Saubere Scans zeitnah im System – So globalisiert Bayer seine Reisekostenabrechnung
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16. April 2014

Saubere Scans zeitnah im System – So globalisiert Bayer seine Reisekostenabrechnung

In einem international tätigen Konzern wie Bayer wird viel gereist. 8.000 Reisekostenabrechnungen fallen monatlich allein bei dem Chemisch- Pharmazeutischen Unternehmen und seinen Tochtergesellschaften mit ihren 35.000 Beschäftigten in Deutschland an. Dazu gehören Tausende Belege, die zeitnah zuzuordnen und zu prüfen sind. Weil Bayer hierfür einen komplett digitalen Prozess eingerichtet hat, bekommt jeder Mitarbeiter bereits heute nach durchschnittlich zwölf Tagen seine Kosten erstattet. Wichtiger Akteur dabei ist die TROPPER DATA SERVICE AG. Sie digitalisiert alle Belege innerhalb eines Tages, ähnlich wie bereits in einem parallelen Projekt zur Eingangsrechnungserfassung. So erhält Bayer die Belege zeitnah und in sauberer Qualität – die Grundvoraussetzung für digitale und damit globalisierte Geschäftsprozesse. » Mehr

4. Dezember 2013

Reisekostenverarbeitung

Reisekostenverarbeitung

Reisekostenabrechnung: Allein der Begriff steht schon als Synonym für großen Zeitaufwand. Jede Menge Belege wie Hotelrechnungen, Flugabrechnungen, Bewirtungskosten oder Taxirechnungen müssen geprüft und zugeordnet werden. Manchmal verbringen Ihre Mitarbeiter mit der Reisekostenabrechnung ähnlich viel Zeit wie mit der Dauer der Reise selbst. Damit werden unwirtschaftlich viele Ressourcen in Ihrem Unternehmen aufgabenentfremdet gebunden. Wäre es nicht viel sinnvoller, wenn sich Ihre Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren könnten?

Die TROPPER DATA SERVICE AG bietet die Digitalisierung von Reisekostenbelegen sowie die Integration in das Abrechnungssystem als kostensparende Full-Service-Dienstleistung an. Vom Busfahrschein über Taxiquittungen bis hin zu Hotelrechnungen: Wir Scannen alle Belege und stellen Ihnen die digitalen Images in kürzester Zeit zur Verfügung. Optional übernehmen wir dabei auch das Auslesen der Daten, Summenbildung oder Umsatzsteuerprüfungen.

Vorteile einer digitalen Reisekostenverarbeitung:

  • Schnellere Belegverarbeitung
  • Zügige Auszahlung der Reisekosten an den Mitarbeiter
  • Entlastung der Personalabteilung
  • Schnellerer Zugriff auf Belege bei eventuellen Rückfragen
  • Geringere Archivierungskosten

Unser Serviceangebot

  • Beratung und Dokumenten-Workshops
  • Abholung und Transport in unsere Produktionsstätten
  • Belege für das Scannen vorbereiten
  • Scannen der zu digitalisierenden Belege
  • Relevante Daten erfassen und extrahieren, ggf. manuelle Korrektur und Übermittlung an das Abrechnungssystem
  • Übernahme der digitalen Images in das Abrechnungssystem
  • Umsatzsteuer- und Plausibilitätsprüfung
  • Qualitätskontrollen der digitalisierten Datenbestände
  • Bereitstellung der Images und Indexwerte gemäß den Kundenanforderungen
  • Sichere Belegvernichtung