Creditplus Bank beschleunigt mit TROPPER Auszahlungsprozess um 25 Prozent

Die Creditplus Bank AG mit Sitz in Stuttgart arbeitet bereits seit mehreren Jahren mit TROPPER zusammen. Der Dokumentendienstleister hat zunächst Kreditanträge inklusive dazugehöriger Unterlagen nach der Sachbearbeitung digitalisiert und der Creditplus Bank zur Verfügung gestellt (Stichwort: spätes Scannen). Diese Herangehensweise sorgte zwar für eine elektronische Archivierung der Dokumente, konnte allerdings das Papier nicht aus dem Bearbeitungsprozess eliminieren. Um nun den Auszahlungsprozess weitgehend zu automatisieren, entschied sich der Finanzdienstleister im Dezember 2018 dazu, Kreditanträge inklusive der dazugehörigen Unterlagen sofort nach Eingang zu digitalisieren – und nicht erst am Ende des Prozesses (Stichwort: frühes Scannen). Auch hierbei setzt die Creditplus Bank auf die Expertise von TROPPER.

Papier als Bremsklotz bei der Sachbearbeitung
Bevor die Creditplus Bank diesen Wechsel vollzog, unterhielt jeder Standort eine eigene Poststelle. Diese hat die eingehenden Briefe geöffnet, sortiert und geprüft, ob es sich um Neuanträge oder um Dokumente zu bestehenden Anträgen handelt. Anschließend wurden die Dokumente händisch an die zuständigen Abteilungen zur weiteren Bearbeitung übergeben. Erst nach Auszahlung des Kredits erhielt TROPPER die Unterlagen zur Digitalisierung.

„Der gesamte Bearbeitungsprozess basierte also weiterhin auf Papier, was zahlreiche Nachteile hatte“, sagt Dennis Winkler, Leiter Zentrale Auszahlung bei der Creditplus Bank. „So gaben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen einer Befragung beispielsweise an, dass sie Verträge mehrfach in die Hand nehmen müssten, ihnen einfach die Transparenz fehle oder aber Dokumente keinem Antrag zuzuordnen seien.“

Traten Kunden zudem unmittelbar nach der Auszahlung nochmals an die Bank heran, um beispielsweise die Kreditsumme zu erhöhen, konnten die Sachbearbeiter nur dann auf die Dokumente zugreifen, wenn diese dem jeweiligen Sachbearbeiter noch vorlagen oder aber bereits durch TROPPER digitalisiert wurden und im zentralen Archivsystem hinterlegt waren.

Aus diesen Gründen hat sich der Finanzdienstleister entschieden, Kreditanträge und die von den Kunden eingereichten Unterlagen vor der Sachbearbeitung durch TROPPER digitalisieren zu lassen und damit auch den Auszahlungsprozess zu beschleunigen.

TROPPER verarbeitet 1.500 Dokumente pro Tag
Um sicherzustellen, dass TROPPER ausschließlich jenen Posteingang erhält, der mit dem Auszahlungsprozess im Zusammenhang steht, verwendet die Creditplus Bank in der Kommunikation rund um die Kreditvergabe ein Postfach, das von TROPPER geleert wird. Der Dienstleister digitalisiert unter Verwendung der neuesten OCR- bzw. KI-Technologien die dort eingehenden Dokumente und bearbeitet sie anschließend manuell nach. Hierbei setzt TROPPER auf die Expertise aus 20-jähriger Erfahrung im Bankenumfeld. TROPPER verarbeitet und überträgt stündlich die Dokumente in das Archivsystem d.3 der Creditplus Bank, sodass am frühen Nachmittag desselben Arbeitstags alle Dokumente komplett übergeben wurden. Auf diese greift dann das auf Open Source basierende Workflow-Management-System Activiti zu. Darin sind Algorithmen zur Genehmigung von Krediten hinterlegt, die selbstständig entscheiden, ob die vom Kunden eingereichten Unterlagen automatisch oder aber manuell geprüft werden müssen. Die stündliche Übertragung der Dokumente durch TROPPER gewährleistet eine kontinuierliche Versorgung der nachgelagerten Prozesse der Bank wie Antragsprüfung, -genehmigung und Auszahlung.

Neben dem analogen Posteingang indiziert und verarbeitet TROPPER auch die eingehenden E-Mails samt Anhänge. Dazu werden die E-Mails an den Dienstleister weitergeleitet, der die Anhänge sichtet und anschließend indiziert in d.3 hochlädt. So ist sichergestellt, dass sämtliche Unterlagen zu einem Kreditantrag im d.3-System von den Sachbearbeitern der Creditplus Bank zusammenhängend abgerufen werden können – unabhängig davon, ob sie postalisch oder per E-Mail eingehen.

Umstieg auf frühes Scannen hat sich in mehrfacher Hinsicht gelohnt
„Der Wechsel vom späten zum frühen Scannen war aus mehreren Gründen absolut richtig“, zeigt sich Dennis Winkler zufrieden. „Wir sparen nicht nur die Poststellen an unseren Standorten ein, sondern vor allem sehr viel Zeit, weil alle Dokumente digital vorhanden sind und die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter direkt darauf zugreifen können. Das gelingt sogar aus dem Homeoffice. Zudem ist transparent nachvollziehbar, welche Dokumente zu welchem Antrag gehören. Auch das Suchen nach Unterlagen entfällt. Insgesamt konnten wir die Auszahlungsgeschwindigkeit von Krediten um etwa 25 Prozent steigern.“

Über die Creditplus Bank AG:
Die Creditplus Bank AG mit Sitz in Stuttgart hat mehr als 550.000 Kundinnen und Kunden. Die Bank hat 20 Filialen und beschäftigt mehr als 700 Mitarbeitende. Das Unternehmen gehört über die französische Konsumfinanzierungsgruppe CA Consumer Finance S.A. zum Crédit-Agricole-Konzern, der in 19 Ländern vertreten ist.