Viel mehr als „Briefe scannen“! Der digitale Posteingang als Stellschraube für neue Arbeitsformen

WebSession am 06.05.2021

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Der Startpunkt interner Prozesse liegt häufig in der eingehenden Post. Große Mengen an E-Mails, Briefen, Telefaxen von Kunden, Lieferanten, Bewerbern und Mitarbeitern gehen tagtäglich in Unternehmen ein und werden in den nachfolgenden Prozessen bearbeitet.

Nicht immer geschieht dies nach standardisierten Abläufen, nicht immer erreicht die Post pünktlich die Mitarbeitenden im Homeoffice und nicht immer werden Kundenanliegen zeitnah oder adäquat beantwortet.

In unserer WebSession erläutern wir Ihnen, welche Potenziale der digitale Posteingang birgt. Denn smart aufgesetzt bietet diese Form der Digitalisierung viel mehr als nur das Scannen der eingehenden Briefe. Sie erfahren,

  • welche vielfältigen Möglichkeiten die Digitalisierung der Eingangspost bietet und wie hierdurch mobile und dezentrale Arbeitsformen erst ermöglicht werden,
  • wie der Posteingang und nachfolgende Prozesse effizienter gestaltet und beschleunigt werden,
  • wie die Auskunftsfähigkeit bei Kundenanliegen verbessert wird,
  • wie der Schutz von Kundendaten zum Standard und damit zum „Selbstläufer“ wird und
  • welche Lösungen die TROPPER DATA SERVICE für unterschiedlichste Kundenanforderungen liefert – vom digitalen Zusammenführen von Mail, Brief und Fax bis zum kompletten Outsourcing des Poststellenmanagements.

Wir sprechen mit unserer WebSession Professionals an, die sich über die Implementierung des digitalen Posteingangs zunächst informieren möchten oder die ein solches Projekt bereits konkret planen.

Spannend ist die WebSession für Verantwortliche und Mitarbeitende in Bereichen wie IT, Organisation, Administration oder Business Development. Da es sich um ein strategisches Thema handelt, ist die Geschäftsführung ebenfalls herzlich willkommen.

Sehen wir uns am Donnerstag, 06.05.2021 um 10.00 Uhr? Wir freuen uns auf Sie!

Referenten

  • Bodo Boer, Direktor Vertrieb, TROPPER DATA SERVICE AG
  • Dennis Winkler, Leiter Zentrale Auszahlung, Creditplus Bank AG
  • Gerin Mönning, Key Account Manager, TROPPER DATA SERVICE AG

Dies ist ein Value Added Service der TROPPER DATA SERVICE AG.

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"Die elektronische Personalakte – Von der strategischen Planung zur Nutzung digitaler Informationen"

WebSession am 04.03.2021

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Die Verwaltung von Arbeitsverhältnissen ist eine der ressourcenintensiven Aufgaben im HR Bereich. Gleichzeitig muss alles dokumentiert werden: Eintritte, Austritte, Vertragsänderungen, Mitarbeitergespräche, Entwicklungsmaßnahmen etc.

Die Digitalisierung ermöglicht es, Mitarbeiterinformationen schneller, sicherer und vollständig bereitzustellen und damit wiederkehrende HR Aufgaben effizienter zu gestalten.

In dieser WebSession zeigen wir am Beispiel der elektronischen Personalakte auf, wie Digitalisierung nachhaltig geplant und ganz konkret umgesetzt werden kann. Damit schließen wir die Lücke zwischen strategischer Planung und operativer Praxis.

  • Was bedeutet „digitale Transformation“ für HR und warum ist sie kein Selbstzweck?
  • Wie werden Bedarfe identifiziert und in ein konkretes Projekt umgesetzt?
  • Wie verläuft ein Projekt zur Digitalisierung von Mitarbeiterinformationen?
  • Was ist bei der Projektplanung und Umsetzung zu beachten?

Wir liefern Antworten für Professionals, die sich generell für die Digitalisierung von Personalakten interessieren als auch für diejenigen, die ein solches Projekt konkret in ihrer Planung haben. Spannend ist die WebSession für Verantwortliche und Mitarbeitende aus HR und IT.

