Mit dem Ausbruch der Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Damit diese auch dort ihren Posteingang erhalten und bearbeiten können, wurde „auf die Schnelle“ ein Prozess aufgesetzt, um die tägliche Briefpost zu digitalisieren. Einige Firmen etablierten dafür eine eigene Scan-Straße, andere nutzen Anbieter mit Standardprozessen. Da diese Vorgehensweise häufig jedoch nicht individuelle Anforderungen hinsichtlich Bearbeitung, Performance, Bereitstellungszeiten oder Qualität berücksichtigt, konnten die Unternehmen kaum von den Vorteilen einer digitalen Postverarbeitung profitieren. Viele setzen deshalb jetzt Projekte auf, die den Mehrwert eines solchen Vorgehens vollständig ausspielen.

Digitaler Posteingang als Grundlage für ortsunabhängiges Arbeiten

Hybride Arbeitsmodelle, in denen Beschäftigte sowohl in den eigenen vier Wänden als auch im Unternehmen ihrer Arbeit nachgehen, sind mittlerweile selbstverständlich. Die Bedenken, dass mit dem Homeoffice die Produktivität sinken würde, haben zahlreiche Studien widerlegt.

Für Arbeitnehmer ist die Option, zumindest teilweise vom Homeoffice aus tätig zu sein, auch zu einem Kriterium bei der Arbeitgeberauswahl geworden. Damit Unternehmen diese Möglichkeit bieten können, müssen sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen, etwa jene, den täglichen Posteingang zeitnah ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen. Entsprechende Prozesse, die 2020 aus der Not geboren wurden, haben sich allerdings im Laufe der Zeit als suboptimal erwiesen.

Passgenau statt 08/15

So haben einige Unternehmen einen externen Anbieter beauftragt, den Posteingang zu digitalisieren. Aber es geht eben nicht nur darum, einfach Briefe zu scannen. Vorab muss der Posteingang dahingehend sortiert werden, welche Briefe direkt digitalisiert werden können und welche ungeöffnet an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet werden müssen (White Lists und Black Lists). Außerdem ist es empfehlenswert, die digitalen Dokumente mit Informationen anzureichern, welche die darauffolgenden Prozesse beschleunigen. Ein weiterer Punkt ist, dass der tägliche Posteingang grundsätzlich kurzfristig dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden muss, sodass eine zeitnahe Bearbeitung erfolgen kann. Außerdem ist Flexibilität gefragt, etwa eine schnellere Digitalisierung von Briefen, die eine höhere Priorität haben, beispielsweise Kündigungsschreiben. Darüber hinaus sollte eine manuelle Qualitätssicherung erfolgen, die mögliche Fehler frühzeitig erkennt. Dies sorgt für effizientere Folgeprozesse und erhöht die Zufriedenheit der Anwender. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist, dass Kunden stets einen persönlichen Ansprechpartner haben sollten, um etwaige Fragen schnell klären zu können.

Anbieter, die alle Briefe nach demselben Prinzip verarbeiten, können diesen Service nicht bieten. In der Konsequenz ersetzen die Kunden lediglich Papierdokumente durch im wahrsten Sinne „nichtssagende“ elektronische Dateien. Damit ist nicht garantiert, dass die Post pünktlich die Mitarbeiter im Homeoffice erreicht. Darüber hinaus bleibt das Potenzial einer digitalen Posteingangsverarbeitung weitgehend ungenutzt.

Dazu gehört – neben dem räumlich unabhängigen Arbeiten –, dass Dokumente

  • gleichzeitig von mehreren Personen eingesehen werden können,
  • schneller gefunden werden, wenn sie verschlagwortet oder mit einer OCR-Software ausgelesen sind,
  • mit entsprechenden Workflow-Lösungen digital durch den dazugehörigen Prozess gesteuert werden und
  • platzsparender sowie DSGVO-konform aufbewahrt werden können.

Individuelle Posteingangsverarbeitung nach einem definierten Qualitätsstandard

Wir bei TROPPER arbeiten nicht nach Schema F, sondern erarbeiten mit unseren Kunden in einem gemeinsamen Workshop individuelle Prozesse und Herangehensweisen. Darüber hinaus trainieren wir unsere OCR-Technologien mit Musterdokumenten, klassifizieren die Briefe für die Folgeprozesse und führen Sichtkontrollen durch. Optional übernehmen wir auch das Weiterleiten der eingehenden Post an die zuständige Abteilung bzw. den zuständigen Mitarbeiter. Zudem hat jeder unserer Kunden einen persönlichen Ansprechpartner, der jederzeit kompetent Fragen beantwortet oder kurzfristig anfallende Anforderungen umsetzt. Alle Serviceleistungen, die wir im Rahmen einer digitalen Posteingangsverarbeitung anbieten, können Sie hier nachlesen.

Nicht zuletzt stellen wir mit unserem TDS Archiv eine cloudbasierte Archivsoftware zur Verfügung, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf den digitalen Posteingang und andere geschäftsrelevante Dokumente ermöglicht. Für die Nutzung von TDS Archiv sind lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser erforderlich. Aufgrund dieses direkten Einsatzes der Software ohne Installationsaufwand ist TDS Archiv vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

Wenn auch Sie von einer auf Sie zugeschnittenen Posteingangsverarbeitung profitieren wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.