Mit einem funktionierenden Digital Workplace zu neuen, glücklichen Mitarbeitern

Schneller Dokumentenzugriff, schlanke Prozesse, effizientere Kundenkommunikation, geringerer Platzbedarf für Papierarchive – viele Vorteile der Digitalisierung sind bekannt, andere weniger. Zu letzteren zählt die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Dabei kann sie in Zeiten des Fachkräftemangels über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Während die geburtenstarken Jahrgänge der Babyboomer nach und nach in Rente gehen, rücken im Arbeitsleben jüngere Generationen nach. Sie sind anders aufgewachsen. Menschen der Generation Y beispielsweise, also diejenigen, die zwischen den frühen 1980er Jahren und Mitte der 1990er Jahre geboren wurden, sind geprägt von materiellem Wohlstand, von Umbrüchen wie den Terroranschlägen am 11. September 2001, der Finanz- und Eurokrise, sowie digitalen Technologien. Sie haben das Internet verinnerlicht, eine hohe digitale Kompetenz und gelernt, alles zu hinterfragen. Selbstverständlich erledigen sie ihre Bankgeschäfte am Smartphone, laden sich Rechnungen aus Onlineportalen herunter und shoppen lieber online auf dem Sofa als in die Stadt zu fahren. Immer wieder neue Technologien bereiten ihnen kein Kopfzerbrechen. Sie nutzen sie intuitiv. Unternehmen, die sich die Fähigkeiten der Generation Y zunutze machen wollen, müssen wissen, dass Vertreter dieser Jahrgänge den Anspruch haben, dass auch ihr Arbeitgeber digital aufgestellt ist.

Das bedeutet nicht nur zu verstehen, dass es für die Ypsiloner ein Schritt zurück in die Steinzeit wäre, Aufgaben auf Basis von Papier zu bearbeiten, Anträge analog zu stellen und Formulare händisch zu unterschreiben. Als Menschen, die in ihrer Arbeit Sinn und Freunde finden sowie diese mit ihrem Privatleben in Einklang bringen wollen, legen sie großen Wert auf flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten. Dies setzt neben dem Digital Workplace an sich mobile, anwenderfreundliche und zeitgemäße Lösungen voraus. Doch selbst solche können ihr volles Potenzial nur dann entfalten, wenn die Strukturen und die Unternehmenswerte passen. Um dies zu erreichen, sollten Entscheider die digitale Transformation auch in den unternehmensinternen Prozessen spätestens jetzt in Angriff nehmen und ganzheitlich umsetzen.
Bei der Realisierung einer solchen Strategie sind vor allem kleine sowie mittelständische Unternehmen gefordert. Denn insbesondere sie laufen Gefahr, ihre Chancen zu verspielen und gegenüber größeren Wettbewerbern weiter zurückzufallen, wie eine Umfrage des Digitalverbandes Bitkom zum Stand der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft ergab. Ein Ansatz für sie besteht darin, sich das dafür benötigte Know-how über externe Berater ins Haus zu holen.

Mit dem Blick von außen können sowohl eine Bestandsaufnahme als auch die Definition von Zielen oft leichter erfolgen. Immerhin sollte die Digitalisierung kein Selbstzweck sein, sondern Enabler. Es geht darum, gesteckte Ziele zu erreichen, von denen die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern nur eines darstellt. Dieses gilt es, mit den anderen Zielen in Einklang zu bringen. Dementsprechend müssen dann passende Maßnahmen identifiziert und ausgewählt werden. Dazu gehören zum Beispiel die Überführung von Bestandsakten in digital zugängliche Informationen und der schrittweise Aufbau digitaler Prozesse als ein Grundpfeiler einer professionellen Digitalstrategie, die für das ganze Unternehmen gilt und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle in den Fokus rückt.

In digital vorliegenden und in den passenden Formaten gespeicherten Dokumenten lassen sich Informationen effizient automatisch erschließen und weiterverarbeiten. Dies ermöglicht einfaches, schnelles Teilen, aber auch eine bequeme Suche, über welche sich die benötigten Dokumente innerhalb kürzester Zeit auffinden lassen. Ebenso ist transparentes gemeinsames Bearbeiten unabhängig vom Ort und vom Endgerät möglich – ob es sich um Präsentationen, Bestellungen oder Auswertungen handelt. Dadurch, dass die Informationen zentral vorgehalten werden, kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter stets die aktuellen Daten verwenden.

Wichtig ist, die Mitarbeiter in die Gestaltung der neuen Prozesse einzubeziehen. Immerhin sind sie diejenigen, welche die neuen Schritte anwenden und mit den neuen Technologien arbeiten sollen. Das bedeutet unter anderem, auf ihre Bedürfnisse zu schauen und sie in die Transformation einzubeziehen. Gleichzeitig kann mit diesem Weg auch der kulturelle Wandel unterstützt werden – hin zu einer empathischen Führungskultur, flachen Hierarchien und beruflicher Weiterentwicklung.
Fazit: Stellen Unternehmen jetzt die richtigen Weichen, um ihre Digitalstrategie derart zielgerichtet und ganzheitlich umzusetzen, werden Mitarbeiter künftig nicht nur von zeitraubenden administrativen Tätigkeiten entlastet. Sie arbeiten auch gerne mit den eingesetzten neuen Technologien, sodass diese ihr gesamtes Potenzial entfalten können und Unternehmen einen größeren Grad an Effizienz erreichen. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter wesentlich mehr Zeit für wertschöpfende sowie sinnstiftende Aufgaben – was nicht nur der Generation Y mit ihren dringend benötigten digitalen Kompetenzen entgegenkommt, sondern allen Beschäftigten und den Firmen selbst.