Digitaler Posteingang als Basis für New Work

Obwohl die Homeoffice-Pflicht seit dem 1. Juli 2021 aufgehoben ist, lag der Anteil der Beschäftigten, die zumindest teilweise zu Hause arbeiten, im August laut Statista bei rund 24 Prozent. Insofern sind Unternehmen weiterhin gefordert, ihren Mitarbeitern einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente zu ermöglichen. Dies gilt auch für den täglichen Posteingang, der in der Regel Auslöser für weitere Prozesse ist. Typische Beispiele sind Rechnungen, Bestellungen oder Kundenanfragen.

Es liegt auf der Hand, dass Mitarbeiter im Homeoffice keine Möglichkeit haben, die im Unternehmen eingehende Briefpost einzusehen. Die Weiterleitung über einen Botendienst ist keine praktikable Lösung, da sie zum einen organisatorisch nur schwer zu stemmen ist und zum anderen die Dokumente dann in der Unternehmenszentrale fehlen. Auch die Vorgaben der DSGVO werden verletzt, wenn Briefe mit persönlichen Daten ungesichert auf dem privaten Küchentisch liegen.

Die Frage, die sich also stellt, ist, wie die Post zur Bearbeitung zeitnah ins Homeoffice gelangt und zugleich weiterhin im Unternehmen verfügbar ist. Schließlich warten Kunden ungern auf die Beantwortung ihrer Bestellungen oder Anliegen, und Eingangsrechnungen sollten innerhalb des Zahlungsziels beglichen werden.

Die Antwort lautet, den Posteingang zu digitalisieren und in einem zentralen Enterprise-Content-Management-System abzulegen. Als Alternative zu einem ECM-System und als Einstiegslösung bietet sich unser TDS Archiv an. Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Archivsoftware, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente ermöglicht. Im Vergleich zu herkömmlichen Cloudspeicher-Lösungen wie beispielsweise Dropbox oder SharePoint beinhaltet unser TDS Archiv weitergehende Funktionen. Dazu gehören unter anderem

• die revisionssichere Archivierung gemäß Anforderungen den GoBD,
• umfassende Recherchefunktionen,
• eine flexible Einrichtung beliebiger Aktenstrukturen, z. B. Immobilien- oder Vertragsakten und
• die Versionshistorie.

Für die Nutzung von TDS Archiv ist lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser erforderlich. Aufgrund dieses direkten Einsatzes der Software ohne Installationsaufwand ist TDS Archiv vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für einzelne Abteilungen geeignet.

Für die Digitalisierung des Posteingangs sprechen aber noch weitere Argumente als nur das eines räumlich unabhängigen Arbeitens. Dazu gehört beispielsweise, dass Dokumente

• gleichzeitig von mehreren Personen eingesehen werden können,
• schneller gefunden werden, wenn sie verschlagwortet oder mit einer OCR-Software ausgelesen sind,
• mit entsprechenden Workflow-Lösungen digital durch den dazugehörigen Prozess gesteuert werden und
• platzsparender sowie DSGVO-konform aufbewahrt werden können.

Von diesen Vorteilen profitieren Unternehmen natürlich nicht nur in Homeoffice-Zeiten. Denn digitale Technologien machen die Arbeit generell einfacher. So gaben im Rahmen einer Befragung des Digitalverbands Bitkom 78 % der Teilnehmenden an, dass diese Technologien für sie unerlässlich seien, um ihren Tätigkeiten nachzugehen; 62 % sagten, diese würden sie bei der Arbeit motivieren.

Fazit: Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Viele Unternehmen haben die Vorteile inzwischen erkannt und gewähren ihren Beschäftigten zumindest teilweise die Arbeit in den eigenen vier Wänden. Mit der Digitalisierung des Posteingangs und einer zentralen digitalen Aufbewahrung werden wichtige Grundlagen geschaffen, damit New Work tatsächlich funktioniert.

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