LÖSUNGEN FÜR DIE IMMOBILIENBRANCHE

Verträge, Rechnungen, Grundrisse, Protokolle, Korrespondenzen mit Handwerkern, Mietern und Eigentümern … Wohnungsunternehmen, Immobilien- und Hausverwaltungen arbeiten im Tagesgeschäft mit zahllosen Dokumenten. Liegen diese papierbasiert vor, platzt die Ablage schnell aus allen Nähten. Vor allem aber stehen die Dokumente dann nicht unmittelbar im Zugriff, sondern müssen erst aufwändig in Aktenordnern gesucht werden. Bisweilen ist selbst der betreffende Aktenordner nicht verfügbar, sondern liegt auf dem Schreibtisch eines Kollegen oder befindet sich in einer Außenstelle. Kurzum: An eine schnelle Bearbeitung von Anliegen der Mieter oder Vermieter ist nicht zu denken. Der „Datenträger“ Papier erweist sich im Alltag schlichtweg als Bremsklotz.

Machen Sie noch immer ähnliche Erfahrungen? Dann haben wir die passenden Lösungen für Sie:

Mit der digitalen Immobilienakte bzw. digitalen Mieterakte haben Sie sämtliche Dokumente auf Knopfdruck zur Hand. Sie erlangen maximale Transparenz und eine vollständige Sicht auf alle zu einem Objekt gehörenden Dokumente – eine gute Basis, um Prozesse zu optimieren und sich so mehr Zeit für die Betreuung Ihrer Mieter und Eigentümer zu verschaffen. Darüber hinaus sind sämtliche Dokumente platzsparend archiviert und beanspruchen somit keine teuren Regalmeter.

Dafür digitalisieren wir im ersten Schritt Ihre Bestandsakten, kategorisieren die Dokumente nach ihrem Typ – wie etwa Mietvertrag, Grundriss oder Versicherungspolice – und lesen sie per OCR im Volltext aus. Die so entstandenen PDF-Dateien einschließlich der zugehörigen Indexdaten übertragen wir über eine sichere Verbindung in Ihr Zielsystem, beispielsweise in ein Enterprise-Content-Management-System.

Das ist allerdings nur die Grundlage, denn schließlich erhalten Sie täglich weitere Dokumente, meist per Post oder E-Mail. Um auch diese in den digitalen Akten ablegen zu können, übernehmen wir die Digitalisierung des Posteingangs. Für Dokumente, die Sie per E-Mail erhalten, richten wir ein zentrales Mailpostfach ein, sodass diese Informationen ebenfalls zuverlässig in die digitale Immobilienakte bzw. digitale Mieterakte gelangen.

Sämtliche Informationen stehen Ihren Mitarbeitern so auf Knopfdruck zur Verfügung. Sie profitieren von einer höheren Effizienz, schlankeren Prozessen und kürzeren Entscheidungswegen.