Fragen. Rechnungseingangsverarbeitung
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Fragen. Rechnungseingangsverarbeitung

Welche Vorteile bietet die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen?

Da unnötiges Kopieren und das händische Verteilen im Unternehmen entfallen, werden eingehende Rechnungen durch die Kostenstellenverantwortlichen schneller freigegeben. Dadurch können Skontofristen optimal ausgeschöpft werden. Darüber hinaus werden diese Rechnungen elektronisch archiviert, somit entfallen Raum- und Ablagekosten. Schließlich können Mitarbeiter bei Rückfragen zu einer Rechnung schnell auf das Dokument zugreifen.

Was sind die grundsätzlichen Vorteile einer Rechnungseingangsverarbeitung durch einen Dienstleister?

Es entfallen Investitionskosten für Hard- und Software an.. Im laufenden Betrieb müssen Sie keine Mitarbeiter für die Rechnungserfassung oder Administration der Lösung abstellen. Der finanzielle Aufwand ist über den definierten Belegpreis pro Rechnung transparent.

Wie gelangen die Lieferantenrechnungen zu Ihnen?

Wir mieten ein Postfach an und holen dort Ihre Rechnungen zur Verarbeitung ab. Dazu müssen Sie lediglich Ihre Lieferanten über die neue Rechnungsanschrift informieren. Alternativ können wir natürlich auch die Rechnungen direkt von Ihrem Unternehmen abholen.

Wir haben nicht nur Rechnungen in deutscher Sprache. Können Sie Rechnungen, die in anderen Sprachen ausgestellt sind, verarbeiten?

Ja. Unsere Erkennungssoftware beherrscht bis auf Kyrillisch fast alle Sprachen und erzielt sehr gute Ergebnisse.

Können auch Positionsdaten aus den Rechnungen ausgelesen werden?

Ja. Allerdings sollten die Rechnungen über einen Bestellbezug verfügen. Wir erhalten beispielsweise von unserem Kunden täglich entsprechende Bestelldateien und können so die einzelnen Rechnungspositionen auslesen und abgleichen.

Werden die Rechnungen bei Ihnen nach den Vorgaben des §14 UStG geprüft?

Ja, alle Vorgaben des §14 UStG werden nach dem Auslesen und der Validierung der Rechnung überprüft. Fehlen Angaben auf der Rechnung, so stellen wir Ihnen das Originaldokument zur Verfügung.

Welches ERP-System sollten wir einsetzen, um Ihre Dienstleistung nutzen zu können?

Für uns spielt das ERP-System keine Rolle, denn wir stellen die Datensätze bedarfsgerecht in dem Format zur Verfügung, das das Zielsystem verarbeiten kann.

Welche Daten sollten wir Ihnen zur Verfügung stellen, damit ein optimales Ergebnis erzielt wird?

Es genügen der Lieferantenstamm mit den Angaben der Bankverbindung und Steuerdaten sowie die Bestelldaten zur Auslesung der einzelnen Rechnungspositionen. Die Bestelldatei sollte täglich über einen sftp-Server bereitgestellt werden.