Sehen wir uns am 04.03.2021 um 10.00 Uhr? Wir freuen uns auf Sie!

Referenten

  • Bodo Boer, Direktor Vertrieb, TROPPER DATA SERVICE AG
  • Reiner Kappus, Geschäftsführer, DMS-Consulting
  • Christian Gunkel, Key Account Manager, TROPPER DATA SERVICE AG

Dies ist ein Value Added Service der TROPPER DATA SERVICE AG.

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Neue Inhalte, funktionales Design: Website der TROPPER DATA SERVICE AG in neuem Gewand

Leverkusen. Die TROPPER DATA SERVICE AG hat ihre Internet-Präsenz neu gestaltet. Die komplett überarbeitete Website informiert neben dem eigenen Leistungsspektrum umfassend über sämtliche Facetten des digitalen Input- und Dokumenten-Managements. Besucher erfahren beispielsweise, wie sie von einer elektronischen Personal- oder Kreditakte, dem digitalen Posteingang, einem Enterprise-Content-Management-System oder der elektronischen Rechnungsverarbeitung profitieren können.

Damit Interessenten schnell zu den für sie relevanten Themen gelangen, konzipierte TROPPER ihren Online-Auftritt intuitiv und nutzerfreundlich in ansprechendem Design. Die Website bietet dem Nutzer beispielsweise den für ihn passenden inhaltlichen Einstieg – entweder nach Bedarfsbereichen oder Branchen. Mithilfe der komfortablen Onsite-Suche findet er gezielt die gewünschten Informationen.

Darüber hinaus sind in einem Blog Pressemitteilungen, spannende Case Studies und interessante Fachartikel übersichtlich zusammengefasst. Die nächste Ausbaustufe sieht unter anderem einen regelmäßig erscheinenden Newsletter und ein Bewerberportal im Karrierebereich vor.

Über die TROPPER DATA SERVICE AG

Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Input- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen mit einer weiteren Niederlassung in Neuenhagen/Berlin und Geschäftsstellen in Ratingen und Dresden. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.

Ihre Redaktionskontakte:

TROPPER DATA SERVICE AG
Dirk Wilbertz
Marie-Curie-Str. 6
51377 Leverkusen
Telefon: 0214 4049-0
info@tropper.de
https://www.tropper.de

good news! GmbH
Nicole Gauger
Kolberger Str. 36
23617 Stockelsdorf
Telefon: 0451 88199-12
nicole@goodnews.de
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POST­STELLEN-MANAGEMENT rakete hologram mit händen und person im hintergrund

Telekommunikationsanbieter profitiert von TROPPER Expertise beim Poststellen-Management

Case Studies

Telekommunikations­anbieter profitiert von TROPPER Expertise beim Post­stellen-Management

Der Telekommunikationsmarkt ist hart umkämpft. Zahlreiche Anbieter werben um die Gunst ihrer Kunden. Neben der Qualität und dem Preis-Leistungs-Verhältnis spielt der kundenzentrierte Service eine wichtige Rolle. Erwartet werden schnelle Reaktionszeiten und eine zügige Lösungsfindung bei Kundenanliegen. Mit einem professionellen Poststellen-Management sorgen Unternehmen für eine störungsfreie und zeitnahe Kundenkommunikation.

Deshalb hat sich ein führendes Telekommunikationsunternehmen aus strategischen Gründen dazu entschieden, sein Poststellen-Management an die TROPPER DATA SERVICE AG auszulagern. Der Konzern erhält jedes Jahr mehrere Millionen Kundenschreiben über verschiedene Kommunikationskanäle. Dazu gehören beispielsweise Vertragsänderungen, Aktualisierungen von Adressen oder Bankverbindungen, aber auch Reklamationen und Kündigungen. TROPPER stellt sicher, dass die eingehende analoge Post, E-Mails und Faxe den zuständigen Fachabteilungen zur Verfügung stehen. Die Bearbeitung erfolgte zunächst in der bisherigen Poststelle des Kunden.

