Am 01.01.2025 treten die Änderungen des § 14 UStG zur Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten Unternehmen darauf vorbereitet sein, Eingangsrechnungen elektronisch zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist ein Baustein des „Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“, des sogenannten Wachstumschancengesetzes.
Zusätzlich ist das Thema E-Rechnung eng mit der geplanten Einführung eines einheitlichen digitalen Steuermeldesystems verknüpft.
Für B2B-Geschäfte werden als E-Rechnung entsprechend der EU-Norm EN 16931 nur bestimmte Formate akzeptiert, wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD in der jeweils aktuellen Version. Darüber hinaus existieren in anderen Ländern zahlreiche andere Formate.
WICHTIG: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung!
Mehr als zwei Millionen verarbeitete Rechnungen pro Jahr demonstrieren unsere Expertise, mit der wir unsere Kunden bei ihrer automatisierten Rechnungsverarbeitung unterstützen. Unternehmen profitieren von unseren erfahrenen Mitarbeitern, unserer Projektkompetenz und unseren passgenauen Services. Wir übernehmen den kompletten Prozess vom Empfang der Rechnung über die Validierung buchungsrelevanter Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten bis hin zur Konvertierung der Rechnungsdaten in das entsprechende Zielformat des Folgesystems.
Schnell: Durch die zügige Bearbeitung werden Skonti optimal ausgeschöpft. Je nach Berechtigung haben Mitarbeiter permanenten Zugriff auf die Unterlagen.
Automatisiert: Passen Rechnungs- mit Bestelldaten bis zu einer definierten Höhe überein, lassen sich Rechnungen sogar „dunkel“, also ohne zusätzliche Freigaberoutinen verbuchen.
Transparent: Mitarbeiter haben je nach Berechtigung permanenten Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente. Die entstehenden Kosten sind über einen fest vereinbarten Belegpreis jederzeit nachvollziehbar.
Flexibel: Im Freigabeprozess kann von verschiedenen Standorten und Abteilungen auf die Rechnungen zugegriffen werden.
Platzsparend: Die Rechnungen können elektronisch archiviert werden.
Kostensparend: Ressourcen für die Rechnungserfassung im Haus werden gespart, damit der Fokus wieder auf das Unternehmenskerngeschäft gelegt werden kann.
International: Wir verarbeiten Rechnungen aus allen europäischen sowie einigen außereuropäischen Ländern und berücksichtigen u.a. die unterschiedlichen Steuersätze.
Rechtssicher: Revisionssichere Ablage und Aufbewahrung nach aktuellen Vorgaben der DSGVO
Rundum-Service von TROPPER – So funktioniertʼs
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist technisch sehr aufwändig, da Unternehmen verschiedene gesetzliche Anforderungen und technische Standards berücksichtigen müssen.
TROPPER DATA SERVICE hilft Unternehmen, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich zu gestalten.
Wir bieten unseren Kunden einen kostensparenden Rundum-Service und übernehmen auf Wunsch den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung. Sollen einige Schritte unternehmensintern erfolgen, so stehen wir für eine ausführliche Beratung zur Verfügung und vervollständigen den Prozess. Wir verarbeiten sämtliche Eingangsrechnungen, unabhängig von ihrem Format und ihrer Quelle.
Beratung & Konzeption
Wir starten mit einem Workshop, in dem wir gemeinsam mit Ihnen die organisatorischen und technischen Projektdetails klären: Welche Rechnungsformate nutzen heute Ihre Lieferanten? Über welche Kanäle erhalten Sie Ihre Rechnungen? Sind Spezialfälle zu berücksichtigen? Welche Stamm- oder Bewegungsdaten stehen zum Abgleich der Rechnungen zur Verfügung? In welchem Inhouse-Format sollen die Rechnungsdaten übergeben werden?
Auf Basis der Workshop-Ergebnisse treffen wir mit Ihnen ein Service-Level-Agreement und stimmen die Prozesse ab, so dass der digitalen Rechnungsverarbeitung nichts mehr im Wege steht.
