Das Dokumentendatum als Dateiattribut beschleunigt Prozesse in HR-Abteilungen

Die digitale Personalakte entlastet HR-Verantwortliche weitestgehend von administrativen Aufgaben, sodass sie mehr Zeit haben, geeignete Mitarbeiter zu finden, sie zu fördern und auch zu binden. Hierfür sollten neben neu angelegten Dokumenten auch die Bestandsunterlagen digitalisiert vorliegen. Um das Potenzial digitaler Personalakten voll ausschöpfen zu können, ist es außerdem unerlässlich, die darin enthaltenen Dokumente zu klassifizieren und mit dem tatsächlichen Dokumentendatum zu versehen.

Was gilt als Dokumentendatum bei Personalunterlagen?

Das Dokumentendatum bei Personalunterlagen gibt an, wann ein Dokument erstellt, unterschrieben oder rechtskräftig wurde. Bei Arbeitsverträgen ist dies beispielsweise das Eintrittsdatum eines Mitarbeiters, bei Lohnjournalen jener Tag, an dem sie generiert wurden.

Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Personalunterlagen beachten

Personalakten müssen laut dem Gesetzgeber über Jahre aufbewahrt werden. Erfolgt dies papierbasiert, geht nicht nur viel Platz verloren. Auch müssen HR-Verantwortliche einen Großteil ihrer Zeit für Verwaltungstätigkeiten ver(sch)wenden. Hierzu gehört unter anderem die Sicherstellung der Aufbewahrungs- und Löschfristen. Konkret gelten folgende Regelungen:

• Allgemeine Personalunterlagen, wie Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder Zusatzvereinbarungen, sind so lange aufzubewahren, wie der Arbeitnehmer Ansprüche geltend machen könnte. Hier schreibt § 195 BGB eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vor.
• Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, wie Lohnjournale und Buchungsbelege, müssen laut der Abgabenordnung zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Beitragsabrechnungen gegenüber Sozialversicherungsträgern werden fünf Jahre aufbewahrt (§ 165 SGB VII).
• Dokumente, aus denen Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge hervorgehen, sollten nach § 18a BetrAVG 30 Jahre aufbewahrt werden.
• Bewerbungsunterlagen müssen nach sechs Monaten vernichtet werden, sofern dem Kandidaten eine Absage erteilt worden ist.

Ist der Zeitpunkt gekommen, zu dem Unterlagen vernichtet werden können oder sogar müssen, gestaltet sich dieser Prozess je nach Aktenführung unterschiedlich, was folgende Gegenüberstellung zweier fiktiver Unternehmen verdeutlicht:

• Die Meyer Analog GmbH beschäftigt 200 Mitarbeiter und bewahrt deren Personalakten als Papier auf. Jedes Jahr ist die Personalabteilung gefordert, die einzelnen Register der Akten händisch durchzugehen, um Unterlagen, die vernichtet werden sollen, auszusortieren. Optimistisch geschätzt sind dafür pro Personalakte 30 Minuten erforderlich. Das ergibt jährlich 100 Stunden und bei Lohnkosten von 60 € pro Stunde einen finanziellen Aufwand von 6.000 € – die Zeit für das Schreddern der Unterlagen nicht eingerechnet.
• Die Meyer Digital GmbH beschäftigt ebenfalls 200 Mitarbeiter und hat sich bereits vor längerer Zeit dazu entschieden, ihre Personalakten digitalisiert aufzubewahren. Dabei sind die Digitalisate nach ihrem Typ entsprechend der Dokumentenstruktur der Meyer Digital GmbH wie Arbeitsvertrag, Beitragsabrechnung oder Gehaltsnachweis, klassifiziert und auch mit dem Dokumentendatum versehen. Die Personalverantwortlichen können so mithilfe einer einfachen Suche die zu vernichtenden Unterlagen selektieren und zum Löschen freigeben. Das Ganze ist innerhalb weniger Minuten erledigt.

Dokumentendatum erinnert an Schulungsmaßnahmen und Rezertifizierungen

Wenn bei Nachweisen von Schulungsmaßnahmen oder Zertifikaten das Dokumentendatum hinterlegt ist, haben HR-Verantwortliche jederzeit eine Übersicht darüber, wann diese erneuert werden müssen. Sie können dann die jeweiligen Mitarbeiter daran erinnern und sie rechtzeitig anmelden. Und es geht noch einfacher: Personalmanagement-Lösungen können ausgehend vom Dokumentendatum automatisch Prozesse starten und generieren eigenständig die Erinnerungsschreiben.

Schnellere Suchergebnisse dank des Dokumentendatums erzielen

Die Zufriedenheit der Anwender steigt auch insofern, als sie die Möglichkeit haben, anhand von Datumsangaben oder Zeiträumen zu suchen. Gerade bei vielen Mitarbeitern kann sich die Suche nach Dokumenten, etwa Lohnabrechnungen, aus einem bestimmten Zeitraum mühselig gestalten. In ECM-Systemen lässt sich die Zeitspanne direkt in der Abfrage definieren, sodass Anwender schneller die relevanten Dokumente finden.

Um ganzheitlich von digitalen Personalunterlagen zu profitieren, ist es unerlässlich, sie mit dem tatsächlichen Dokumentendatum zu versehen. Wenn auch Sie diesen Vorteil nutzen wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme – unabhängig davon, ob Ihre Personalakten noch analog oder bereits digital vorliegen. Übrigens können wir digitale Unterlagen nicht nur um das Dokumentendatum ergänzen, sondern sie auch gleich noch optimieren, etwa klassifizieren oder neu strukturieren.