Da unnötiges Kopieren und das händische Verteilen im Unternehmen entfallen, werden eingehende Rechnungen durch die Kostenstellenverantwortlichen schneller freigegeben. Dadurch können Skontofristen optimal ausgeschöpft werden. Darüber hinaus werden diese Rechnungen elektronisch archiviert, somit entfallen Raum- und Ablagekosten. Schließlich können Mitarbeiter bei Rückfragen zu einer Rechnung schnell auf das Dokument zugreifen.

Es entfallen Investitionskosten für Hard- und Software an.. Im laufenden Betrieb müssen Sie keine Mitarbeiter für die Rechnungserfassung oder Administration der Lösung abstellen. Der finanzielle Aufwand ist über den definierten Belegpreis pro Rechnung transparent.

Wir mieten ein Postfach an und holen dort Ihre Rechnungen zur Verarbeitung ab. Dazu müssen Sie lediglich Ihre Lieferanten über die neue Rechnungsanschrift informieren. Alternativ können wir natürlich auch die Rechnungen direkt von Ihrem Unternehmen abholen.

Ja. Unsere Erkennungssoftware beherrscht bis auf Kyrillisch fast alle Sprachen und erzielt sehr gute Ergebnisse.

Ja. Allerdings sollten die Rechnungen über einen Bestellbezug verfügen. Wir erhalten beispielsweise von unserem Kunden täglich entsprechende Bestelldateien und können so die einzelnen Rechnungspositionen auslesen und abgleichen.

Ja, alle Vorgaben des §14 UStG werden nach dem Auslesen und der Validierung der Rechnung überprüft. Fehlen Angaben auf der Rechnung, so stellen wir Ihnen das Originaldokument zur Verfügung.

Für uns spielt das ERP-System keine Rolle, denn wir stellen die Datensätze bedarfsgerecht in dem Format zur Verfügung, das das Zielsystem verarbeiten kann.

Es genügen der Lieferantenstamm mit den Angaben der Bankverbindung und Steuerdaten sowie die Bestelldaten zur Auslesung der einzelnen Rechnungspositionen. Die Bestelldatei sollte täglich über einen sftp-Server bereitgestellt werden.

Wir digitalisieren für Sie Kredit-, Spar-, Giro-, Pfändungs- und Personalakten sowie ZAST-Unterlagen und Depotunterlagen. Darüber hinaus übernehmen wir die Verarbeitung des laufenden Tagesgeschäfts und stellen Ihnen bei Bedarf qualifizierte Mitarbeiter zeitlich befristet zur Verfügung.

Vor dem eigentlichen Projektbeginn beraten wir Sie hinsichtlich der Struktur und der Realisierung einer digitalen Kreditakte. Anschließend analysieren wir den IST-Zustand und erstellen ein passendes Konzept, das wir im Rahmen eines Workshops vorstellen. Innerhalb des eigentlichen Projektes übernehmen wir den Transport der Dokumente in unsere Produktionsstätten. Hier werden die Dokumente dann digitalisiert, klassifiziert und indiziert. Sie erhalten die digitalen Daten per sftp-Server zur Verfügung gestellt. Zusätzlich migrieren wir in Fremdsystemen vorhandene Daten, beispielsweise bei Sparkassen in das zentrale Dokumenten-Archiv (ZDA) der Finanzinformatik. Schlussendlich vernichten wir die Papierdokumente.

Unsere speziell ausgebildeten Mitarbeiter haben bereits zahlreiche Projekte bei Banken und Sparkassen realisiert, so dass wir über umfassende Erfahrung verfügen. Wir garantieren kurze Projektlaufzeiten bei einer transparenten Zeit- und Budgetplanung. Für Sparkassen übernehmen wir die Datenübertragung zur Finanzinformatik, denn unser Unternehmen ist direkt an das ZDA angebunden.

Bei der Verarbeitung von sensiblen Daten legt der Gesetzgeber hohe Standards für den Datenschutz fest, die wir zu jeder Zeit umsetzen und einhalten. Dies wird regelmäßig bei Überprüfungen durch externe Prüfer kontrolliert. Darüber hinaus legen wir alle Kontrollergebnisse der Prüfer gegenüber unseren Kunden offen.

Nein, Sie können uns die Dokumente so zur Verfügung stellen, wie sie sind. Denn wir übernehmen vor dem Scannen manuelle Tätigkeiten, wie beispielsweise das Entfernen von Heftklammern oder Tackernadeln. Ebenso können wir bestimmte Dokumente, die nicht in der elektronischen Personalakte vorhanden sein sollen, aussortieren (Negativliste). Dazu gehören beispielsweise Urlaubsanträge oder AU-Bescheinigungen.

Ja, denn wir lösen bereits bei der Aufbereitung die komplette „alte“ Aktenstruktur auf. Wir scannen zunächst die Dokumente in der chronologischen Reihenfolge, wie sie in den Akten vorhanden sind. In einem zweiten Schritt erfolgen dann die Trennung und Klassifizierung (Zuordnung der Dokumentenart) der Dokumente gemäß der neuen einheitlichen Struktur der digitalen Personalakte.

Ja, wir empfehlen ein Datum zu hinterlegen, damit in der elektronischen Akte die Historie der Dokumente abgebildet werden kann.

