Case Studies

TROPPER überzeugt den WDR mit Sorgfalt und Präzision

Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) lässt bereits seit einigen Jahren im regelmäßigen Turnus seine Produktionsakten sowie seine Verträge mit freien Mitarbeiter*innen digitalisieren und profitiert seitdem von geringeren Aufbewahrungskosten und einer schnelleren Informationsbereitstellung. Anfang 2020 übernahm die TROPPER DATASERVICE AG die Verarbeitung dieser Dokumente und überzeugte mit ihrer sorgfältigen Arbeitsweise. Zu jeder Produktion, die der WDR in Auftrag gibt oder ankauft, wird eine Produktionsakte angelegt, die Dokumente wie Verträge, Abrechnungen, Schnittlisten etc. enthält. Außerdem schließt der WDR Verträge mit freien Mitarbeiter*innen, die er insbesondere zur Herstellung von Eigenproduktionen beschäftigt. Allein im Jahr 2014 sammelten sich so Akten im vierstelligen Bereich an.

Argumente für die Digitalisierung

  • Kostengünstigere Aufbewahrung
  • Deutlich bessere Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
  • Digitale Dokumente sind langfristig lesbar / Papierdokumente müssen aufwendig vor Bränden, Wasserschäden geschützt werden

TROPPER beteiligte sich 2019 an dem Angebotsverfahren des WDR und erhielt den Zuschlag aufgrund des guten Preis-Leistungsverhältnisses. „Hinzukam, dass wir mit TROPPER in zwei ähnlichen Projekten, nämlich bei der Digitalisierung unserer Personalakten sowie denen des Datenschutzreferats, gute Erfahrungen gesammelt haben“, erläutert André Schiner, IT-Koordinator der Lizenzabteilung beim WDR

Eine große Charge an Verträgen und Akten termingerecht digitalisiert

Nachdem TROPPER den Zuschlag erhalten hatte, holte der Dokumentendienstleister eine große Charge an Produktionsakten sowie geschlossenen Verträge mit den freien Mitarbeiter*innen beim WDR ab und brachte sie unter Wahrung strenger datenschutzrechtlicher Sicherheitsbestimmungen in seine Produktionsstätte nach Leverkusen. Hier erfolgte dann die Verarbeitung. Als Ausgabeformat wurden volltextfähige und für die Langzeitarchivierung geeignete PDF/A-Dateien definiert, die TROPPER nach vorgegebenen Merkmalen klassifizierte. Zusätzlich hat TROPPER die beiden Datenfelder „Vertrags-und Personalverwaltungsnummer“ in die Dateinamen der PDF-und XML-Dateien integriert, sodass der WDR diese in sein Informationssystem automatisiert importieren konnte. Abschließend übernahm TROPPER die sichere und vorschriftsmäßige Vernichtung der Papierunterlagen nach DIN 66399.

Erfolgreicher Projektverlauf

André Schiner fasst zusammen: „Wir haben die digitalisierten Dokumente umfangreich geprüft und konnten keine Fehler oder Unvollständigkeiten feststellen.“

Über den WDR

Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist das öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Nordrhein-Westfalen – gemessen an der Mitarbeiterzahl das größte in Deutschland und eines der größten in Europa. Mit Nachrichten, Informationen und Unterhaltung inspiriert und begeistert der WDR jede Woche 85 Prozent der Bevölkerung in Nordrhein-Westfalen. Als Mitglied der ARD und größter Zulieferer für Das Erste trägt der WDR wesentlich zur Meinungs- und Medienvielfalt in Deutschland bei; federführend für die ARD betreut er zudem phoenix und ONE und leistet für ARTE, 3sat, tagesschau24, funk – das Content-Netzwerk von ARD/ZDF – und den ARD/ZDF-Kinderkanal KiKA wertvolle Beiträge.

Die Case Study als PDF zum download

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