DIGITALE MIETERAKTE
Digitale Mieterakte: Alle Informationen auf einen Blick
Verträge, diverse Protokolle, Schriftverkehr zwischen den Parteien, Mieterhöhung, Nebenkostenabrechnungen, Dokumentationen von Versicherungsschäden und Instandsetzungen – Hausverwaltungen müssen in ihrem Tagesgeschäft auf unzählige Dokumente zugreifen. Werden diese analog als Papier verwaltet, so verlangsamt dies die Prozesse und drückt auf die Effizienz.
Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Abläufe schlank zu gestalten und eine transparente Übersicht über alle Mietverhältnisse zu erhalten. Der Schlüssel dazu sind digitale Mieterakten, die sämtliche Dokumente und Daten zum jeweiligen Mieter zentral zur Verfügung stellen. Damit leisten sie den entscheidenden Beitrag dazu, dass Mitarbeiter auf alle erforderlichen Informationen rund um die Mietverhältnisse schnell und zuverlässig zugreifen können. So beschleunigen digitale Mieterakten die Prozesse und benötigen zugleich weniger Platz als ihre papierbasierten Pendants.
Digitale Mieterakten für Hausverwaltungen
Mieterakten sind für Hausverwaltungen unabdingbarer Bestandteil zahlreicher ihrer Geschäftsprozesse. Diese Akten digital statt in Papierform aufzubewahren, hat folgende Vorteile:
- Übersichtlich: Alle Mieterdaten auf einen Blick dank der strukturierten Ablage ein- und ausgehender Dokumente
- Schnell: Sofortige Auskunftsfähigkeit bei Neuvermietungen oder Fragen von Mietern, Maklern und anderen
- Flexibel: Papierloses Arbeiten an verschiedenen Standorten
- Platzsparend: Aktenberge, ade – und mit einem Mausklick Zugriff auf alle Informationen
- Rechtssicher: Revisionssichere Ablage und Aufbewahrung nach aktuellen Vorgaben der DSGVO
Flexibles Wohnungs- und Immobilienmanagement von Heute
Professionelles Immobilienmanagement erleichtert die Arbeit deutlich. Die umfangreichen Daten, die in der Mieterkommunikation anfallen, werden in der digitalen Mieterakte zusammengefasst.
Dafür digitalisieren wir sämtliche Informationen – vom Post- und Rechnungseingang bis hin zu Mietverträgen sowie Protokollen – und stellen die Daten Ihren Fachabteilungen oder -anwendungen elektronisch zur Verfügung. Für Dokumente, die Sie per E-Mail erhalten, richten wir ein zentrales Mailpostfach ein, sodass diese Informationen ebenfalls zuverlässig in die digitale digitale Mieterakte gelangen.
In einem gemeinsamen Workshop analysieren wir die Ausgangssituation. Wir überprüfen die bestehende Archivstruktur, richten diese nach den aktuellen Prozessanforderungen aus und definieren ein gemeinsames Ziel. Dabei werden wichtige Parameter wie die künftige Aktenstruktur, Dokumentenkategorien oder eine mögliche datenschutzkonforme Entsorgung bzw. Erhaltung der Papierakten nach Einführung geklärt.
Nachdem der Status quo analysiert und das Ziel definiert ist, geht es an die konkrete Projektplanung. In dieser definieren wir einen realistischen Zeitplan mit konkreten Abläufen und Meilensteinen und klären die Investitionsplanung.
Die zu verarbeitenden Dokumente werden nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes unter anderem mittels GPS-überwachter Transportfahrzeuge zu einer unserer TROPPER-Produktionsstätte transportiert.
Bevor ein hochwertiger Scan erfolgen kann, werden die zu digitalisierenden Dokumente umfangreich aufbereitet. Der Scanvorgang erfolgt mithilfe modernster Hochleistungsscanner durch unsere erfahrenen Mitarbeiter*innen und zu jeder Zeit unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen.
Im nächsten Schritt erfolgen eindeutige und logische Klassifizierungen und Indizierungen der Immobilienakte. Während des gesamten Scanprozesses legen wir besonders großen Wert auf eine gründliche Qualitätskontrolle. Die gescannten Images werden eigenhändig von unseren Mitarbeitern*innen überprüft und mit den Papierunterlagen verglichen.
Die digitalen Images und Indexwerte werden gemäß den Kundenanforderungen über eine zertifizierte Schnittstelle bereitgestellt. Aufzubewahrende Papier-Dokumente werden datenschutzkonform an das Finanzinstitut zurückgesandt oder bei TROPPER eingelagert.
TROPPER DATA SERVICE – die Digitalisierungsexperten
Wir, die TROPPER DATA SERVICE AG sind ein führendes Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen für Dokumenten-Management und spezialisiert auf die Digitalisierung und Datenverarbeitung. Seit 2003 digitalisieren wir Immobilienakten und migrieren diese für unsere Kunden in unterschiedlichste IT-Systeme. Kunden profitieren neben individuellen Problemlösungen und einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis von unserer Flexibilität und der zielführenden Projektausrichtung.
Darüber hinaus garantieren wir unseren Kunden bei allen Schritten des jeweiligen Digitalisierungsprozesses höchsten Datenschutz und Sicherheit durch:
- Personalisierte Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Brandschutzmaßnahmen
- Strikte logische und physikalische Trennung der Produktionsnetze von den Verwaltungsnetzen
- Orientierung an den vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen Maßnahmen des IT-Grundschutzes
- Verschlüsselte Datenübertragung (VPN, SFTP) und ein zentrales Firewall-Management.