Logistik
Wir laden Ihre Eingangsrechnungen aus den unterschiedlichsten Portalen, z. B. Peppol oder Lieferantenportalen, herunter, womit für Sie eine hohe Zeitersparnis einhergeht. Darüber hinaus richten wir ein E-Mail-Postfach ein, über das wir Ihre per E-Mail zugestellten Eingangsrechnungen erhalten. Sollten Sie noch Papierrechnungen erhalten, so können diese an ein Postfach zugestellt werden, das wir leeren, oder wir holen die Unterlagen direkt bei Ihnen ab.
Verarbeitung & Veredelung
Eingehende XRechnungen werden mithilfe der Insiders-Lösung smart INVOICE als PDF-Datei von uns visualisiert. Bei ZUGFeRD-Rechnungen prüfen wir, ob die Daten der eingebetteten XML-Datei mit denen der PDF-Datei übereinstimmen. Darüber hinaus verarbeiten wir zahlreiche elektronische Rechnungsformate anderer europäischer Länder. Noch anfallende Papierbelege digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern.
Validierung & intensive Qualitätssicherung
Im ersten Schritt prüfen wir, ob die eingehenden Rechnungen formell die Kriterien von § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Bei fehlenden Angaben informieren wir Sie, sodass Sie mit den jeweiligen Lieferanten in Kontakt treten können. Innerhalb des Verarbeitungsprozesses validieren wir buchungsrelevante Informationen wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung, Positionsdaten, Steuersätze, Währungen, Zahlungsziele u. v. m. Optional gleichen wir die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen ab. Dabei prüfen unsere geschulten Mitarbeiter mögliche Abweichungen. Schließlich konvertieren wir die Rechnungsdaten in das Format der eingesetzten ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-Lösung.
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (VPN, SFTP) über ein zentrales Firewall-Management. Darüber hinaus setzen wir die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen Maßnahmen des IT-Grundschutzes um. Somit gewährleisten wir höchste Datensicherheit dank personalisierter Zutrittskontrollen, Videoüberwachung und geeigneter Brandschutzmaßnahmen.
TROPPER DATA SERVICE –Ihr Prozessoptimierer
Ob eingehende Rechnungen intern verarbeitet werden oder diese Aufgabe an einen externen Dienstleister delegiert wird, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die interne technische Umstellung auf E-Rechnungen anfangs sehr kostspielig ist. Hinzu kommt, dass Unternehmen verschiedene gesetzliche Anforderungen und technische Standards berücksichtigen müssen, die sich kontinuierlich ändern.
Mit unserem Full-Service-Angebot sind Sie auf der sicheren Seite. Neue E-Rechnungsformate oder Gesetzesänderungen fließen unmittelbar in unseren Verarbeitungsprozess ein. Als Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR) sitzen wir direkt an der Quelle und sind stets auf dem aktuellsten Stand.
Sie gewinnen mit uns einen zuverlässigen und kompetenten Partner, der Sie aktiv darin unterstützt, Ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Wir zentralisieren für unsere Kunden den hybriden Rechnungseingang und verarbeiten die Belege unabhängig davon, ob Lieferanten sie in einem Portal zur Verfügung stellen oder aber per E-Mail oder (noch) postalisch in Papierform schicken. Dabei sind wir in der Lage, neben XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen auch viele andere länderspezifische Formate zu verarbeiten.
Unsere akkurate Validierung versetzt Sie in die Lage, Ihre Eingangsrechnungen zu einem hohen Prozentsatz dunkel zu verarbeiten.
Sie erhalten schließlich die Datensätze so aufbereitet, dass Sie sie direkt in Ihre ERP- oder Finanzbuchhaltungslösung übernehmen können.
Als professioneller Rechnungs-Provider verarbeiten wir täglich große Mengen in kürzester Zeit mit Hilfe modernster Technologie. Damit reduzieren unsere Kunden Prozessdurchlaufzeiten signifikant und sparen Ressourcen für die Rechnungserfassung im Haus.
Wollen Sie die Prozesse bei der Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen optimieren? Dann lassen Sie uns reden!Claudia Felten, Vertrieb, PLZ 6–9
Wollen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungsbearbeitung verringern? Dann
lassen Sie uns sprechen.Toprak Özbey, Vertrieb, PLZ 0–5