Das ist natürlich möglich. Allerdings sind bis auf das Passfoto in einer Personalakte die Dokumente in einer Personalakte schwarz-weiß. Grundsätzlich ist das Scannen in Farbe nicht teurer als in Schwarz-Weiß. Jedoch ist zu bedenken, dass Farbimages etwa zehnmal so groß sind wie Schwarz-Weiß-Images. Farbimages können zwar komprimiert werden, das ist aber ein Kostenfaktor, da die Komprimierung ein lizenzpflichtiges Tool ist.

Sie können das flexibel und nach Ihren Anforderungen entscheiden. Das Einzige, was wir benötigen, ist eine ausführliche Schnittstellenbeschreibung über den Aufbau des Datensatzes. Unsere Programmierer generieren daraufhin den Export-Datensatz, beispielsweise in Form von XML- oder csv-Dateien. Bis heute haben wir bereits in acht unterschiedliche Zielsysteme die Daten unserer Kunden erfolgreich migriert.

Ja. Wir sortieren die Dokumente bei der 100 %-Qualitätskontrolle aus. Dabei vergleichen wir das physische Dokument mit dem eingescannten Image und gewährleisten so eine hohe Qualität und Vollständigkeit.

Ja. Wir empfehlen allerdings dazu, sich die Genehmigung vom Betriebs- oder Personalrat vor Projektbeginn einzuholen. Oft sind die Betriebsräte aus Datenschutzgründen dagegen.

Selbstverständlich können wir das leisten. Jedoch ist diese Variante kostenintensiver als die Verarbeitung in unseren Produktionsstätten. Wir halten die Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes ein und garantieren so Datenschutz und Datensicherheit in höchst möglichem Maß – angefangen beim Transport, über Verarbeitung und Lagerung bis hin zur Rückgabe bzw. Vernichtung.

Das lässt sich pauschal nicht beantworten und variiert mit der Menge und den Anforderungen. Zunächst führen wir nach Auftragsvergabe einen gemeinsamen Workshop durch, in dem die Besonderheiten zu dem Projekt definiert werden. Anschließend erfolgt eine Testverarbeitung mit fünf bis zehn Personalakten (sogenannte Nullserie). Nach Abnahme dieser Nullserie kann der Produktivbetrieb beginnen. Je nach Produktionsauslastung können wir etwa 500 – 1.000 Personalakten pro Woche verarbeiten.

Sie sparen Zeit und Geld bei vollständiger Transparenz und Kostenkontrolle.
Indem Sie die Postverarbeitung an einen Spezialisten wie uns auslagern, können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Dank unserer Erfahrung und dem Einsatz neuester Technologie können wir die Prozesse innerhalb Ihrer Poststelle signifikant optimieren. Die digitalen Prozesse werden sehr schnell ausgebaut. Da die Abrechnungen vorgangsbezogen erfolgen, haben Sie jederzeit eine transparente Kostenkontrolle. Wir zeigen Ihnen auf, dass sich die in der Poststelle anfallenden Kosten sehr schnell reduzieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt: Sie ersparen sich Investitionen in neue Technologien und Hardware.

Wir bieten beide Möglichkeiten an, so dass Sie selbst entscheiden, welche Lösung die für Sie bessere ist.

Es müssen von Anfang an alle Verantwortlichen in die Projektplanung einbezogen werden. Dies sind hauptsächlich der Betriebs- oder Personalrat, der Poststellenleiter, die Geschäftsführung und ggf. die Rechtsabteilung. Des Weiteren müssen vor Projektbeginn, am besten bereits in der Leistungsbeschreibung, die entsprechenden Service Level Agreements definiert sein. Hierzu gehören beispielsweise Durchlaufzeiten, Termine oder die Vorgaben für die Indexierung.

Wir haben ausgebildete Projektmanager, die die Prozesse innerhalb Ihrer Poststelle analysieren, optimieren und schriftlich festhalten. Um einen möglichst reibungslosen Übergang zu schaffen, werden dabei die Prozesse zunächst 1:1 abgebildet. Anschließend werden die einzelnen Verarbeitungsschritte analysiert, standardisiert und optimiert. Dabei werden unter anderem Fragen nach der Art der Verteilung, abteilungs- oder mitarbeiterbezogen, der Priorisierung oder der Bearbeitung von Ausnahmefällen, z.B. Vorstandspost, beantwortet.

Ja. Gerade bei einer Poststellenübernahme sind wir auf das Know-how der Mitarbeiter angewiesen. Das Ziel ist jedoch, die Postbearbeitung effizienter zu gestalten, so dass einem Teil der Mitarbeiter andere und mehr Wert schöpfende Tätigkeiten zugewiesen werden können.. Dabei sollten der Betriebsrat und die Geschäftsleitung für Perspektivgespräche eingebunden werden.

Das hängt von deren Zustand und Leistungsvermögen ab. Für eine Kostenkalkulation benötigen wir die Bewertung des Anlagevermögens, um zu beurteilen, ob es sich lohnt, diese zu übernehmen, oder es ob auf längere Sicht gesehen effizienter ist, neuere und leistungsfähigere Systeme anzuschaffen.