Deutsche Welle legt mit digitalisierten Personalakten das Fundament für optimierte Prozesse

Die Deutsche Welle, der internationale Auslandssender der Bundesrepublik Deutschland, verfolgt das Ziel, sich im HR-Bereich effizienter aufzustellen. Der erste Schritt dorthin – die Digitalisierung der Personalakten – ist mit Unterstützung der TROPPER DATA SERVICE AG bereits erfolgreich gelungen.

Digitalisierung als Grundlage für mehr Effizienz
Bis Ende 2024 arbeitete die Deutsche Welle mit Personalakten sowie Unterlagen zur Altersvorsorge in Papierform an ihren Standorten in Bonn und Berlin. Mit der Lagerung in mehreren Gebäudekellern waren erhebliche Nachteile verbunden: vor allem lange Wege- und Suchzeiten sowie eine verzögerte Bearbeitung, da stets nur eine Person auf die Akten zugreifen konnte. Eine standortübergreifende Bearbeitung der Unterlagen war mit hohem Aufwand verbunden.

„Damit wir uns im HR-Bereich insgesamt effizienter aufstellen können, war es zunächst erforderlich, diese Akten zu digitalisieren“, erläutert Jan Siebert, Head of People Management bei der Deutschen Welle. Das Projekt umfasste rund 2.200 Akten von Festangestellten, etwa 830 von freien Mitarbeitenden sowie 1.800 Dokumente rund um die Altersvorsorge.

Die Deutsche Welle, als öffentlich-rechtliches Medienhaus, startete deshalb im Oktober 2023 eine Ausschreibung. Diese konnte die TROPPER DATA SERVICE AG aufgrund des wirtschaftlich besten Angebots für sich entscheiden. Zudem war der spezialisierte Dienstleister in der Lage, die weiteren Anforderungen der Deutschen Welle zu erfüllen. Hierzu gehörten spezifische Absicherungen der Serverinfrastruktur sowie eine flexible Preisgestaltung pro Seite oder Farbmodus. Ein weiteres Argument war, dass TROPPER mit Produktionsstandorten in Leverkusen und Neuenhagen bei Berlin vertreten ist und die Akten der Deutschen Welle somit in direkter Nähe verarbeiten konnte.

Reibungsloser Projektverlauf
Den Beginn der Zusammenarbeit markierten zwei gemeinsame Workshops. In deren Vorfeld hatte die Deutsche Welle bereits Dokumentenkategorien und Aktenstrukturen für ihre beiden Standorte definiert. Diese haben die Projektbeteiligten gemeinsam abgestimmt und rund 200 Dokumentenkategorien für die Klassifizierung festgelegt. Anschließend digitalisierte TROPPER im Rahmen einer Nullserie eine repräsentative Auswahl von Akten entsprechend der Vorgaben aus dem Workshop. Nach erfolgreicher Prüfung durch alle Beteiligten erhielt der Dokumentendienstleister die Freigabe zur Digitalisierung aller Personalakten und Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge.

Der Transport der Akten erfolgte in vier Chargen von Bonn und Berlin zu den Produktionsstandorten in Leverkusen und Neuenhagen: in verplombten Datenschutzkoffern, mit firmeneigenen Fahrern und GPS-überwachten Fahrzeugen. Anschließend erhielt die Deutsche Welle eine Protokolldatei, in der die Verantwortlichen nachvollziehen konnten, dass alle vorgesehenen Akten abgeholt und bei TROPPER vollzählig erfasst worden waren. Nach der Ankunft wurden die Akten aufbereitet, die einzelnen Dokumente digitalisiert sowie klassifiziert und schließlich über SFTP in das Zielsystem forpeople der forcont business technology gmbh übertragen.

Im Projektverlauf benötigte die Deutsche Welle gelegentlich Akten, die sich gerade bei TROPPER in der Verarbeitung befanden. Das Unternehmen zog diese dann zum Scannen vor und stellte sie seinem Kunden in kürzester Zeit digital zur Verfügung.

„Der gesamte Ablauf hat reibungslos funktioniert und wir hatten auch in puncto Datenschutz stets ein gutes Gefühl“, erinnert sich Jan Siebert. „Außerdem konnte TROPPER die Dokumente anhand der Liste mit 260 Arten sehr zuverlässig klassifizieren. Es gab nur wenige Zweifelsfälle, die wir allerdings über die Klassifizierung zum Clearing lösen konnten. Unsere Fragen wurden schnell und kompetent beantwortet, und wir konnten den Projektstatus jederzeit transparent nachvollziehen.“

Zeitersparnis, Automatisierung, paralleles Arbeiten
Heute können Mitarbeitende direkt aus forpeople über den Personennamen bzw. die Personalnummer auf die entsprechenden Akten zugreifen oder Dokumente gezielt über die Dokumentenstruktur finden. Durch die Digitalisierung ist jetzt auch eine parallele Nutzung der Akten möglich. So kann beispielsweise die Personalbetreuung auch dann gewährleistet werden, wenn die Rechtsabteilung zur Fallvorbereitung gerade Aktenteile benötigt oder das Finanzwesen darin Bescheinigungen ablegt. Durch die Granularisierung der Dokumentenkategorien lassen sich zusätzlich Auswertungen sehr schnell erstellen.

Aktuell hinterlegt die Deutsche Welle für die unterschiedlichen Dokumentenkategorien spezifische Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen mit verschiedenen Startzeitpunkten wie dem Eintritt oder dem Tod eines Arbeitnehmers. „Dadurch stellen wir sicher, dass wir die Unterlagen gemäß DSGVO nur so lange vorhalten, wie es nötig und gestattet ist. Früher mussten die Kollegen dafür in den Keller gehen und die Unterlagen manuell aus den Papierakten entnehmen“, so Jan Siebert. Neu eingehende Papierdokumente werden über eine in den Scannern integrierte Routine verschlagwortet und automatisch in den jeweiligen Registern der digitalen Personalakten abgelegt.

Nächste Schritte
Die Digitalisierung der Papierakten ist für die Deutsche Welle der erste Schritt, um sich im HR-Bereich effizienter aufzustellen. Als Nächstes sollen Dokumente über Vorlagen aus forpeople erstellt werden: deutlich schneller und weniger fehleranfällig als bisher mit Word. Außerdem plant die Organisation, weitere digitale Prozesse zu etablieren, etwa die Vertragserstellung inklusive der Genehmigungsschleifen über die Geschäftsleitung und den Betriebsrat.

„Dank TROPPER haben wir eine gute Grundlage gelegt, unsere HR-Prozesse nachhaltig zu optimieren. Die Zusammenarbeit lief hervorragend, sodass wir das Unternehmen gern weiterempfehlen“, resümiert Jan Siebert abschließend.