Taggleiche Verarbeitung von mehreren tausend Kundenschreiben

Um den hochvolumigen Posteingang wie vereinbart taggleich zu verarbeiten, hat TROPPER die erforderlichen Prozesse in seine eigenen Räumlichkeiten überführt. Außerdem erfolgte bei Projektbeginn eine detaillierte Ist-Analyse mit Empfehlungen zur Prozessoptimierung, die in regelmäßigen Abständen fortgeführt wird.

Der Digitalisierungsprozess verläuft nach einem definierten Qualitätsstandard: Aufbereiten der Papierpost für den Scan-Vorgang, Aussortieren von persönlicher oder vertraulicher Post anhand einer Negativliste, Scannen, Auslesen und inhaltliche Klassifizierung der Vorgänge mithilfe künstlicher Intelligenz. Darüber hinaus übernimmt TROPPER die Verarbeitung der eintreffenden E-Mails bzw. Faxe. Diese durchlaufen analog zur Papierpost die Volltexterkennung und Klassifizierung.

Digitalisierung inklusive Dispatching als Full-Service-Dienstleistung

Ist ein Dokument aufgrund des Inhalts klar zuzuordnen, wird es automatisiert an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Andernfalls übernehmen die Mitarbeiter das Dispatching. Sie lesen die Dokumente an und leiten sie dann an die jeweils verantwortliche Stelle weiter. So können im Schnitt mehr als 90 % der eingehenden E-Mails automatisch klassifiziert und dunkelverarbeitet werden. Bei handschriftlichen Faxen bzw. der physischen Post liegt die Quote bei etwa 40 %.

Laut Service Level Agreement werden die digitalisierten Briefe und die eingehenden E-Mails bzw. Faxe am selben Arbeitstag an die jeweiligen Adressaten ausgeliefert. Um dies bei der täglichen Menge von mehreren tausend Briefen sicherstellen zu können, sind insgesamt 70 Mitarbeiter von TROPPER für das Poststellen-Management inklusive Dispatching tätig.

Als Full-Service-Dienstleister übernimmt TROPPER auch das physische Posthandling in Form von Botengängen. Konkret bedeutet dies das Verteilen der Hauspost an die jeweiligen Mitarbeiter und Abteilungen.

Der Telekommunikationsanbieter ist mit den Dienstleistungen von TROPPER und der jahrelangen Zusammenarbeit aus mehreren Gründen zufrieden und profitiert unter anderem von:

  • effizientem und flexiblem Arbeiten
  • schnellerer Bearbeitung der eingehenden Post
  • Kostenersparnis
  • kontinuierlicher Prozessoptimierung
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Planbarkeit der Leistungserbringung


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mann und frau am laptop von tropper data service ag leverkusen besprechen digitale personalakten

TROPPER digitalisiert die Personalakten des WDR

Case Studies

TROPPER digitalisiert die Personalakten des WDR

Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist, gemessen an der Mitarbeiterzahl, das größte öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Deutschland und eines der größten Europas. Demzufolge hat es zahlreiche Personalakten zu verwalten und zu archivieren. Konkret sind es 10.000, gefüllt mit Bewerbungsunterlagen, Zeugnissen, Bescheinigungen, Versicherungspolicen usw. Bis 2017 bewahrte der WDR seine Personalakten papierbasiert auf. Das war nicht nur platzintensiv, sondern erschwerte vor allem der HR-Abteilung die Arbeit. Deshalb entschloss sich der WDR, seine Personalakten zu digitalisieren, und profitierte von dieser Entscheidung gleich mehrfach.

