Leverkusen. Corona hat gezeigt, dass es keine Alternative zur Digitalisierung gibt. Unternehmen, die noch mit Papier arbeiten, müssen handeln. Bodo Boer, Direktor Vertrieb der TROPPER DATA SERVICE AG, zeigt dazu in einem Interview Einstiegszenarien auf.

Herr Boer, in den zurückliegenden Monaten hat sich vieles verändert. Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken.

In der Tat. Da waren Organisationen, die schon weitreichend digital aufgestellt waren, klar im Vorteil. Sie konnten mit relativ geringer Vorarbeit leicht in die Homeoffice-Phase einsteigen, da somit ein ortsunabhängiger Zugriff auf geschäftskritische Dokumente möglich ist. Corona hat gezeigt, dass gut vorbereitetes Homeoffice funktioniert, von den Mitarbeitern angenommen wird und für alle Vorteile bietet.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, die bislang noch nicht in die Digitalisierung investiert haben, schnell auf die neue Situation zu reagieren?

Es gibt durchaus auch schnelle und einfache Einstiegsszenarien für Unternehmen, die unter Zeitdruck starten. Sie sollten zunächst die Dokumente digitalisieren, die für den weiteren Geschäftsbetrieb zwingend erforderlich sind. Dann sollten auch technische Optionen wie Künstliche Intelligenz geprüft werden. Ein weiterer Ansatzpunkt kann sein, von umfangreichen Dokumentenklassen abzusehen oder zu überlegen, wo man auf digitale Einzeldokumente verzichten kann und beispielsweise Akten oder Register als ein PDF zusammengefasst werden können. Es geht in erster Linie darum, dass die Informationen digital vorhanden sind und somit schnell im Homeoffice zur Verfügung stehen.

Können Sie typische Beispiele für geschäftskritische Dokumente nennen?

Das sind zum einen sicherlich der Post- und Rechnungseingang und zum anderen sind das dringend benötigte Bestandakten, wobei letztere von unterschiedlicher Herkunft sind bzw. je nach Branche priorisiert werden. Eine Hausverwaltung benötigt vor allem ihre Mieterakten, während für einen Finanzdienstleister vor allem Kreditakten unentbehrlich sind.

Wie lassen sich denn der Posteingang bzw. die Bestandsakten so indexieren, dass das einerseits schnell geht und sich die Dokumente andererseits gut handeln lassen?

  • Beim Posteingang werden die gescannten Dokumente im einfachsten Fall mit dem Tagesdatum, Empfänger und einer laufenden Nummer indexiert.
  • Bei den Bestandsakten werden alle Dokumente eines Aktenregisters in einer PDF-Datei gespeichert und nach der entsprechenden Akten- bzw. Registerbezeichnung benannt. Ein Mittelweg ist natürlich immer möglich, z. B. für Verträge, die als einzelne Dokumente erfasst und klassifiziert werden.

Und wo können Unternehmen die digitalisierten Dokumente so aufbewahren, dass deren sichere Nutzung im Homeoffice möglich ist?

Da gibt es viele Möglichkeiten. Idealerweise verwalten Unternehmen ihre Dokumente in einem ECM-System mit Workflow-Funktionen. Alternativ und als Einstiegslösung bieten wir mit TDS Archiv eine cloudbasierte Archivsoftware an, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente ermöglicht. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen aber auch für Abteilungen ist TDS Archiv geeignet, da die Software direkt und ohne Installationsaufwand eingesetzt werden kann.

Wie lautet ihre abschließende Empfehlung?

Für Bereiche, die schnell ins Homeoffice müssen oder sollen, eignet sich der oben beschriebene Schnellstart. Für alle anderen Segmente empfiehlt sich eine ECM-Strategie, die sämtliche Komponenten berücksichtigt, um dokumentengesteuerte Prozesse zu beschleunigen. In beiden Fällen sollte auf professionelle Unterstützung zurückgegriffen werden. Wir als BPO-Dienstleister unterstützen hier gerne und können auf vielfältige Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten zurückgreifen und Einspar- und Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen.

Über die TROPPER DATA SERVICE AG

Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Input- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen mit einer weiteren Niederlassung in Neuenhagen/Berlin und Geschäftsstellen in Ratingen und Dresden. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.

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