Nachdem wir im ersten Teil unserer Artikelserie die Anforderungen beleuchtet haben, die ein Scandienstleister bei der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts erfüllen sollte, geht es in diesem Beitrag um die Logistik. Hierbei stehen Transparenz, Datenschutz und Schnelligkeit im Mittelpunkt.

Folgende Kriterien helfen, einen geeigneten Dienstleister auszuwählen:

  • Aktenregistrierungs-Tool sorgt für Transparenz
    Mit einem solchen Tool checkt der Scandienstleister die Bestandsakten seiner Kunden mittels Barcode beim Abholen aus und dokumentiert so, welche Unterlagen sich gerade beim Dienstleister zur Verarbeitung befinden. Erfolgt nach Ankunft beim Dienstleister ein Check-in, ist der vollständige Eingang in seiner Produktionsstätte lückenlos dokumentiert.
  • DSGVO-konformer Transport
    Der Dienstleister sollte über eine Logistik mit eigenen GPS-getrackten Fahrzeugen sowie über datenschutzkonforme Behältnisse für den Transport der Papierakten verfügen. Einige Unternehmen fordern darüber hinaus exklusive Fahrten, auf denen ausschließlich ihre Dokumente transportiert werden. Auch dies sollte ein Dienstleister gewährleisten können.
  • Schnelle Bearbeitung von Anforderungen
    Bei der Digitalisierung von Bestandsakten kommt es häufig vor, dass Auftraggeber eine Akte zeitnah benötigen, die gerade beim Dienstleister liegt. Hier ist Flexibilität gefordert. Der Dienstleister sollte in der Lage sein, die Akte im Verarbeitungsprozess on demand vorzuziehen oder im Original zunächst wieder auszuhändigen.

Resümee:
Für ein optimales Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Scandienstleister im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts ist es notwendig, dass alle Beteiligten darüber informiert sind, wo sich gerade welche Dokumente befinden. Darüber hinaus spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle, den der Scandienstleister mit geeigneten Maßnahmen sicherstellen sollte. Last, but not least ist die Flexibilität des Dienstleisters gefragt, wenn es darum geht, eine Akte bei der Verarbeitung vorzuziehen. Selbstverständlich erfüllen wir auch diese Kriterien und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.