Personalabteilungen nehmen heute vor allem aufgrund des Fachkräftemangels eine wichtigere Rolle denn je in Unternehmen ein. Ihre Hauptaufgabe ist es, geeignete Mitarbeiter zu finden, sie zu fördern und auch zu binden. Damit HR-Verantwortliche den damit verknüpften Tätigkeiten bestmöglich nachgehen können, sollten sie von administrativen Aufgaben weitgehend entlastet werden. Hierbei kann die elektronische Personalakte helfen, wie unsere Leiterin Personal, Simone Kropmanns, erläutert.

Elektronische Personalakten ermöglichen einen ortsunabhängigen Zugriff

Die Zeiten, in denen Personalakten eher stiefmütterlich behandelt und deren Wichtigkeit unterschätzt wurden, sind vorbei. Dazu trug unter anderem die Corona-Pandemie bei, in deren Verlauf zahlreiche HR-Mitarbeiter im Homeoffice ihren Tätigkeiten nachgingen. Das Problem dabei war, dass sie keinen Zugriff auf die Personalakten hatten, wenn diese lediglich als Papier vorlagen. Sie einfach mit ins Homeoffice zu nehmen, ist vor allem aus Datenschutzsicht äußerst bedenklich. So stellten viele Unternehmen auf digitale Personalakten um. Und damit sind wir bereits bei deren erstem Vorteil: Sie ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten, da man auf sie – unter den entsprechenden technischen Voraussetzungen – von überall zugreifen kann.

Elektronische Personalakten vereinfachen den Datenschutz

Darüber hinaus lassen sich elektronische Personalakten besser schützen als papierbasierte. Letztere müssen in verschlossenen Räumlichkeiten oder Schränken aufbewahrt werden, damit nur berechtigte Personen sie einsehen können. Dagegen können in entsprechenden Software-Lösungen Rechte granular vergeben werden, wer auf welche elektronischen Personalakten zugreifen darf.

Elektronische Personalakten beschleunigen die Bereitstellung von Unterlagen

Benötigt ein Arbeitnehmer ein Dokument aus der Personalabteilung, etwa die Teilnahmebescheinigung zu einer Weiterbildung, dann kann der Sachbearbeiter diese bequem in der digitalen Personalakte suchen und ihm auch digital zur Verfügung stellen. Bei einer papierbasierten Aktenhaltung dagegen muss das Dokument aufwändig in Ordnern gesucht und kopiert werden, was deutlich länger dauert. Ein anderes Beispiel ist die Lohnabrechnung, die Personalabteilungen entweder selbst erstellen oder vom Steuerberater digital erhalten. Die elektronische Personalakte ermöglicht es, die Abrechnungen dann einfach digital an die Mitarbeiter weiterzuleiten und in den jeweiligen Akten zu speichern. Der analoge Weg wäre mit einem wesentlich höheren Aufwand verbunden: Abrechnungen ausdrucken, kuvertieren, kopieren und ablegen. Dank Self-Services-Möglichkeiten können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen und dabei direkt einsehen, ob es Überschneidungen mit Kollegen gibt. Auch das Hochladen wichtiger Unterlagen, wie abfotografierte Heiratsurkunden oder Mitteilungen über eine neue Adresse bzw. Bankverbindung verringern den administrativen Aufwand in der Personalabteilung.

Elektronische Personalakten sparen Platz

Personalabteilungen müssen nicht nur die Unterlagen der aktiven Mitarbeiter, sondern auch die der ausgeschiedenen Beschäftigten aufbewahren – letztere für mindestens zehn Jahre. Auf diese Weise kann in personalintensiven Unternehmen eine große Zahl von Dokumenten zusammenkommen. Erfolgt die Aufbewahrung digital, so spart das einiges an Papier und Regalmetern.
Unabhängig davon müssen Unternehmen aber besonders wichtige Unterlagen wie Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben zusätzlich in Papierform aufbewahren, da das Gesetz für diese noch die Schriftform vorsieht. Ausnahme sind elektronische signierte Arbeitsverträge, die nicht ausgedruckt, sondern lediglich digital aufbewahrt werden müssen.

Digitalisierung hält endgültig Einzug in Personalabteilungen

Übrigens forciert auch die Politik die Digitalisierung im Personalwesen. So müssen seit dem 1. Januar 2023 Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Die Papiermeldung entfällt grundsätzlich. Zudem sieht der Gesetzgeber vor, dass Arbeitgeber ab dem Jahr 2026 bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufbewahren müssen.

Da die Einführung einer elektronischen Personalakte mit einem gewissen Aufwand und organisatorischen Umstrukturierungen verbunden ist, lautet unsere Empfehlung, sie zeitnah anzugehen. Apropos Aufwand: Dieser sollte – möchte ein Unternehmen das Vorhaben in Eigenregie durchführen – nicht unterschätzt werden. So ist es nicht zielführend, Personalunterlagen einfach nur zu scannen und dann die PDF-Dateien auf dem Server abzulegen. Mit einer solchen Herangehensweise würde die Effizienz in Personalabteilungen nur marginal steigen und die Zufriedenheit der Anwender abnehmen. Um hingegen das volle Potenzial elektronischer Personalakten auszuschöpfen, sollten die Dokumente indexiert und klassifiziert und möglichst im Volltext durchsuchbar sein. Hierfür ist es empfehlenswert, einen kompetenten Dienstleister mit der Digitalisierung und Klassifizierung der Personalunterlagen zu beauftragen.

Wir von TROPPER haben bereits zahlreiche Unternehmen bei der Einführung elektronischer Personalakten erfolgreich unterstützt. Unsere Kunden profitieren insbesondere von unserer Erfahrung, unserem Know-how und unserem ganzheitlichen Service – vom Initialworkshop über die Verarbeitung der Dokumente inklusive Qualitätssicherung bis hin zur datenschutzkonformen Lagerung bzw. Vernichtung der papierenen Akten. Darüber hinaus sorgen wir dafür, dass die elektronischen Personalakten über entsprechende Schnittstellen zuverlässig in unterschiedlichste Zielsysteme gelangen.

Wenn auch Sie sich von Ihren papierbasierten Personalakten befreien und damit Ihre Personalabteilung von administrativen Tätigkeiten entlasten wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.