Online-Clearing vereinfacht Digitalisierungsprojekte

Als kompetenter Dienstleister und Experte für die Digitalisierung von Informationen sowie deren nachgelagerte Veredelung ist es unser Anspruch, mit reibungslosen Abläufen und bestmöglicher Qualität unsere Kunden zu unterstützen. Hierfür haben wir zahlreiche Maßnahmen ergriffen, wie etwa unser selbstentwickeltes Clearing-Tool.

Wann kommt das Clearing-Tool zum Einsatz?

Trotz vorbereitender Workshops und der Zurverfügungstellung von Musterakten kann es in Digitalisierungsprojekten vorkommen, dass wir ein Dokument nicht eindeutig klassifizieren können. Das ist sowohl bei zeitlich begrenzten Projekten wie der Digitalisierung von Bestandsakten – etwa Personalakten, Kreditakten oder Immobilienakten – möglich als auch bei langfristigen Projekten wie der Digitalisierung des HR-Tagesgeschäfts. Aus verschiedenen Gründen ist es sinnvoll, diese Sonderfälle mit dem Kunden direkt zu klären. Genau dies ermöglicht unser Clearing-Tool.

Was verbirgt sich konkret hinter dem Clearing-Tool?

Dabei handelt es sich um eine Browser-basierte Anwendung, in der unsere Mitarbeiter klärungsbedürftige Dokumente hochladen. Da diese Unterlagen sensible Informationen beinhalten können, beispielsweise Personalstammdaten, ist das Clearing-Tool mit umfassenden Sicherheitsfunktionen ausgestattet. So können nur benannte Mitarbeiter unserer Kunden von ihrem Arbeitsplatzrechner auf das Clearing-Tool zugreifen und sich mit der Eingabe des Benutzernamens sowie des Kennworts authentifizieren. Anschließend bestimmen sie die geforderte Dokumentenart, die wir dann in den weiteren Digitalisierungsprozess übernehmen.

Welche Vorteile sind mit der Clearing-Lösung verbunden?

Ziel der Clearing-Lösung ist es, unsere Kunden direkt in das Digitalisierungsprojekt einzubinden, um Sonderfälle zeitsparend zu klären. Dieses Vorgehen ist für beide Seiten vorteilhaft. Wir als Dienstleister können den Digitalisierungsprozess ohne zeitliche Verzögerung fortsetzen, und unsere Kunden erhalten die Digitalisate schnell und korrekt klassifiziert. Unsere Mitarbeiter wiederum lernen, wie in solchen Fällen verfahren werden soll.

Neben dem Einsatz der Clearing-Lösung steht unseren Kunden übrigens vor, während und nach dem Projekt auch ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung, um aufkommende Fragen schnell zu klären. Darüber hinaus erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden vorab einen detaillierten Ablaufplan, geben ihnen einen transparenten Einblick in unsere Arbeitsweise und informieren sie proaktiv über den Projektverlauf.

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