In insgesamt zehn rotierbaren Paternosterschränken mit mehr als 13 Etagen waren die Personalakten beim WDR in Köln alphabetisch sortiert eingelagert. Diese Aufbewahrung hatte erhebliche administrative Aufwände zur Folge. So mussten Mitarbeiter ihren Schreibtisch verlassen, um an die Unterlagen zu gelangen. Zudem wurde ein Platzhalter hinterlegt, wenn eine Akte entnommen wurde, damit ersichtlich war, bei welchem/r Mitarbeiter*in sich diese befanden. Dies führte in Einzelfällen dazu, dass Akten nicht auffindbar waren und hierdurch ein entsprechender Suchaufwand entstand. Die Rückführung der Akten in die Schränke erfolgte schließlich über zwei Mitarbeiter*innen der Registratur.

Lieber in die digitale Personalakte anstatt in alte Schränke investieren

„Diese Vorgehensweise war natürlich nicht sehr effizient und uns seit Längerem ein Dorn im Auge“, sagt Dietmar Neuland, Fachgruppenleiter Personal und Abrechnung beim WDR. „Hinzu kam, dass die Papierunterlagen im Fall eines Wasserschadens hätten beschädigt werden können.“ Aufgrund des Alters mehrten sich technische Probleme bei den Paternosterschränken und es zeichneten sich umfangreichere Reparaturen ab. Statt das Geld jedoch in die erforderlichen Reparaturen der in die Jahre gekommenen Schränke zu stecken, entschieden die Verantwortlichen beim WDR, das Papierarchiv gegen ein elektronisches Archiv mit fortschrittlicher HR-Software auszutauschen. Damit wollten sie vor allem eine dezentrale Nutzung der Akten vom Schreibtisch aus ermöglichen und das zeitaufwendige Suchen in Papierakten ausschließen. „Außerdem können die Akten dann über entsprechende Maßnahmen verlustsicher aufbewahrt werden“, sagt Georg Rosen, EDV-Koordinator der Abteilung Personal beim WDR. „Ein weiteres Argument für uns war, dass wir über definierbare Rechte den Zugriff auf die Akten genauer steuern können.“

Um einen geeigneten Dienstleister zu finden, der die vorhandenen Akten digitalisierte, startete die öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt eine Ausschreibung. Gleichzeitig hat der WDR den Personalrat und seine Datenschutzbeauftragte über sein Vorhaben informiert. Beide Institutionen waren in den Entscheidungsprozess direkt eingebunden. Die Wahl fiel auf die TROPPER DATA SERVICE AG mit Sitz in Leverkusen. Dietmar Neuland erläutert: „Das Unternehmen überzeugte uns nicht nur durch sein Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern erfüllte sämtliche Anforderungen, z. B. die des Datenschutzes.“

Dokumentenklassifizierung bietet weitere Vorteile

Mit der Digitalisierung sollten gleichzeitig die in den Akten enthaltenen Informationen transparenter aufbereitet und schneller zugänglich sein. So beschloss der WDR, die Personalakten in 15 Register einzuteilen. Innerhalb eines Registers erfolgte dann weiterhin die Klassifizierung nach Dokumentenarten. Ein Beispiel hierfür ist das Register ‚Mitarbeiterprofil‘ mit den Dokumentenarten Qualifizierungen, Beurteilungen und Zeugnisse. Über die Vergabe von Rechten wird dann definiert, wer welche Kategorie einsehen kann.

Das Projekt startete mit einer sogenannten Null-Serie, die dem Test des definierten Verarbeitungsprozesses dient. Nachdem diese erfolgreich verlief, wurden sämtliche Personalakten durch TROPPER verarbeitet. Dafür transportierte der Dienstleister die Akten in Datenschutzkoffern chargenweise mit einer eigenen Logistik von Köln zu seinem Produktionsstandort nach Leverkusen. Hier erfolgten die Digitalisierung und Klassifizierung der Dokumente, die dann farbig im PDF/A-Format abgespeichert wurden. Diese stellt TROPPER anschließend über eine sichere SFTP-Verbindung auf dem Server beim WDR bereit. In einer Clearing-Stelle wurde die Klassifizierung derjenigen Akten abgestimmt, die nicht eindeutig klassifiziert werden konnten. Die Rundfunkanstalt importierte die Dateien in die entsprechenden Register in die XFT-Software, die voll in SAP integriert ist. Wenn der WDR auf eine Akte zugreifen musste, die sich gerade bei TROPPER befand, hat der Dienstleister diese innerhalb der laufenden Digitalisierung vorgezogen. Bei eiligen Anfragen, die nicht bis zur Einspielung warten konnten, brachte ein Kurier von TROPPER die Akte in die Rundfunkanstalt oder ein WDR-Mitarbeiter holte sie in der Produktionsstätte des Dienstleisters ab. „Das war eben der Vorteil der kurzen Wege“, so Georg Rosen.

