Seit Bekanntwerden der E-Rechnungspflicht kursieren unterschiedliche Aussagen darüber, wie Unternehmen die entsprechende Verordnung ab Januar 2025 erfüllen können. Diese sind teilweise falsch und sorgen für Verunsicherung. In diesem Artikel nehmen wir zu den häufigsten Aussagen Stellung.

Mythos # 1: „Ab Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu verarbeiten.“

Diese Aussage ist gleich aus mehreren Gründen falsch, wie das Bundesfinanzministerium in seinem Entwurfsschreiben vom 14. Juni 2024 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG aufführt:

  • Der Gesetzgeber hat eine mehrstufige Übergangsregelung für Lieferanten definiert. So können alle Unternehmen in Deutschland bis Anfang 2027 Rechnungen als PDF-Datei oder auf Papier ausstellen und versenden, sofern die Kunden dem zugestimmt haben.
  • Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro können sogar noch bis Anfang 2028 Rechnungen als PDF-Datei oder auf Papier an ihre Kunden versenden. Auch hier muss deren Einverständnis vorliegen.
  • Rechnungen für Fahrausweise und Kleinbeträge bis 250 Euro sowie Rechnungen an Privatpersonen oder die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Unabhängig von diesen Ausnahmen müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei unterstützen wir Sie umfassend. Wir übernehmen den gesamten Prozess – vom Empfang der Rechnung bzw. der Anbindung an die verschiedensten Portale (wie Peppol oder Lieferantenportale) über die Validierung der buchungsrelevanten Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten bis hin zur Konvertierung der Rechnungsdaten in das Zielformat Ihres Folgesystems.

Mythos # 2: „Bei ZUGFeRD-Rechnungen stimmt der XML-Datensatz immer mit den Angaben in der PDF-Datei überein.“

Die Praxis zeigt, dass dies oftmals nicht der Fall ist. Bei Abweichungen ist laut dem BMF der XML-Datensatz maßgeblich. Wenn ein Sachbearbeiter die für ihn lesbare PDF-Datei freigibt, obwohl der XML-Datensatz andere Angaben enthält, kann dies zu falschen Buchungen und Zahlungen führen.
Das können Sie mit unserer Hilfe vermeiden, denn wir prüfen bei ZUGFeRD-Rechnungen, ob die eingebetteten XML-Daten mit denen der PDF-Datei übereinstimmen. Gibt es Abweichungen, informieren wir Sie sofort.

Mythos # 3: „E-Rechnungen können zur Bezahlung einfach an die Buchhaltung weitergeleitet werden.“

Grundsätzlich können E-Rechnungen in den strukturierten, maschinenlesbaren Formaten XRechnung und ZUGFeRD schneller verarbeitet werden, da buchungsrelevante Daten nicht manuell erfasst werden müssen. Allerdings ist dies nur die halbe Wahrheit. So sind beispielsweise interne Daten, wie die Kreditorennummer oder die Kostenstelle, nicht in einer Rechnung aufgeführt. Hinzu kommt, dass weiterhin geprüft werden muss, ob die Rechnungen sowohl formell als auch inhaltlich korrekt ausgestellt sind.

Auch hier können wir Sie mit unseren umfassenden Services unterstützen. Dazu reichern wir die Rechnungen zunächst mit fehlenden Daten an und prüfen, ob sie formell die Kriterien von § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. In einem weiteren Schritt validieren wir dann buchungsrelevante Informationen wie Kreditorenname, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung, Positionsdaten, Steuersätze, Währung, Zahlungsziel und vieles mehr.

Mythos # 4: „Rechnungen als PDF sind E-Rechnungen.“

Das ist nicht der Fall, auch wenn die PDF-Dateien im Volltext auslesbar sind. Hierbei handelt es sich vielmehr um sogenannte „sonstige Rechnungen“, wozu auch Papierrechnungen gehören.

Mythos # 5: „E-Rechnungen können papierbasiert aufbewahrt werden.“

Nein, denn die GoBD schreiben explizit vor, dass elektronisch ausgestellte und empfangene Rechnungen digital archiviert werden müssen. Daher können Unternehmen diese Belege nicht einfach ausdrucken und in Aktenordnern abheften. Vielmehr sollten sie zur besseren Übersicht, sofern noch nicht vorhanden, ab einem gewissen Volumen die Einführung eines Enterprise-Content-Management(ECM)-Systems in Erwägung ziehen.

Fazit:
Über die E-Rechnungspflicht wird derzeit viel diskutiert und leider verunsichern einige Anbieter Unternehmen mit falschen Aussagen. Unser Tipp: Der Verband elektronische Rechnung (VeR) ist eine kompetente Anlaufstelle, da er das umfassende Wissen spezialisierter E-Invoicing-Dienstleister bündelt. Davon profitieren auch wir als Mitglied und haben unsere Services im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht erweitert. Gern beantworten wir Ihnen im Rahmen eines unverbindlichen Beratungsgesprächs Ihre Fragen. Denn unabhängig von den Herausforderungen, welche die E-Rechnungspflicht mit sich bringt, bietet sie Unternehmen auch eine große Chance, ihre Prozesse rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung zu optimieren. Dies kann Ihnen mit uns als Partner an Ihrer Seite gelingen.