Fragen.ECM-System

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Fragen. ECM-System

Was versteht man unter einem ECM-System?

Laut Wikipedia umfasst Enterprise-Content-Management (ECM) Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.

Was versteht TROPPER unter einem ECM-System?

Natürlich prinzipiell das Gleiche wie Wikipedia, aber auch viel mehr. ECM hilft, die größtenteils unstrukturierten Daten und Informationen mittels einer einheitlichen Plattform zu organisieren. Informationen werden zunächst erfasst, verwaltet und archiviert. Berechtigte Mitarbeiter haben jederzeit unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente und Informationen und können so Prozesse schneller bearbeiten oder Fragen beantworten.
Geschäftsprozesse können effizient und effektiv abgebildet werden. Gesetzliche Regularien, die insbesondere die Aufbewahrung von Dokumenten betreffen, können leichter eingehalten werden. Durch die Möglichkeit, Ad-hoc-Workflows abzubilden, wird die an bestimmten Stellen notwendige Flexibilität erreicht. Dadurch sind auch komplizierte Abläufe abbildbar und dienen der unternehmensweiten und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, ohne dass dabei Medienbrüche entstehen.

Aus welchen Komponenten besteht ein ECM-System?

  • Die Erfassungskomponente – zum Erfassen von Daten und Informationen jeglicher Art
  • Die Verwaltungskomponente – zum Managen von Daten und Informationen
  • Die Speicherkomponente – zum Aufbewahren von konsolidiertem Wissen an definierten Speicherorten
  • Die Ausgabekomponente – zum Ausgeben von Informationen in unterschiedlicher Form (Druck, Browser, Smartphone, Export als XML etc.)
  • Die Archivierungskomponente – zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben und Bewahrung wertvollen Wissens auch über längere Zeiträume

Über welche Funktionen sollte ein ECM-System verfügen?

  • Dokumentenmanagement
  • Einbindung von Microsoft Office
  • Workflow-System
  • Archivierung
  • Erfassung & Klassifizierung
  • Versionierung
  • Datenaustausch
  • Mobiler Zugriff
  • Volltextsuche
  • E-Mail-Management & Archivierung
  • Digitale Signatur
  • Integration in bestehende Infrastrukturen und Datenaustausch mit anderen Systemen
  • Storage-Anbindung

Welche Vorteile und welchen Nutzen versprechen sich Unternehmen beim Einsatz von ECM-Lösungen?

  • Kosteneinsparung
  • Strukturierung des Unternehmenswissens und der vorhandenen Prozesse
  • Verringerung von Prozesslaufzeiten
  • Transparenz und jederzeitige Auskunftsfähigkeit

Welche Zielsetzungen führen häufig zur Einführung einer ECM-Lösung?

  • Abbildung der „Digitalen Akte“
  • Dokumentenmanagement
  • E-Mail-Management
  • Business Process Management: Workflow-basierte Umsetzung von Prozessen
  • Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung
  • Digitale Archivierung: Revisionssicherheit
  • Elektronische Signatur
  • Compliance: Erfüllung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben

Welche Geschäftsbereiche interessieren sich häufig für ECM und für welche Themen im Besondere?

  • Management
    Ex- und interne Kommunikation
    Schneller Informationszugriff
    Prozessübersichten
    Informationszusammenstellung
    Auswertungen
    Controlling
    Verträge
    Reports
    Rechtssichere Archivierung (GDPdU)
  • Vertrieb
    Produktinformationen
    Kundendossiers – CRM
    Verträge
    Reports
  • Human Resources
    Personalakten
    Arbeitsverträge
    Gehaltslisten
    Freigabeverfahren
  • Finanzbuchhaltung
    Prozessbeschleunigung
    Schnellere Verfügbarkeit
    Kontenblätter
    Rechnungen
    Bilanzen
    Belege
  • Forschung & Entwicklung
    Produktinformationen
    Dokumentationen
    Vorschriften
Z
    eichnungen
    Verträge
  • Produktion
    Prozessoptimierung
    CAD-Zeichnungen
    Fehlervermeidung
    Vorschriften
    Handbücher
    Kataloge
    Verträge

Was versteht man unter „Workflow“ in Verbindung mit ECM-Systemen und welchen Nutzen bietet ein elektronisch abgebildeter Prozess?

Workflows sind elektronisch abgebildete Prozesse zum Optimieren von Arbeitsabläufen, die immer wieder in gleicher oder ähnlicher Form auftreten. Hierbei stehen vor allem die Einhaltung von Regularien, das Berechtigungssystem und die Protokollierung im Vordergrund. Die Vorteile Workflow-basierten Arbeitens:

  • Mehr Qualität (Protokolle von Arbeitsschritten, Fehlervermeidung durch Standardabläufe)
  • Höhere Kundenzufriedenheit (bessere Durchlaufplanung, kürzere Durchlaufzeiten)
  • Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit z. B. durch flexible Prozessanpassungen bei veränderten Rahmenbedingungen
  • Mitarbeiterzufriedenheit (Wegfall von Routinetätigkeiten, besseres Verständnis betrieblicher Abläufe)
  • Kostenreduktion (Vermeidung von Transportwegen, Wegfall von Archiven, Effizienzsteigerung von Sachbearbeitung)

Wer kann Ihnen bei der Beantwortung Ihrer Fragen zu ECM-Systemen und bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen helfen?

Unsere Account Manager beraten Sie gerne zu allen Fragen rund um das Thema „ECM“. Selbst wenn diese mal nicht weiterwissen, verfügen wir über einen sehr gut ausgebildeten Professional Service, den wir jederzeit mit einbeziehen können.