Etwa 95 % der papierbasierten Personalakten bewahrt TROPPER für den WDR vereinbarungsgemäß zwei Jahre auf und vernichtet sie dann datenschutzkonform. Die restlichen Dokumente forderte der WDR im Original zurück. „Zum einen müssen wir Dokumente, die im Rahmen von arbeitsgerichtlichen Verfahren beweisdienlich sind, sowie Versicherungspolicen rund um die Altersversorgung im Original vorliegen haben, zum anderen handelt es sich um Unterlagen, die für unser historisches Archiv relevant sind, wie beispielsweise Dokumente über unsere Intendanten/innen“, erläutert Dietmar Neuland.

Termin eingehalten

TROPPER konnte pünktlich im Dezember 2018 sämtliche Personalakten dem WDR digitalisiert zur Verfügung stellen. Die Verantwortlichen beim WDR zeigten sich mit dem Projektverlauf zufrieden: „Unsere Erwartungen wurden erfüllt. Die Fehlerquote war sehr gering im Verhältnis zu der großen Dokumentenmenge“, so Georg Rosen und fügt hinzu: „Wenn wir eine Akte angefordert haben, die sich gerade bei TROPPER befand, dann erhielten wir sie in kürzester Zeit. Darüber hinaus hat das Unternehmen auch Dokumente auf qualitativ schlechtem Papier sehr sorgfältig verarbeitet, sodass wir keinen Schwund festgestellt haben.“ Die im Rahmen des Alltagsgeschäfts neu hinzukommenden Dokumente werden vom WDR selbst gescannt, entweder von der Sachbearbeitung oder bei größeren Mengen über die Registratur.

Heute profitiert die Personalabteilung des WDR vor allem davon, dass sämtliche Akten dezentral zur Verfügung stehen. „Insbesondere in der aktuellen Situation, mit Corona-bedingtem Homeoffice, ist das natürlich ein großer Vorteil, da so die Kollegen*innen weiterhin auf die Dokumente zugreifen können“, sagt Dietmar Neuland. Auch ein paralleles Arbeiten ist mit der digitalen Personalakte möglich, was eine zusätzliche Zeitersparnis bedeutet. Das langwierige Suchen in den Paternosterschränken gehört nunmehr der Vergangenheit an.

Über den WDR

Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist das öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Nordrhein-Westfalen – gemessen an der Mitarbeiterzahl das größte in Deutschland und eines der größten in Europa. Mit Nachrichten, Informationen und Unterhaltung inspiriert und begeistert der WDR jede Woche 85 Prozent der Bevölkerung in Nordrhein-Westfalen. Als Mitglied der ARD und größter Zulieferer für Das Erste trägt der WDR wesentlich zur Meinungs- und Medienvielfalt in Deutschland bei; federführend für die ARD betreut er zudem phoenix und ONE und leistet für ARTE, 3sat, tagesschau24, funk – das Content-Netzwerk von ARD/ZDF – und den ARD/ZDF-Kinderkanal KiKA wertvolle Beiträge.

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Case Study WDR: Digitalisierung der Produktionsakten

Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) lässt bereits seit einigen Jahren im regelmäßigen Turnus seine Produktionsakten sowie seine Verträge mit freien Mitarbeiter*innen digitalisieren und profitiert seitdem von geringeren Aufbewahrungskosten und einer schnelleren Informationsbereitstellung. Anfang 2020 haben wir die Verarbeitung dieser Dokumente übernommen und mit unserer sorgfältigen Arbeitsweise überzeugt.