Case Studies

TROPPER gewährleistet Compliance-konforme Archivierung bei Ascensia Diabetes Care

Laut Abgabenordnung sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, ihre Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Pharmaunternehmen müssen vor dem Hintergrund des Antikorruptionsgesetzes bestimmte Dokumente von ihren Kunden unterschreiben lassen und diese ebenfalls über Jahre hinweg aufbewahren. Mit dieser Herausforderung ist auch die Ascensia Diabetes Care Deutschland GmbH konfrontiert. Seit Anfang 2018 meistert das globale, auf Diabetes Care spezialisierte Unternehmen diese Aufgabenstellung mit Unterstützung der TROPPER DATA SERVICE AG.

Bis Ende 2017 stapelten sich in der Finanzabteilung von Ascensia Diabetes Care die Eingangsrechnungen. Um Platz und Einlagerungskosten zu sparen, entschied sich das Unternehmen, die Rechnungen zu digitalisieren. Der passende Dienstleister war im Rahmen eines Auswahlverfahrens schnell gefunden, denn Ascensia geht aus der ehemaligen Bayer Diabetes Care hervor, die bereits mit TROPPER als Digitalisierungsdienstleister zusammengearbeitet hatte. Ein weiteres Argument war die örtliche Nähe: Beide Unternehmen haben ihren Sitz in Leverkusen und sind fußläufig nur wenige Minuten voneinander entfernt.

Eingangsrechnungen revisionssicher im Web-Archiv aufbewahren

Die Aufgabenstellung lautete, eingehende Rechnungen zu digitalisieren, buchungsrelevante Daten zu erfassen und die entstandenen PDF-Dateien zu archivieren. „Wir wollten sicherstellen, dass die Dokumente auch nach zehn Jahren vollständig vorhanden sind, um somit die steuerlichen Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist einhalten zu können“, erläutert Andrea Haarlammert, Leiterin Corporate Finance und Controlling DACH der Ascensia Diabetes Care Deutschland GmbH. Für Unternehmen, die Dokumente außerhalb ihrer eigenen IT aufbewahren wollen, bietet TROPPER mit dem TDS Archiv eine cloudbasierte Lösung an. Der Zugriff sowie die Dokumentenablage sind über das Internet jederzeit und ortsunabhängig möglich. Das Hosting von TDS Archiv erfolgt auf einem gesicherten Server in einem Rechenzentrum in Deutschland.

Qualitätsgesicherte Prozesse

Nachdem TROPPER den Zuschlag für das Projekt erhalten hat, folgte ein Workshop, in dem die Verantwortlichen die Rahmenbedingungen definierten. Hierbei ging es Ascensia vor allem um eine im Hinblick auf Vollständigkeit und Lesbarkeit der gescannten Belege qualitätsgesicherte Prozessabfolge. TROPPER gewährleistet dies mit dokumentierten Verfahren sowie einer visuellen Kontrolle aller digitalisierten Dateien. Seit rund 18 Monaten holt TROPPER nunmehr einmal wöchentlich die Rechnungen bei Ascensia mit gesicherten Datenschutzkoffern ab, verarbeitet sie taggleich und stellt sie im TDS Archiv der Ascensia zur Verfügung. Die Mitarbeiter greifen dann über einen Browser auf die Dateien zu. Dabei finden sie die gesuchten Belege aufgrund verschiedenster Merkmale, wie z. B. Kundenname, Datum, Vorgangsnummer usw.
„Wir haben alle Belege im Zugriff, erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und können uns das Einlagern von Papierrechnungen sparen“, so Andrea Haarlammert.

Sensible Vertriebsdokumente sind im Web-Archiv sicher

Fast zum selben Zeitpunkt, als die Finance-Abteilung mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungen startete, hatte die Vertriebsabteilung von Ascensia eine ähnliche Motivation, Dokumente in ein externes Archiv auszulagern. Denn auch in dieser Abteilung stapelten sich Aktenordner mit Unterlagen. Hierbei handelt es sich um Übergabeprotokolle, die im Rahmen des Antikorruptionsgesetzes vom Kunden unterschrieben werden. „Diese müssen wir zum Schutz unseres Unternehmens, unserer Mitarbeiter und unserer Kunden rechtssicher aufbewahren,“ sagt Markus Paniczek, Head of Sales Excellence bei Ascensia Diabetes Care Deutschland GmbH. Die Unterschriften holen die Vertriebsmitarbeiter beim Kunden vor Ort ein. Der Vertriebsmitarbeiter digitalisiert das Dokument und schickt es per E-Mail an eine eigens für den Prozess eingerichtete E-Mailadresse. Die Archivierung der Dokumente erfolgt anhand von automatisierten Ausleseergebnissen, so dass sichergestellt ist, dass die Dokumente einfach und schnell zu finden sind.
Schließlich konvertiert TROPPER die Daten und lädt sie in das TDS Archiv. Beide Archive, also das der Finanz- und der Vertriebsabteilung, sind voneinander getrennt und nur mit unterschiedlichen Login-Daten zugänglich. „Bei Nachfragen können wir dann bequem in dem webbasierten Archiv von TROPPER auf die Dokumente zugreifen“, sagt Markus Paniczek. „Das lästige und zeitraubende Suchen in Aktenordnern gehört somit der Vergangenheit an.“

„Wir sind äußerst zufrieden mit der Zusammenarbeit mit Tropper. Kreditorenrechnungen und Vertriebsdokumente werden regelmäßig elektronisch archiviert und erlauben uns einen einfachen Zugriff via Web-Archiv. Aufgrund der bisher positiven Erfahrungen erwägen wir derzeit, die Kooperation auszuweiten und weitere Dokumente und Belege, wie bspw. Reisekostenabrechnungen, bei Tropper archivieren zu lassen“, so Andrea Haarlammert abschließend.

Über Ascensia Diabetes Care

Ascensia Diabetes Care ist ein globales, auf Diabetes Care spezialisiertes Unternehmen, welches Menschen mit Diabetes dabei unterstützt, ihre Gesundheit in die eigene Hand zu nehmen und eine höhere Lebensqualität zu ermöglichen. Wir nutzen unsere Innovationen und Expertise, um qualitativ hochwertige Lösungen und messgenaue Systeme zu entwickeln, die einen einfachen und positiven Unterschied im täglichen Leben von Menschen mit Diabetes machen.

Der Kern unseres Portfolios sind die bewährten Contour® Next Blutzuckermesssysteme. Unsere Produkte vereinen fortschrittliche Technologien mit anwenderfreundlicher Funktionalität, um Menschen mit Diabetes im Umgang mit ihrem Diabetes zu unterstützen. Wir engagieren uns für eine kontinuierliche Forschung, Innovation und die Weiterentwicklung neuer Produkte. Als verlässlicher Partner in der Diabetes-Care-Industrie arbeiten wir eng mit medizinischen Fachkräften und weiteren Partnern zusammen – zum einen, um sicherzustellen, dass unsere Produkte die höchsten Standards an Präzision und Richtigkeit und damit hohe Messgenauigkeit gewährleisten, und zum anderen, um unser Geschäft mit größter Integrität führen zu können.

Ascensia Diabetes Care entstand 2016 durch den Verkauf von Bayer Diabetes Care an PHC Holdings Ltd. (vormals Panasonic Healthcare Holdings Co., Ltd.). Die Produkte von Ascensia Diabetes Care werden weltweit in mehr als 125 Ländern verkauft.

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