TROPPER unterstützt die WGLi Wohnungsgenossenschaft Lichtenberg eG bei der Einführung einer digitalen Mieterakte

Verträge, Meldeprotokolle, Dokumentationen von Versicherungsschäden bzw. Instandsetzungen, Mitgliederunterlagen – Mieterakten sind für Wohnungsgenossenschaften in zahlreichen Geschäftsprozessen unabdingbar. Diese Akten digital statt in Papierform aufzubewahren, hat zahlreiche Vorteile. So ist unter anderem ein unmittelbarer Zugriff parallel von mehreren Arbeitsplätzen möglich. Außerdem können digitale Mieterakten effektiver durchsucht werden, benötigen weniger Platz und beschleunigen die interne Prozessverarbeitung. Zusätzlich wird die Mieterzufriedenheit durch eine verbesserte Auskunftsfähigkeit nachhaltig gesteigert.

Von diesen Vorteilen wollte auch die WGLi profitieren und entschied sich deshalb 2020, ihren Bestand von 12.000 Mieterakten mit rund 600.000 Dokumenten zu digitalisieren. „Uns störte vor allem das mühsame Handling der Papierakten“, sagt Norman Mannchen, der für das Bestandsmanagement der WGLi tätig ist. „Die Akten wurden in unserer Poststelle aufbewahrt, von wo sie sich die Mitarbeiter ausgeliehen haben. Auf einer Ausleihliste wurde vermerkt, wo sich die Akte dann jeweils befindet. Besonders zeitraubend war das Prozedere, wenn Akten von unserer Zweigstelle benötigt wurden und dann hin- und hertransportiert werden mussten. 2019 wurden beispielsweise 1.800 Akten aus der Poststelle ausgeliehen, was sehr arbeits- und zeitaufwendig war.“

Um den passenden Digitalisierungspartner zu finden, tauschte sich die WGLi mit anderen Genossenschaften aus, die bereits ihre Mieterakten digitalisiert hatten. Bei diesen Gesprächen erfuhren die Projektverantwortlichen von den durchweg positiven Erfahrungen mit der TROPPER DATA SERVICE AG. Aufgrund dieser Empfehlungen und der regionalen Nähe entschied sich schließlich auch die WGLi für eine Zusammenarbeit mit dem Dokumentendienstleister.

Die Projektbeteiligten legten zunächst fest, dass pro Mieterakte eine durchsuchbare PDF-Datei erstellt wird. Die TROPPER DATA SERVICE AG lud diese nach der Digitalisierung in eine Cloud hoch, von wo wiederum die WGLi die PDFs in ihr Enterprise-Content-Management-System EASY Documents integrierte. Über die eingelegten Deckblätter mit QR-Codes konnten die Akten mit der korrekten Bezeichnung in das ECM-System zugeordnet werden.

„TROPPER hat uns die Akten sehr schnell digitalisiert zur Verfügung gestellt, sodass wir sogar früher als geplant fertig wurden“, freut sich Norman Mannchen. „Die Zusammenarbeit hat wunderbar funktioniert.“

Die Mitarbeiter der WGLi können seitdem über Eingabe des Mieter- bzw. Mitgliedsnamens sowie der Wohnungsbezeichnung direkt auf die Akten zugreifen und haben Einblick in sämtliche Informationen. So lassen sich auch im Vertretungsfall Fragen schnell und kompetent beantworten. Über die in EASY Documents integrierten Workflow-Komponenten werden zudem Vorgänge digital abbildet und somit Prozesse beschleunigt. Darüber hinaus wurde in dem ECM-System eine Aktenstruktur integriert. Neue Dokumente, die im Tagesgeschäft entstehen, digitalisiert die Poststelle der WGLi und der spätere Sachbearbeiter ordnet sie dann entsprechend der Aktenstruktur in EASY Documents ein.

„Die elektronische Mieterakte ist für uns das neue zentrale Werkzeug, das von Sachbearbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen genutzt wird. Dazu zählt das Bestandsmanagement, aber auch beispielsweise das Finanz- und das Rechnungswesen, die Mitgliederbetreuung sowie die Rechtsabteilung“, sagt Norman Mannchen. „Das funktioniert auch jetzt, wo ein Teil der Belegschaft mobil arbeitet.“

Über die Zusammenarbeit mit der TROPPER DATA SERVICE AG weiß Norman Mannchen abschließend nur Positives zu berichten: „Wir fühlten uns von der Projektvorbereitung über die Durchführung bis zum Abschluss sehr gut betreut. Jederzeit konnte uns TROPPER offene Fragen unmittelbar und kompetent beantworten. Ein großes Dankeschön an das gesamte TROPPER-Team!“

Über die WGLi:
Die WGLi Wohnungsgenossenschaft Lichtenberg eG wurde 1954 in Berlin gegründet. Sie hat 10.986 Mitglieder und einen Bestand von 112 Wohnbauten in den Wohngebieten Fennpfuhl und Friedrichsfelde-Süd in Berlin-Lichtenberg. In den Gebäuden befinden sich mehr als 10.000 Wohnungen (Stand 31.12.2020).