Erfolgreiches Digitalisieren von Dokumenten – deutlich mehr als bloßes Scannen

In zwei Artikeln haben wir uns bereits mit den Anforderungen beschäftigt, die sich im Rahmen der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts sowie für eine reibungslose Logistik zwischen Unternehmen und Scandienstleister an Letzteren stellen. In diesem Beitrag geht es nunmehr um die Verarbeitung von Dokumenten. Hierauf sollten Unternehmen ihr besonderes Augenmerk richten, schließlich steht und fällt die weitere Nutzung der digitalen Dokumente mit ihrer Verarbeitungsqualität.

Konkret sind nach unserer Erfahrung folgende Punkte wichtig:

• Dokumentendatum hinterlegen
  Zahlreiche Dokumente unterliegen Fristen, nach denen sie gelöscht werden müssen bzw. dürfen, wie beispielsweise Rechnungen oder Dokumente aus der Personalakte. Deshalb sollten Dienstleister die gescannten Dokumente mit einem Datum versehen, das ECM-Systeme wie enaio von OPTIMAL SYSTEMS nutzen, um Anwendern abhängig vom Typ jene Dokumente anzuzeigen, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. Der Anwender entscheidet dann, ob das Dokument tatsächlich gelöscht werden soll.
• Automatisierte Verarbeitung
  Damit Bestandsakten oder die tägliche Briefpost digitalisiert und in der vertraglich vorgegebenen Qualität zügig verarbeitet werden, sollten Unternehmen sich für einen Dienstleister entscheiden, der in seinen innerbetrieblichen Prozessen über einen hohen Automatisierungsgrad verfügt.
• Zusammenfügen von Dokumenten in einer Akte
  Insbesondere Bau- oder Immobilienakten beinhalten häufig neben Verträgen und Rechnungen auch großformatige Pläne und Grundrisse. Dienstleister sollten in der Lage sein, diese a) mit geeigneten Scannern zu digitalisieren und b) die heterogenen Inhalte in einer Akte zusammenzufügen. Unternehmen sind somit nicht gezwungen, die Digitalisate verteilt auf ihrem Server zu speichern und sie in unterschiedlichen Dateiverzeichnissen suchen. Ähnliches gilt für Dokumente, die geöst oder gesiegelt sind und deren Siegel im Rahmen der Digitalisierung nicht beschädigt werden darf.
• Visuelle Qualitätssicherung
  Unabhängig von automatisierten Prozessen ist es bei bestimmten Akten empfehlenswert, als Dienstleister eine visuelle Qualitätssicherung anzubieten. Diese kann vollständig sein, also alle gescannten Seiten einer Akte umfassen oder selektiv erfolgen, das heißt nur bestimmte Dokumentenarten, zum Beispiel Verträge, beinhalten bzw. stichprobenhaft sein. Hierbei ist darauf hinzuweisen, dass die vollständige Qualitätskontrolle – neben der Kontrolle der Lesbarkeit und Darstellung der Images – auch die Vollständigkeit der gescannten Akte prüft. Dies ist insbesondere notwendig, wenn Papierbelege später vernichtet werden sollen.
• Persönlicher Ansprechpartner
  Erfahrungsgemäß kommt es bei Digitalisierungsprojekten seitens des Auftraggebers immer wieder zu Rückfragen. Hierbei ist es essenziell, dass der Kunde über einen festen, namentlich bekannten Ansprechpartner beim Dienstleister verfügt, der als Leiter unmittelbar in das Projekt involviert ist, und nicht etwa eine zentrale Servicenummer wählen muss, die ihn im schlimmsten Fall in ein Call-Center führt. Wesentlich ist ebenso, dass der Projektleiter zu den vereinbarten Servicezeiten direkt erreichbar ist.

In unserer kleinen Artikelserie haben wir die Kriterien beschrieben, die bei der Auswahl eines Dienstleisters für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt angelegt werden sollten. Selbstverständlich erfüllen wir diese Aspekte und viele weitere, um die Erwartungen unserer Kunden vollständig zu erfüllen. Überzeugen Sie sich selbst davon und skizzieren Sie im Rahmen eines unverbindlichen Beratungstermins Ihre Anforderungen an uns!