Saubere Scans zeitnah im System – So globalisiert Bayer seine Reisekostenabrechnung
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16.04.2014

Saubere Scans zeitnah im System – So globalisiert Bayer seine Reisekostenabrechnung

In einem international tätigen Konzern wie Bayer wird viel gereist. 8.000 Reisekostenabrechnungen fallen monatlich allein bei dem Chemisch- Pharmazeutischen Unternehmen und seinen Tochtergesellschaften mit ihren 35.000 Beschäftigten in Deutschland an. Dazu gehören Tausende Belege, die zeitnah zuzuordnen und zu prüfen sind. Weil Bayer hierfür einen komplett digitalen Prozess eingerichtet hat, bekommt jeder Mitarbeiter bereits heute nach durchschnittlich zwölf Tagen seine Kosten erstattet. Wichtiger Akteur dabei ist die TROPPER DATA SERVICE AG. Sie digitalisiert alle Belege innerhalb eines Tages, ähnlich wie bereits in einem parallelen Projekt zur Eingangsrechnungserfassung. So erhält Bayer die Belege zeitnah und in sauberer Qualität – die Grundvoraussetzung für digitale und damit globalisierte Geschäftsprozesse.

Im Rahmen der weltweiten Neustrukturierung des Rechnungswesens wird auch die Reisekostenabrechnung bei Bayer global standardisiert. Enabler dafür ist eine spezielle Software für Reisemanagement und Reisekostenverwaltung. Bis 2015 soll über diese SaaS-Lösung die Reisekostenabrechnung für alle Länder, in denen Bayer vertreten ist, harmonisiert werden. Dafür ist ein frühes Scannen der Reisebelege notwendig, damit sie von Prozessstart an im System sind.

Seit August 2012 wird die Lösung in Deutschland als Pilotregion eingeführt, „weil hier die Reisekostenabrechnung bereits im Shared Service Center zusammengeführt und standardisiert ist und auch gute Beziehungen zum Scan-Dienstleister TROPPER bestehen, den wir mit der Digitalisierung der Belege beauftragt haben“, erklärt Karsten Kloppenburg, Global Process Owner Travel Expense Accounting bei Bayer. Der Part des Einscannens ist nicht zu unterschätzen, denn erst durch sauber digitalisierte Dokumente, die zeitnah im System sind, kann die Reisekostenabrechnung überhaupt starten.

Der Vorteil bei TROPPER: Das Kernteam hat langjährige Erfahrung mit Dokumentenmanagement und Digitalisierung bei Bayer. Die räumliche Nähe zum Kunden kam noch hinzu: Unternehmenssitz von TROPPER ist ebenfalls Leverkusen.

Monatlich 8.000 Abrechnungen mit 47.000 Seiten Begleitpapieren

Die zu verarbeitenden Dokumentmengen sind beachtlich: 47.000 begleitende Seiten fallen im Zuge der 8.000 monatlichen Abrechnungen in den deutschen Bayer-Gesellschaften an. Das Beleggut ist zudem sehr heterogen und umfasst Bus- und Taxi-Quittungen ebenso wie Hotel-Rechnungen oder Tank-Bons. Diese gilt es, möglichst schnell an das System zu übertragen.

Mitte 2013 hatten bereits 30.000 Beschäftigte der deutschen Bayer-Gesellschaften Zugang zum Abrechnungssystem, bis Ende des Jahres sollen es alle rund 35.000 sein. Will ein Mitarbeiter seine Reisekosten einreichen, legt er die Abrechnung im Reisekostenabrechnungssystem an und sendet den entstehenden Antrag zusammen mit den Belegen an die interne Poststelle. Deren Beschäftigte sortieren alle Reisekostenumschläge aus und übergeben sie dem TROPPER-Kurier, der sie mindestens einmal täglich abholt.

Nach 24 Stunden ist jeder kleinste Tank-Beleg im System

Bereits nach spätestens 24 Stunden sind die gescannten Belege im System zur Freigabe hinterlegt und lassen sich dort dank einer OCR-Erkennung durch TROPPER eindeutig der jeweiligen Reisekostenabrechnung zuordnen. Das bislang so aufwändige Sammeln und Ordnen von Reisequittungen entfällt für die Bayer-Beschäftigten damit völlig. Sie schicken ihr heterogenes Beleggut einfach unsortiert zum Dienstleister, der seine Verarbeitungsprozesse so optimiert hat, dass Belegdaten innerhalb kürzester Zeit der weiteren IT-technischen Bearbeitung zugeführt werden. So verlagert der Konzern manuellen, zeitraubenden Aufwand an einen Spezialisten und die eigenen Beschäftigen können sich ihrer Kerntätigkeit widmen.

Die Tiefe des Verarbeitungsprozesses lässt sich dabei auch granular steuern. So kann TROPPER auf Kundenanforderung weitere Prozessleistungen erbringen, wie etwa eine Extraktion von Daten, Summenbildung oder Umsatzsteuerprüfungen.

Freigabe-Prozesses nur auf Basis digitalisierter Dokumente

„Es ist sehr wichtig, dass wir die Belege schnell und in hoher Qualität im System haben“, sagt Kloppenburg, „denn im Reisekostenabrechnungssystem beginnt der Abrechnungsprozess nicht eher, bis alle Quittungen hochgeladen sind.“ Bevor jemand die Abrechnung also überhaupt sieht, startet die Digitalisierung der Papierbelege. Erst anschließend beginnt die Freigabe und die Abrechnung samt Belegen wird zur Anerkennung an den Vorgesetzen, zur Prüfung in der Buchhaltung und letztlich zur Auszahlung geschickt.
Zwar hatte TROPPER die Reisekostenbelege auch bisher schon gescannt, allerdings nur zum Zwecke der Archivierung am Ende der Prozesskette. Nun, im Zuge des frühen Scannens, ist die Digitalisierung zum Flaschenhals des gesamten Prozesses geworden, weil ohne Scan die Verarbeitung nicht starten kann. Wird hier nicht schnell und akkurat gearbeitet, funktioniert demnach die gesamte digitale Reisekostenabrechnung nicht.

Durch die Arbeit mit digitalen Dokumenten kann Bayer in der Reisekostenabrechnung sehr flexibel digitale Workflows einrichten, Abrechnungen zum Beispiel auch auf mobilen Geräten freigeben lassen und vieles mehr. So dauert es heute nur noch durchschnittlich zwölf Tage vom Anlegen der Abrechnung, bis ein Bayer-Mitarbeiter in Deutschland seine Reisekosten erstattet kommt. Im Idealfall sind es sogar nur fünf bis sechs Tage, je nachdem wie gut die Qualität der Eingaben ist und wie schnell der Vorgesetzte die Abrechnung genehmigt.

Anwenderbericht als PDF zum Download