mitarbeiterdarlehen im ZDA vier spezielle Dokumententypen gibt, beispielsweise für Beschlüsse oder die Darlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse. Für diese können gezielt Rechte in OSP vergeben werden, um nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff zu gestatten.“

Mit diesem Wissen trat Peter Tack, der das Projekt leitete, an TROPPER heran. Die Projektbeteiligten führten zunächst einen gemeinsamen Workshop durch, in dem die Rahmenbedingungen definiert wurden. Demnach sollte TROPPER das Projekt komplett übernehmen – von der Abholung der Akten über deren Verarbeitung und den Import der Digitalisate in das ZDA bis hin zur datenschutzgerechten Vernichtung der Papierdokumente. Darüber hinaus wurde festgelegt, dass die Unterlagen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen, Sicherheiten und Beschlüssen jeweils als PDF-Datei zur Verfügung gestellt und mit dem entsprechenden Dokumententyp klassifiziert werden sollen. Der Schriftverkehr sollte dagegen jeweils in einer Datei zusammengefasst werden. Darüber hinaus wurde vereinbart, dass für den Austausch sensibler Daten ein sicherer Datenraum der Finanz Informatik genutzt werden soll.

Nach Festlegung der Rahmenbedingungen digitalisierte TROPPER zunächst zehn Musterakten in einer Nullserie. Die Sparkasse Essen prüfte diese und gab anschließend aufgrund der einwandfreien Qualität der Digitalisate grünes Licht für die Digitalisierung aller Mitarbeiterkreditakten.

TROPPER holte daraufhin in drei Chargen die Akten bei der Sparkasse Essen ab und transportierte sie in feuerfesten, fest verschlossenen und verplombten Containern zu seinem Produktionsstandort nach Leverkusen. Unterlagen wie Urkunden, die weiterhin in Papierform aufzubewahren sind, gab der Dienstleister zurück. In stets aktuellen Listen konnten die Projektbeteiligten zu jeder Zeit einsehen, welche Akten sich gerade bei TROPPER zur Verarbeitung befanden und welche bereits in das System der Finanz Informatik übertragen worden waren. Dies war vor allem dann hilfreich, wenn Mitarbeiter eine neue Finanzierung beantragten.

„Das kam im Projektverlauf immer mal wieder vor und wir konnten dann schnell ermitteln, wo sich die Akte gerade befand“, erklärt Peter Tack. „Wenn sie bei TROPPER war, haben wir darum gebeten, sie vorzuziehen. Auch das funktionierte reibungslos und spätestens am nächsten Tag hatten wir die Akte im ZDA sicheren Datenraum der Finanz Informatik und konnten damit arbeiten.“

Die Dokumente wurden von Mitarbeitern der TROPPER DATA SERVICE AG klassifiziert, die sowohl über das notwendige bankspezifische Know-how als auch über langjährige Erfahrung im Umgang mit Kreditakten verfügen. Danach erfolgte eine sorgfältige Qualitätssicherung. Anschließend importierte der Dienstleister die Dokumente über eine zertifizierte Schnittstelle in das OSPlus/ZDA der Finanz Informatik. Nach schriftlicher Freigabe durch die Sparkasse wurden die definierten papierbasierten Dokumente gemäß den Vorgaben der DSGVO vernichtet.

Heute profitieren die Mitarbeiter der Sparkasse Essen insbesondere davon, dass alle Dokumente zentral im ZDA vorliegen und sie direkt darauf zugreifen können. Dadurch entfallen Wegezeiten zu den Archivschränken und in der Zentrale konnte zusätzlicher Platz geschaffen werden.

„Wir waren auch bei diesem Projekt mit der Zusammenarbeit mit TROPPER sehr zufrieden. Dabei überzeugte uns vor allem der qualitativ hochwertige Ansatz und würden deshalb das Unternehmen bei jedem weiteren großen Digitalisierungsprojekt erneut beauftragen“, resümiert Peter Tack.